Por que ter uma quantidade mínima de cotações é primordial na gestão de cozinhas de refeições coletivas?

Sabe-se que a tecnologia está presente em vários campos profissionais, facilitando a vida das pessoas e contribuindo para um melhor funcionamento de empresas e seus processos.

No segmento de refeições coletivas não é diferente. Quem é do ramo, sabe como é corrida a rotina de uma cozinha. Com isso, é necessária uma gestão rigorosa e um controle muito organizado para que os trabalhos saiam conforme o esperado.

Dentre várias condutas que precisam ser seguidas dentro de uma cozinha, seja ela administrada, transportada ou de autogestão, a cotação com fornecedores está entre um dos maiores pontos de atenção. E é aqui que você perde dinheiro ou faz grandes economias!

É sobre isso que vamos falar nesse artigo. Acompanhe!

Descubra algumas das principais etapas de uma cotação eficiente

Muitos gestores não se atentam a todos os detalhes que garantem a qualidade de um processo de compra. Você, como dono de empresa ou gestor da área de compras, considera pormenores como cálculo de impostos, periodicidade de entrega e apontamento de safra e entressafra?

Para considerar cada uma dessas peculiaridades é necessário ter uma base de comparação variada, com fornecedores diversos e de diferentes localidades. Assim, as chances de fazer as melhores escolhas aumentam.

Se você tem apenas uma ou poucas opções, acaba não tendo um bom critério de avaliação. Vale ressaltar que uma cotação bem feita gera uma compra eficiente. Confira algumas dicas.

Como os cálculos de impostos podem te ajudar a reduzir custos?

Já parou para pensar na importância de buscar o melhor preço considerando a variação de impostos de estado para estado?

Partindo do pressuposto que uma compra pode ser feita em grande quantidade, cada centavo faz a diferença. E, muitas vezes, o que parece ser mais barato, não é. A incidência dos impostos pode onerar — e muito — a sua compra.

Imagine que você está cotando com, pelo menos, três fornecedores diferentes. Sendo um no Espírito Santo, outro na Bahia e mais um em São Paulo. Partindo do ponto que seu negócio é em Minas Gerais, você poderia pensar que o ideal é escolher um fornecedor mais próximo e barato.

Mas vamos à pesquisa! Hipoteticamente, a Bahia está com o produto mais caro e Espírito Santo e São Paulo com preços iguais.

Fazendo uma rápida análise, sem o auxílio de um sistema, a tendência é optar pelos estados com o menor preço. Mas, você já parou para pensar que o valor do imposto pode interferir no preço final?

Levando em consideração que o imposto da Bahia é o menor de todos, o valor final sairia mais em conta. Um sistema eficiente faz esse cálculo, considera as variáveis e aponta a melhor opção.

Nesse caso, o valor que parecia ser mais caro, inicialmente, foi o mais barato de todos. Isso porque os impostos variam muito de um local para o outro. E aí é que é preciso avaliar minuciosamente para não cair em armadilhas.

Tendo uma ferramenta que faça essas cotações de uma forma inteligente, você consegue ter muito mais assertividade no momento de escolher a melhor compra, economizando bastante no seu orçamento.

Saber o quanto pedir também te ajuda na redução de custos

Procure sistemas que também auxiliam a administrar a quantidade exata de pedidos para não sobrar nem faltar produto, evitando desperdícios e desajustes. Um bom software pode te ajudar a fazer esse cálculo, baseado no estoque de segurança da cozinha.

Vamos supor que seu estoque de segurança é de 15 kg de arroz, isto é, quando o seu estoque alcançar essa quantidade você precisa comprar mais. Busque um software que gere essa solicitação de compras, avisando que seu estoque já está na quantidade mínima permitida, evitando compras mal feitas e de última hora.

É importante ressaltar que tudo precisa estar redondo.

Para ter o melhor preço, é preciso calcular os impostos e também avaliar a quantidade exata do pedido. Mas, de nada adianta se o prazo de entrega não estiver dentro do esperado. Vamos falar sobre isso?

A periodicidade de entrega também pode contribuir na redução de custos.

Assim como calcular o melhor preço, considerando impostos, e avaliar a quantidade ideal dos seus pedidos, é primordial se atentar ao prazo de entrega do seu fornecedor.

Se você tem dias específicos para receber produtos, é preciso considerar a data de entrega e se ele vai chegar em tempo hábil na cozinha. Caso contrário, o fornecedor já pode ser excluído dessa cotação.

Nesse caso, não vale a pena prosseguir com a negociação, mesmo o valor estando mais baixo e quantidade de compra exata.

Uma entrega que não é feita no tempo correto pode aumentar o seu custo e trazer prejuízos, já que atrasa todo o seu planejamento de produção, afetando diretamente no seu cardápio e, assim, interferindo no bom andamento da sua cozinha.

E qual a importância do apontamento de safra e entressafra?

Acredite! Você pode lucrar mais quando se preocupa com esses detalhes. Sistemas específicos para o segmento de refeições coletivas avaliam a melhor compra, também baseada no produto que está na entressafra ou na safra.

Todos os alimentos, parametrizados por você como úteis no sistema, podem ser apontados perante sua sazonalidade.

Sendo assim, você não faz compras fora de época, o que te ajuda a economizar e a não correr o risco de receber um produto de má qualidade.

Cada centavo faz diferença no orçamento de uma cozinha, especialmente quando a compra é feita em grande escala

O que parece simples e rápido, se não for bem tratado, pode te trazer grandes prejuízos mensais, e contribuir para acumular um saldo negativo no fim do ano. Os recursos tecnológicos facilitam rotinas, otimizam métodos e reduzem o tempo de atividades, gerando melhora na produtividade e promovendo resultados positivos.

Se você tem uma ferramenta que oferece as funcionalidades citadas nesse artigo, é preciso explorá-la ao máximo e saber usá-la corretamente para alcançar o melhor custo-benefício.

Se ainda não tem, adquira um sistema que aponte sua melhor compra levando em consideração a qualidade do produto, as quantidades corretas, os prazos de entrega, as trocas — quando existirem —, os melhores preços e a variação de impostos.

Se atentando a todos esses detalhes, é possível reduzir seus custos significativamente. Procure um sistema que controle os produtos usados na sua cozinha, os fornecedores com os quais você deseja trabalhar e que gere vários tipos de relatórios.

O melhor dos mundos é quando se gasta menos dinheiro na compra e lucra-se mais no melhor preço negociado! Por que não investir em ferramentas que integrem todos esses processos, facilitando o seu dia a dia?