Fluxo de caixa, 10 dicas para ter suas finanças equilibradas
O controle de fluxo caixa é um indicador-chave para a saúde financeira de qualquer empresa, permitindo uma visão clara das entradas e saídas de dinheiro.
Fazer um controle de caixa adequado é essencial para garantir a sobrevivência e crescimento dos negócios.
No setor de bares, restaurantes e delivery, o controle de fluxo de caixa é particularmente importante, pois envolve uma série de transações externas.
A boa notícia é que a tecnologia vem se tornando uma poderosa aliada nesse processo.
Neste blog, vamos destacar como a tecnologia voltada para o varejo auxilia estabelecimentos gastronômicos, aprimora o controle de fluxo de caixa e otimiza suas operações.
Qual a diferença entre o fluxo de caixa e controle de caixa?
O fluxo de caixa e o controle de caixa são dois conceitos relacionados, porém distintos, usados na gestão financeira de uma organização.
Eles se referem a diferentes aspectos da administração do dinheiro de uma empresa. Vamos entender as diferenças entre os dois!
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta que rastreia a entrada e saída de dinheiro em uma empresa durante um determinado período de tempo, geralmente mensal, trimestral ou anual.
Ele inclui todas as transações financeiras, como receitas de vendas, pagamentos de despesas, investimentos, empréstimos, entre outros.
O objetivo principal do fluxo de caixa é fornecer uma visão abrangente da liquidez da empresa, ou seja, sua capacidade de cumprir suas obrigações financeiras imediatas.
O fluxo de caixa também ajuda a identificar tendências financeiras, momentos de economia de caixa e oportunidades de melhoria na gestão financeira.
O que é controle de caixa?
O controle de caixa refere-se à atividade de registrar todas as transações de entrada e saída de dinheiro no dia a dia da empresa.
Isso envolve manter um registro detalhado das transações realizadas em dinheiro, cartões ou outros meios de pagamento.
O objetivo do controle de caixa é garantir a precisão e a integridade dos registros financeiros da empresa, evitando erros, fraudes ou discrepâncias.
Ele ajuda a manter um registro rigoroso do dinheiro em mãos e reconciliar as transações com os saldos contábeis.
Portanto, a principal diferença entre fluxo de caixa e controle de caixa é que o primeiro se concentra na análise das entradas e saídas financeiras ao longo do tempo para avaliar a saúde financeira e a alimentação da empresa, enquanto o segundo se concentra na tarefa diária de registrar e controlar as transações de caixa de forma precisa.
Em resumo, o fluxo de caixa envolve análises financeiras mais amplas e de longo prazo, enquanto o controle de caixa é uma atividade cotidiana de registro e gerenciamento das transações em dinheiro.
Ambos são cruciais para uma gestão financeira eficaz e para tomar decisões importantes sobre o dinheiro da empresa.
Deste modo, os gestores podem tomar decisões estratégicas sobre investimentos, financiamentos, pagamentos a fornecedores, planejamento de despesas, entre outros aspectos.
10 dicas para fazer o controle de fluxo de caixa nos bares, restaurantes, fast food e delivery
A importância do controle de fluxo de caixa nos restaurantes pode ser destacada por diversos motivos, tais como:
Monitoramento das receitas e despesas
O controle de fluxo de caixa permite que o restaurante acompanhe de perto suas receitas, provenientes das vendas de alimentos e bebidas, bem como todas as despesas, como compras de insumos, salários, aluguel, contas de fornecedores, entre outros.
Por isso, mantenha um registro detalhado de todas as entradas e saídas de dinheiro, incluindo vendas, despesas operacionais, compras de ingredientes, pagamento de funcionários e outras transações relacionadas ao seu restaurante.
Dessa forma, os gestores conseguem identificar com precisão a saúde financeira do estabelecimento.
