Como planejar o evento da sua empresa com mais agilidade?

Para uma empresa, planejar um evento pode ser um grande desafio. Isso porque são inúmeros os detalhes que devem ser levados em conta e que precisam ser entregues em determinado prazo. Mas, como um software para buffet pode auxiliar os gestores com esse planejamento?

É sabido que a tecnologia surge para auxiliar, não apenas as pessoas em seu dia a dia, como também as empresas.

Por isso, vamos debater a seguir como sistema de gestão em alimentação pode garantir, não só um planejamento, mas uma execução mais efetiva do evento, evitando transtornos e retrabalhos.

Vamos nessa? Continue acompanhando o nosso texto abaixo. Boa leitura!

Os desafios de se planejar um evento

Em uma empresa, não necessariamente de buffet, é comum que, em determinado momento, um evento necessite ser planejado.
Vamos pegar, por exemplo, um gestor que irá organizar um jantar de confraternização para seus clientes.

É certo que, de antemão, haverá uma lista de convidados e, baseado no número de pessoas, é que o planejamento será realizado.

Isto é, o cardápio, a quantidade de cada alimento e a estrutura necessária como um todo. Isso sem mencionar os colaboradores, terceirizados ou não, para auxiliar no evento, como é o caso dos garçons.

Todos esses trâmites podem significar um grande desafio ao gestor. Isso sem contar com o levantamento de custos, que muitas vezes leva um tempo considerável para ser realizado.

Agora, aqui vai uma pergunta: como você, enquanto peça importante em uma empresa, faria esse controle? Utilizaria planilhas? Agendas? Cronogramas digitais?

Todas essas ferramentas são válidas, no entanto, nenhuma delas garante agilidade nos processos, tampouco exatidão nos dados. Lembre-se que erros no preenchimento das funcionalidades acima podem ocorrer em decorrência de falhas humanas, prejudicando o planejamento.

Sabendo disso, qual a solução mais indicada para uma gestão de eventos mais ágil e prática? A resposta se encontra logo abaixo. Confira!

Como o software para buffet pode te auxiliar com o seu evento?

É claro que, mais uma vez, a tecnologia surge como principal aliada aos gestores.

Deste modo, o software para buffet auxilia, e muito, as atividades referentes ao planejamento do evento como um todo.

Por meio da ferramenta, é possível tornar alguns processos mais práticos e dinâmicos. Como é o caso do plano de ação, por exemplo.

Sendo assim, vamos à situação hipotética em que a empresa irá promover o jantar de confraternização para seus clientes.

Supondo que a lista de convidados já está concluída, quais são os próximos passos? Seguindo a lógica do planejamento do evento, o responsável pelo evento irá:

• Definir quem será responsável pelas compras de matérias-prima;
• Decidir quando a equipe da cozinha dará início à produção;
• Planejar em que momento será realizada a montagem dos equipamentos (como mesas, cadeiras, etc).

Tudo isso pode tomar muito tempo dos gestores, certo?

A boa notícia é que o software para buffet permite o controle de todas as funções citadas acima.

Reunindo todas as informações necessárias em apenas um sistema, o software de buffet permite que o gestor trabalhe seguindo um checklist de produção. Deste modo, é possível delegar funções e controlar cada etapa de forma mais estratégica.

Com o devido acesso às informações, os líderes têm em mãos o fluxo de atividades, podendo iniciá-las a partir do andamento de cada processo.

Por exemplo, primeiro vem as compras de matéria-prima; logo após, a produção; seguido da montagem de mesas e de cadeiras e assim por diante.

Outra funcionalidade interessante do software para buffet é o cadastro dos dados de colaboradores ou de profissionais terceirizados.

Essa finalidade do sistema facilita o contato e posterior contratação. Ou seja, além de agilizar o checklist, o sistema também otimiza o tempo do gestor na procura por fornecedores e empresas terceirizadas. Muito prático, certo?

O momento de investir é agora!

De forma geral, investir em um sistema para buffet é otimizar a organização de eventos em sua empresa. A estratégia, por si só, é essencial para aprimorar a gestão dos líderes e tomadores de decisão.

Vale destacar que é imprescindível contar com soluções intermediadas por empresas com expertise no cenário tecnológico. Portanto, dê preferência às melhores opções do mercado!

Quer saber mais? Converse com um de nossos consultores e tire todas as suas dúvidas sobre a solução.

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