Como não exceder o orçamento nos pedidos aos fornecedores?

Dar atenção ao orçamento nunca é demais. Até porque, se os valores já estão estabelecidos pelos gestores, basta então segui-los à risca. Certo?

No entanto, quando dialogamos sobre o cenário food service, lidamos com situações que põem em xeque o planejamento do gasto. Assim, compromete-se a lucratividade da empresa.

A questão é: extrapolar o orçamento é uma situação inerente aos gestores de estabelecimentos food service? Sim, e é uma realidade mais comum do que parece.

Apesar de soar um tanto óbvio, é necessário ter em mente estratégias que se referem, principalmente, ao controle de orçamento. Só assim é possível evitar gastar mais que o necessário, evitando perdas que acarretam em prejuízos à empresa.

Sendo assim, quais as situações de risco e como evitá-los? Acompanhe o nosso texto! :)

Mas, o que pode acontecer para que o orçamento seja ultrapassado?

A gestão dos orçamentos, sobretudo por parte dos fornecedores, é uma tarefa que exige uma atenção especial. Esta afirmativa tira do foco de quem está comprando e passa a ressaltar o valor do olhar do fornecedor para fidelizar seus clientes que não podem extrapolar seus orçamentos.

Isto mesmo! O fornecedor pode, e deve, alertar seus clientes de que eles erraram seus pedidos quando solicitaram a mais. Para fazer esta afirmativa valer, vamos imaginar o seguinte cenário:

Uma empresa X solicita a uma indústria alimentícia 1000 caixas de camarões congelados. Entretanto, no contrato fechado entre ambas as empresas estava previsto que o gestor somente poderia solicitar 100 caixas de camarões congelados por mês. O fornecedor, que quer mesmo é vender, e que não tem controle destes contratos e nenhum cuidado com seu cliente, isto é, que não conta com uma trava em algum processo ou software, vai enviar estas caixas sem questionar como o cliente vai se virar com esta mercadoria.

No caso, o cliente é obrigado a ficar com a mercadoria, já que o fornecedor não pode levar os congelados de volta, pois não podem mais voltar para os freezers da indústria! O prejuízo é de quem comprou, sem dúvida!

Mas, tal prejuízo, principalmente se for recorrente, pode levar o comprador desatento à falência! E aí é que entra a matemática, a qual revela que este este cliente deixou de ser cliente e o fornecedor esperto, acabou perdendo também.

Transtornos para ambas as partes

Agora, depois de analisarmos o exemplo, é possível falar sobre travar os pedidos errados e vender apenas aquilo que está acordado em contrato. Estas travas podem fazer parte das funcionalidades de um software de pedidos e produção, e, ainda, combinadas com o financeiro.

Caso as ferramentas de gestão ainda não tenham funções que alertam impedimentos para novas vendas, é preciso até pensar em implementar tais funções; ou até mesmo recorrer aos aplicativos integrados a tais soluções para garantir estas performances que preveem uma relação “ganha ganha” entre fornecedores e compradores.

Do contrário, a conferência dos produtos em relação ao contrato torna-se inviável. Sendo assim, se o solicitante pedir mais que o orçamento previsto, o fornecedor não poderá intervir em tempo hábil; dispondo ao gestor as mercadorias, ainda que em maior quantidade.

Um cenário comum na relação entre o gestor food service e quem fornece os produtos para o restaurante consiste nos erros dos pedidos.

Vamos supor que um estabelecimento X necessite de uma quantidade Y de um produto, já prevista no orçamento. Sendo assim, durante o momento do pedido, o fornecedor deve se atentar às condições já descritas no contrato, correto?

Ou seja, a quantidade Y será solicitada pelo estabelecimento X, de acordo com o orçamento já estipulado. No entanto, o fornecedor, por sua vez, necessita lidar com inúmeros pedidos além deste.

Dessa forma, o que é provável que aconteça?