Acompanhe as 10 dicas:
- Defina categorias de despesas:
Crie categorias específicas de despesas, como aluguel, folha de pagamento, fornecedores, marketing e despesas operacionais. Isso tornará mais fácil identificar onde seu dinheiro está sendo gasto. - Previsão e planejamento financeiro:
Ao manter um controle rigoroso do caixa, é possível projetar as receitas e despesas futuras, permitindo a elaboração de um planejamento financeiro estratégico. Isso possibilita a antecipação de cenários, o que é crucial para tomar decisões de investimentos, expansão e redução de custos. - Estabeleça um orçamento mensal:
Crie um orçamento mensal que inclua suas receitas esperadas e despesas fixas. Isso ajudará a prever suas necessidades de caixa e a identificar possíveis problemas antes que eles se tornem críticos. - Monitore o fluxo de caixa diariamente:
Acompanhe o fluxo de caixa diariamente para ter uma visão em tempo real da sua situação financeira. Isso permite tomar medidas corretivas imediatas se houver desvios do planejado. - Redução de desperdícios e perdas:
O registro detalhado das movimentações financeiras ajuda a identificar possíveis desperdícios e perdas no processo de operação, como insumos estragados ou mal utilizados, evitando prejuízos desnecessários e melhorando a eficiência do restaurante. - Gestão de estoque:
O fluxo de caixa está diretamente relacionado ao controle de estoque. Ao monitorar as entradas e saídas de mercadorias, é possível evitar o excesso ou a falta de produtos, contribuindo para a manutenção do fluxo de vendas e a satisfação dos clientes. - Negociação com fornecedores:
Tente negociar prazos de pagamento mais longos com seus fornecedores, se possível. Isso pode ajudar a ajustar seus pagamentos às flutuações de caixa e melhorar a gestão de fluxo de caixa.
Ao conhecer detalhadamente suas finanças, o restaurante pode negociar melhor com fornecedores, obtendo condições de pagamento mais favoráveis, descontos ou prazos estendidos, o que pode impactar positivamente na margem de lucro. - Utilize um sistema de contabilidade ou software financeiro:
Considere investir em um software de contabilidade ou um sistema de gestão financeira para facilitar o registro e a organização de suas transações. Isso também ajuda a automatizar cálculos e a gerar relatórios financeiros. - Tomada de decisões estratégicas:
Com base nos dados financeiros, os gestores podem tomar decisões mais assertivas sobre investimentos, contratações, promoções e estratégias de marketing, direcionando recursos para áreas que realmente agregam valor ao negócio. - Reserva de emergência:
O controle de caixa permite que o restaurante mantenha uma reserva de emergência, uma quantia guardada para enfrentar imprevistos, como crises econômicas, reformas emergenciais ou outros eventos que possam impactar negativamente o faturamento.
É importante ter uma reserva de caixa para lidar com situações inesperadas, como reparos urgentes, crises de mercado ou quedas nas vendas. Essa reserva oferece uma rede de segurança para manter o negócio funcionando.
Em resumo, o controle de caixa é uma ferramenta indispensável para o gerenciamento financeiro dos restaurantes, garantindo o equilíbrio econômico e proporcionando uma base sólida para o crescimento e sucesso do estabelecimento no mercado competitivo da gastronomia.
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O Fluxo de Caixa e sua relação com o lucro do seu restaurante
A frase “se seu fluxo de caixa estiver em ordem, seu lucro estará em ordem” não está completamente correta.
Embora um controle eficaz do fluxo de caixa seja essencial para a saúde financeira de uma empresa, ele não é o único fator que determina o lucro de um negócio.
O fluxo de caixa lida com as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período de tempo, focando principalmente na liquidez e na capacidade de pagar as obrigações financeiras. Ele não leva em consideração todos os aspectos que afetam o lucro de uma empresa, como as despesas de depreciação, investimentos de longo prazo, ganhos e perdas não relacionados ao caixa, entre outros.
Para entender o lucro de uma empresa, você precisa considerar o resultado líquido, que é a diferença entre as receitas totais e as despesas totais, levando em conta todas as nuances contábeis.
Portanto, mesmo que seu fluxo de caixa esteja em ordem, isso não garante automaticamente que seu lucro esteja saudável, pois o lucro é uma medida mais abrangente que incorpora uma série de fatores contábeis e financeiros.
No entanto, ter um fluxo de caixa bem gerenciado é um componente fundamental para apoiar as operações comerciais e manter a estabilidade financeira, o que, por sua vez, pode contribuir para a geração de lucro a longo prazo.
Portanto, o controle adequado do fluxo de caixa é uma parte importante da gestão financeira de uma empresa, mas não é o único indicador de saúde financeira ou lucratividade.
