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Fazer a gestão de uma empresa – seja em qual ramo for – não é uma tarefa simples. É preciso estar atento a diversos detalhes internos e externos para que tudo flua da melhor maneira. Na correria do dia a dia muitas coisas passam despercebidas e, atualmente, os empresários estão buscando todos os tipos de soluções disponíveis que possam auxiliar na gestão garantindo mais assertividade na tomada de decisões.

Enquanto gestor, que faz uso das máquinas de cartão para recebimento (débito e crédito), você tem controle sobre o total das suas vendas e quais taxas foram negociadas com cada uma das operadoras?

É bom ressaltar que, quando o recebimento de uma venda é realizado por meio de cartão, o comerciante não recebe a quantia imediatamente. Nos casos das vendas de crédito, o valor pode levar até 30 dias para ser repassado para o lojista. No caso do débito, o tempo para recebimento costuma variar em, pelo menos, um e três dias.

Além das taxas que podem variar de acordo com cada adquirente (operadora do cartão), o controle manual torna-se ainda mais complexo e trabalhoso, uma vez que é necessário calcular os valores que serão descontados referentes a outros serviços – como os descontos, caso exista antecipação dos recebíveis e o aluguel da máquina.

Automatizando a conciliação das vendas

Contar com o auxílio de um software que faça a conciliação das vendas realizadas por cartões de forma automática pode facilitar bastante esse processo e diminuir as possibilidades de desvios – que podem se transformar em prejuízos inimagináveis.

O esforço e o tempo gasto ao realizar manualmente todas essas conferências podem ser poupados com um sistema integrado ao seu ERP – onde estarão armazenadas todas as informações contratuais. Assim, é possível analisar as informações repassadas pela administradora de cartões de acordo com o seu contrato, controlando as tarifas negociadas e evitando cobranças indevidas e repasses incorretos.

POS X TEF: um fator decisivo para a conciliação das vendas

Alguns detalhes podem fazer toda a diferença para a conciliação das vendas. Embora já não seja considerado um diferencial, aceitar pagamentos via cartões de débito e crédito é indispensável para os estabelecimentos. Porém, no momento de escolher qual a melhor tecnologia para esse tipo de transação, muitos empresários ficam em dúvida entre o sistema de POS e o TEF.

Bastante comum entre os logistas, a máquina portátil fornecida pelas redes bancárias ou adquirentes, mais conhecida como Point of Sale ou Ponto de Venda (POS), transmite os dados por linhas discadas ou de celular e só são aceita operações de cartões da fornecedora. Ou seja, é necessário adquirir uma máquina para cada rede, uma vez que não gerencia todos as bandeiras.

O POS é bastante utilizado por pequenas e médias empresas, no entanto, se o volume de pagamento via cartão for grande, a conferência das vendas torna-se bastante complicada na hora de realizar a soma no fim do dia. Assim, o processo torna-se mais trabalhoso devido os lançamentos manuais e a ausência da conciliação das vendas – o que causa impacto no controle financeiro.

Já a Transferência Eletrônica de Fundos (TEF), além de ser obrigatória em alguns Estados, também permite a aceitação de diversas bandeiras em uma única máquina. Isso acontece devido à integração entre o sistema usado pelo estabelecimento e a máquina de cartão. Dessa forma, as transações são capturadas e, através de links ou via internet, enviadas para a adquirente.

Com o TEF, a conciliação das vendas é facilitada, já que não é necessário arquivar os recibos e comprovantes das transações para posteriores conferências. Fica tudo armazenado tanto no sistema da empresa quanto da adquirente.

Para decidir qual a solução é mais eficiente para seu negócio, além da praticidade e da garantia do controle financeiro, avalie o volume de vendas via cartão. Se o percentual for igual ou superior à 75%, o TEF pode garantir mais eficiência nas operações – uma vez que apenas um equipamento é o suficiente para o atendimento.