A conferência dos produtos em relação ao contrato torna-se inviável. Sendo assim, se o solicitante pedir mais que o orçamento previsto, o fornecedor não poderá intervir em tempo hábil, dispondo ao gestor as mercadorias, ainda que em maior quantidade.

E quais outros riscos podem surgir deste panorama?

Hipoteticamente, é provável que, durante uma leva de pedidos, o estabelecimento X peça uma quantidade maior do que a prevista no contrato. Ou até mesmo um produto que não faz parte do cardápio, por exemplo.

Consequentemente, os gestores responsáveis terão de lidar com dois problemas:

• Valores que excedem o orçamento já previsto, gerando gastos a mais;
• Produtos que chegarão em maior quantidade do que a calculada, havendo perdas no estoque.

Essa situação acaba prejudicando não apenas os gestores, como também os fornecedores. Do ponto de vista de quem administra o estabelecimento food service, o suposto “equívoco”, ainda que por parte de quem encomendou, pode gerar quebra de confiança para com o fornecedor.

Sendo assim, todos saem perdendo nesta equação. :(

É possível minimizar as chances de exceder o orçamento?

É interessante que, tantos os gestores quanto os fornecedores, tenham em mente algumas estratégias para evitar gastos a mais.

A prática de realização de orçamento deve ser acompanhada de uma gestão eficiente e de uma análise comparativa periódica do que está sendo realizado, e o que foi orçado.

Além disso, a empresa pode adotar ferramentas que poderão bloquear despesas ou compras que excedam o orçamento previsto para cada família de produtos.

Assim, os gestores não correm o risco de solicitarem produtos a mais, tampouco os fornecedores irão enviar mercadorias que se encontram fora do contrato.

Por isso, investir em softwares especializados e com expertise de mercado é um posicionamento estratégico para lidar com este cenário.

De acordo com a pesquisa do Cenário Food Service 2018, da Teknisa, 71,9% dos gestores afirmam ter adotado a prática de realizar o orçamento anual, enquanto 28,1% ressaltam que não.

É importante que a menor parcela tenha em mente que, mais que possuir um orçamento para compras, por exemplo, é saber aproveitá-lo da melhor forma possível, sem comprometer os resultados da Unidade.
Realizar esta tarefa sem o auxílio de um processo bem definido ou sem uma boa ferramenta é bem mais complicado e pode causar transtornos.

Posso apostar em consultorias especializadas?

Fica difícil não falar sobre realizar auditorias e em implantar processos para sanar os problemas que geralmente são encontrados, e que são os vilões da boa gestão.

Ainda que seja por meio de uma consultoria externa, contando com prestadoras de serviços de BPO de planejamento, é estratégico focar em realizar orçamentos anuais, dada a sua função em comprar o necessário com qualidade, promovendo assim, a redução de custos.

Entretanto, não foque apenas nesta dica. O olhar de um profissional externo, imparcial e ciente das metas da empresa é uma estratégia que tem sido adotada por diferentes gestores deste segmento.

O interesse surge, sobretudo, quando relacionado às melhores práticas de mercado para gestão mais eficiente da operação de estoque, de planejamento e da área de compras.

Dessa forma, prestar atenção no que uma consultoria tem a dizer a respeito do seu negócio, permite que a sua administração tenha um norteamento mais assertivo. Isso auxilia, principalmente, no suprimento de lacunas que comprometem a lucratividade da empresa.

Vale lembrar que as planilhas manuais não são tão assertivas e exigem um tempo para seu preenchimento. Algo que um software de gestão pode auxiliar em pelo menos metade do tempo.

Conclusão

Neste texto, ressaltamos a importância de acompanhar o orçamento. Além disso, destacamos como o processo pode ser facilitado por meio de processos e ferramentas específicas; como softwares de gestão.

E você? Acredita que é possível evitar gastos e erros nos pedidos contando com sistemas e consultorias apropriadas?

Esperamos que o texto tenha lhe ajudado!

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