Mas fazer a gestão do fluxo de caixa apenas com planilhas pode ser um desafio. Saiba como a tecnologia pode te auxiliar:
Como a tecnologia revoluciona as finanças do restaurante?
A escolha adequada de sistemas ou soluções tecnológicas pode ser uma poderosa aliada no controle eficaz do fluxo de caixa de um restaurante.
A automatização de tarefas e o acesso a informações em tempo real podem melhorar significativamente a gestão financeira e operacional do estabelecimento.
A seguir, descrevemos alguns sistemas necessários para manter um restaurante bem informado em todos os aspectos, preferencialmente integrados desde o início ao fim das operações:
- Sistema de gestão financeira
Sistema de gestão financeira, especialmente aqueles projetados para bares, restaurantes e serviços de entrega, desempenha um papel crucial no controle das operações financeiras de um estabelecimento. Esses sistemas funcionam de forma integrada que abrange desde o registro de vendas até o controle de estoque e a emissão de notas fiscais.
Com a ajuda dessas ferramentas tecnológicas, é possível manter um registro preciso de todas as transações financeiras do restaurante, por exemplo, o que inclui o acompanhamento detalhado de receitas e despesas.
Além disso, através desses sistemas pode-se gerar relatórios abrangentes que abordam diversos aspectos financeiros, como o balanço patrimonial, o demonstrativo de resultados e o fluxo de caixa. A análise desses relatórios fornece informações valiosas que embasam as decisões estratégicas.
Os relatórios financeiros, como o fluxo de caixa, demonstram a situação financeira atual do restaurante. Eles revelam informações cruciais, como receitas, despesas e margens de lucro por produto.
Essa análise financeira é um processo contínuo e deve ser realizada regularmente. Isso permite que os gestores identifiquem áreas que precisam de melhorias, como a redução de custos, o aprimoramento de promoções ou a revisão dos preços de venda.
Utilizar sistemas de gestão financeira é uma prática fundamental para otimizar as operações financeiras de um restaurante. Essas ferramentas fornecem insights valiosos por meio de relatórios detalhados, capacitando os gestores a tomar decisões mais informadas e estratégicas para o sucesso do estabelecimento.
- Sistemas de PDV (Ponto de Venda) Integrados
Um sistema de PDV moderno e integrado é essencial para registrar todas as vendas e transações do restaurante. Ele não apenas processa pagamentos, mas também rastreia vendas, estoques e ajuda a manter o controle sobre o faturamento diário.
Considere adotar sistema para gestão de PDV o Retail da Teknisa que integra vendas, estoque e finanças. Isso ajudará a controlar as vendas diárias e monitorar o desempenho do restaurante em tempo real.
Além disso, ter um sistema PDV pode ajudar a evitar erros de cálculo, facilitar a gestão de estoque e fornecer informações valiosas sobre os itens mais vendidos.
Os sistemas de PDV podem ter integração com aplicativos de entrega, permitindo o gerenciamento das vendas tanto no estabelecimento físico quanto no ambiente virtual.
- Meios de pagamentos digitais
Ofereça aos clientes opções de meios de pagamentos digitais, com maquininha de cartões de crédito e débito e aplicativos de carteiras digitais, tornando o processo de pagamento mais ágil e seguro.
Além disso, considere usar os sistemas de auto pagamento para tablets ou totens, que permitem o uso de QR Code para receber pagamentos por meio de smartphones, proporcionando comodidade aos clientes.
Isso pode agilizar o processo de pagamento e reduzir o tempo de espera nas filas, aumentando o volume de vendas.
- Controle de estoque automatizado
Um sistema de gestão de estoque integrado permite controlar o estoque de ingredientes, produtos e bebidas em tempo real. Ele pode alertar sobre a necessidade de reabastecimento e minimizar o desperdício de alimentos.
