Otimizar e agilizar este processo é possível quando se pode contar com sistemas específicos para este fim. Com eles, é possível cotar e analisar vários fornecedores ao mesmo tempo sem que haja necessidade de ligar para um por um ou mesmo digitar preços. De acordo com Cíntia, o portal de Compras da empresa oferece todos estes benefícios. “Através do Portal, os preços são informados pelos próprios fornecedores, que poderão também visualizar as ordens de compra de cada cliente. Estes preços, posteriormente, poderão ser visualizados pelos compradores e serão utilizados para geração automática das ordens de compra”, afirma.

Reduzir custos é comprar bem, e este é um processo tão complexo que até mesmo na hora do recebimento das mercadorias podem ocorrer discrepâncias, já que não é fácil receber muitos produtos em diversas datas, implicando em analisar e lançar uma infinidade de notas fiscais. Além disso, é preciso avaliar as condições em que se encontram as mercadorias. Quando informações e ocorrências como estas são armazenadas em um sistema, pode-se confrontar o que foi recebido e o que foi solicitado através da ordem de compra. Além das divergências de quantidade, ocorre, com muita frequência, a entrega de produtos com valores diferentes dos que foram negociados. A empresa tem a falsa sensação de que está comprando bem, mas o fornecedor, ao emitir a nota fiscal, informa um preço diferente dos repassados durante a cotação. “Em nossos projetos de redução, conseguimos, em alguns clientes, uma redução de até 1% nos custos de matéria-prima, apenas observando este ponto. Fazer isso manualmente é complicado, moroso e custoso. Nem sempre as empresas dispõem de profissionais que possam fazer este tipo de conferência manual. Além do mais, quanto maior a empresa, maior será este grau de dificuldade, pois o volume de notas fiscais é maior.
“É extremamente importante que um software esteja preparado para avisar ou bloquear quando há divergência. Tudo isso é uma forma de garantir qualidade e preço”, completa Cíntia.

Estas ocorrências do fornecedor podem ser gerenciadas por um sistema de qualidade que apontará as não conformidades de cada fornecedor e permitirá ao sistema bloquear ou suspender determinado fornecedor.
É necessário, ainda, ter cuidado com o efeito dominó, pois ele é perigoso e requer atenção quando o objetivo é diminuir os gastos, pois além de comprar com inteligência, tem que saber planejar, estocar e faturar. Ligar estes pensamentos e ações ao setor de compras é imprescindível, porque as compras são feitas segundo as informações advindas destas demais áreas. O know how da Teknisa instrui que no setor de planejamento de cardápios o objetivo deve ser planejá-lo dentro da meta estipulada pelo contrato; no de compras, com o alvo de cotar cada vez mais com mais fornecedores e permitir negociações consistentes com base nos preços cotados e já negociados anteriormente; na hora de gerar os pedidos de compra deve-se levar em consideração a real necessidade da unidade e do estoque, reduzir compras desnecessárias e pedidos extras; no setor de estoque minimizar estoques elevados, que representam apenas dinheiro parado; no de faturamento, aplicar ações corretivas que evitam os erros de apuração/cobrança, e métodos que agilizem a emissão das faturas.

Cíntia explica que, assim como a área de compras, quando se fala em redução de custos, devemos  nos preocupar também com a área de planejamento.

É necessário planejar o cardápio de cada unidade/filial exatamente de acordo com o seu perfil contratual. Se o contrato rege que serão servidos apenas 150 gramas de carne vermelha, isso deve ser controlado. É importante ficar atento também ao objetivo de custo per capita por refeição planejada, o que chamamos de custo padrão. Todos estes pontos são trabalhados pela equipe de consultores da Teknisa junto à central de cardápio e também com as gerentes de unidade.
Um dos desafios da equipe é preparar os gerentes das unidades/filiais para gerenciamento de seus custos, pois estes geralmente são nutricionistas de formação, sendo que escolas de nutrição não prepararam seus alunos para o gerenciamento de restaurantes, uma vez que não há matérias sobre este assunto na grade curricular. “É importante preparar cada gerente para analisar seus custos ao longo do mês, de forma a garantir que seus custos no final do período estarão dentro do planejado. Não adianta chegar no final do mês e perceber que não executou o que foi planejado. O prejuízo já terá acontecido”.

Cíntia diz que é de muita relevância implantar uma ferramenta de BI para que, a partir dos relatórios, as modificações e manutenções no processo de redução de custos sejam mais rápidas e assertivas. “O CoreVision, BI da Teknisa, colabora no sentido de gerir toda uma concessionária de alimentação. Por meio dele, a gestão por indicadores permite a cada departamento analisar seus indicadores de performance de forma periódica e automatizada. Todas as informações são geradas nos restaurantes e apenas analisadas na matriz por seus gestores”.

Um dos pontos principais da redução de custos, conforme explica Cíntia, é estar atento ao volume de produtos adquiridos.“O negócio é comprar exatamente o tanto que se vai usar. Não adianta planejar dentro do custo, utilizar um sistema para gerar as compras de acordo com a necessidade do cardápio, considerando os produtos que estão em estoque, os que estão por chegar e permitir que o profissional de nutrição, no final, faça a alteração da quantidade que o sistema indicou comprar”.

Fechar as portas do estoque, entregar apenas o que está previsto ou controlar os gastos extras são funções importantes do estoquista, como afirma Cíntia. “Analisemos um exemplo: houve um planejamento e ele está dentro da meta de custo do prato ou serviço. A compra foi realizada segundo o planejamento, há uma política de excelência em gestão de estoque, mas ao produzir a refeição, o cozinheiro comete erros, queima os alimentos com facilidade, joga produtos fora desnecessariamente, sobra comida nos pratos e nas cubas, e isso não é levado em conta. Desta forma, o consumo e o custo são altíssimos. Todo o processo tem que estar sob controle total”, comenta Cíntia.

Outra questão que merece atenção é a gestão de descartáveis. Se há, por exemplo, a previsão de que um funcionário pegue um copo de suco ou uma sobremesa e dois guardanapos, e ele pega três, este detalhe vai fazer a diferença. É como uma torneira pingando por um longo período. Então, acompanhar os custos durante o processo antes mesmo do fechamento do mês e fazer modificações em tempo hábil faz toda a diferença. Como medida preventiva, deve ser estabelecida uma conscientização dos comensais por meio de campanhas de comunicação interna com a função de orientar as pessoas a colocar nos pratos aquilo que realmente vão consumir. Também fazer pesquisa de satisfação e gestão dos resultados obtidos a partir dela.

Geralmente, conforme explica Cíntia, a porcentagem de redução de custos pode variar de 5% a 10%. Uma das formas de medir a redução é através de um indicador, que representa o percentual de matéria-prima em relação ao faturamento. Para o mercado, a faixa ideal desta relação é de 50%. Acima disso podemos dizer que o faturamento de uma empresa está comprometido. É claro que existem muitos fatores a serem considerados, por exemplo, inflação, alta dos produtos, renegociação de contratos, entre outros. Elaborar um projeto desta envergadura requer pesquisa e dedicação. Por isso, é importante contar com quem tem expertise no assunto. “Os benefícios de se implantar um projeto de redução já começam nos primeiros meses. Lembrando que deve haver comprometimento e envolvimento da alta gerência para que o projeto seja concluído com êxito”, conclui Cíntia.