A gestão diária do estoque em restaurantes comerciais oferece diversas vantagens que resultam em uma operação mais eficiente e lucrativa. Aqui estão algumas razões pelas quais essa abordagem é ideal:
- Visibilidade em tempo real:
Atualização precisa dos níveis de estoque para evitar surpresas durante picos de demanda. - Planejamento de pedidos:
Pedidos baseados em dados reais, evitando compras em excesso ou falta de produtos. - Redução de desperdício:
Identificação precoce de produtos próximos à expiração e com baixa saída, reduzindo o desperdício de alimentos. - Gestão de custos eficiente:
Controle apurado dos custos de armazenamento e perdas, otimizando os recursos financeiros. - Resposta a mudanças:
Adaptação rápida a variações na demanda devido a eventos especiais ou sazonalidade. - Atendimento aprimorado ao cliente:
Garantia de produtos em estoque para oferecer um bom atendimento. - Eficiência operacional:
Evita retrabalho e problemas causados por desvios nos níveis de estoque, contribuindo para a eficiência geral. - Prevenção de roubos e fraudes:
Identificação precoce de discrepâncias nos registros, ajudando a prevenir atividades fraudulentas ou roubos internos.
- Visibilidade em tempo real:
- Sistema de Contabilidade
Um software de contabilidade adequado ajuda a registrar e categorizar todas as transações financeiras do restaurante, incluindo receitas, despesas operacionais, pagamento de fornecedores e folha de pagamento. Isso fornece uma visão abrangente das finanças e facilita a preparação de relatórios financeiros.
- Sistema de folha de pagamento
Um sistema de folha de pagamento automatizado ajuda a calcular e gerenciar os salários e benefícios dos funcionários, bem como a manter registros precisos das horas trabalhadas.
- Sistema de reservas e gerenciamento de mesas
Para restaurantes que aceitam reservas, um sistema de reservas online facilita o agendamento de mesas. Ele pode ser integrado ao PDV para coordenar as operações de maneira eficiente.
- Sistema de análise de dados e business intelligence
Uma solução de análise de dados pode extrair informações valiosas dos registros do restaurante, ajudando a identificar tendências de vendas, otimizar o menu e tomar decisões estratégicas.
- Sistema de gestão de fornecedores
Manter registros de fornecedores, pedidos e contratos é essencial para o gerenciamento eficiente das despesas e para garantir a qualidade dos ingredientes e produtos.
- Sistema de controle de caixa
Um sistema de controle de caixa ajuda a gerenciar o dinheiro em espécie, rastreando todas as entradas e saídas de caixa, evitando erros e desvios.
Sistema de automação e comandas eletrônicas
A automação de processos, como a emissão de comandas eletrônicas na cozinha e o envio de pedidos para a equipe de atendimento, pode melhorar a eficiência operacional e a experiência do cliente.
Integração com serviços de entrega
Se o restaurante oferece entrega de alimentos, integre as plataformas de entrega com o seu sistema financeiro.
Dessa forma, é possível rastrear as vendas e despesas associadas às entregas, garantindo uma visão completa do fluxo de caixa.
Análise de dados e tendências
Obtenha a tecnologia ideal para automação comercial para o food service para analisar os dados de vendas e identificar tendências e padrões. Com essas informações em mãos, é possível ajustar o cardápio, preços e operações para aumentar a lucratividade.
Uso de análise de dados para identificar tendências de vendas, sazonalidades e oportunidades de crescimento.
Cabe considerar que a inteligência de negócios permite embasar decisões estratégicas com base em informações concretas.
Backup e segurança de dados
Certifique-se de fazer backups regulares dos dados financeiros e protegê-los com medidas de segurança adequadas para evitar perdas de informações críticas.
Lembre-se de que a tecnologia é uma ferramenta poderosa, mas é importante ter uma equipe capacitada para usá-la de forma eficiente.
Além disso, sempre procure adaptar as soluções tecnológicas às necessidades específicas do seu bar e/ou restaurante de acordo com seu porte de empresa, para garantir um fluxo de caixa saudável e uma gestão financeira eficaz.
Economia de tempo e redução de erros
Faça a automatização de tarefas administrativas, como cálculo de impostos e emissão de recibos, para reduzir a probabilidade de erros humanos. Com a otimização de processos, economizando tempo da equipe e permitindo que ela se dedique mais ao atendimento ao cliente.
Em última análise, a tecnologia não apenas melhora a gestão financeira, mas também contribui para a eficiência operacional e aprimora a experiência do cliente.
O fluxo de caixa oferece uma visão financeira precisa e atual de uma empresa, permitindo que os empresários tomem decisões cruciais de forma antecipada. Segundo a publicação no site do Sebrae, essa ferramenta auxilia na prevenção de dificuldades financeiras futuras, garantindo que os recursos disponíveis no caixa ou em contas bancárias correspondam ao saldo final do período.
Depoimento dos gestores de sucesso sobre sistemas especializados em gestão de restaurantes
Jesus Romanelli, responsável pelo setor administrativo-financeiro do Restaurante Chopp da Fábrica e encarregado da área de tecnologia na empresa, compartilha que a implementação dos sistemas da Teknisa resultou em melhorias substanciais na gestão financeira.
“Antes, tínhamos sistemas que nos permitiam lançar pedidos e fazer fechamento de caixa (fluxo de caixa), mas a confiabilidade e a facilidade não eram as ideais. Os sistemas Teknisa trouxeram mais confiabilidade nos números e a facilidade de acessar relatórios personalizados sem depender constantemente do suporte do provedor de software”, afirma Romanelli.
Gerar relatórios confiáveis desempenha um papel crucial na gestão financeira e no controle do fluxo de caixa de qualquer empresa. Ter acesso a números precisos e atualizados permite que os gestores tomem decisões informadas, antecipem despesas e planejem investimentos com base em dados sólidos.
Isso ajuda a evitar dificuldades financeiras futuras e a manter a saúde financeira do negócio. Além disso, a facilidade de acesso a relatórios personalizados economiza tempo e recursos, permitindo que os gerentes se concentrem em analisar os dados e identificar áreas de melhoria em vez de gastar tempo buscando informações.
Portanto, a confiabilidade dos relatórios é fundamental para garantir o sucesso e o crescimento de uma empresa.
Assista na íntegra ao depoimento de Jésus Romanelli do Choopp da Fábrica
A Teknisa é especializada em Food Service e ofereceu soluções prontas para as necessidades do Chopp da Fábrica. E segundo Ronaneli a empresa está planejando expandir e utilizar mais tecnologia da Teknisa, incluindo a centralização de pedidos de delivery.
De acordo com Gleiciane Oliveira, gestora do setor de compras do Madalosso, o restaurante enfrentou o desafio de modernizar suas operações e melhorar a eficiência, particularmente na frente de loja, quando os fundadores se aposentaram, e a sucessão estava nas mãos de seus filhos e netos.
Antes de adotar os sistemas Teknisa, as operações do Madalosso eram descentralizadas e incluíam o uso de papel e comandos de mesa físicos.
“A implementação da Teknisa permitiu uma transformação significativa, com a empresa passando de um sistema arcaico para um ambiente com mais de 50 dispositivos, incluindo tablets e smartphones, atendendo a uma clientela de 5 mil pessoas”, relata Gleiciane Oliveira.
A eficácia dos sistemas é essencial para a operação do Restaurante Madalosso, e a Teknisa trouxe facilidade de acesso a informações consolidadas, unificando todas as unidades em um único banco de dados, resultando em uma operação mais eficiente e bem-sucedida, conclui Gleiciane Oliveira.
Assista ao vídeo e saiba como o Restaurante Madalosso centralizou as informações de várias unidades utilizando sistemas da Teknisa
Conclusão
O controle de fluxo de caixa desempenha um papel crítico no sucesso financeiro de restaurantes, bares e serviços de entrega. A tecnologia moderna desempenha um papel vital na simplificação desse processo, tornando-o mais preciso, eficiente e acessível.
Ao adotar sistemas e soluções tecnológicas adequadas, os estabelecimentos podem alcançar diversos benefícios, incluindo um monitoramento financeiro preciso, melhor categorização de despesas, previsão e planejamento financeiro eficazes, e a capacidade de tomar decisões estratégicas embasadas em dados sólidos.
Além disso, a tecnologia permite uma automação eficiente de tarefas administrativas, como cálculo de impostos, gestão de estoque e controle de folha de pagamento, economizando tempo e reduzindo erros.
No entanto, é importante lembrar que o controle de fluxo de caixa, embora essencial, não é o único determinante do lucro de um restaurante. O lucro é uma medida mais abrangente que incorpora uma série de fatores contábeis e financeiros.
Portanto, ao combinar uma gestão financeira sólida com o uso inteligente da tecnologia, os restaurantes podem estabelecer uma base sólida para o sucesso em um mercado altamente competitivo.
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