Certo proprietário disse uma vez: “Temos um problema sério neste contrato. Os custos da minha refeição estão altíssimos e não estou conseguindo reduzi-los. Eu estou adquirindo o sistema TecFood para me ajudar a entender onde está o problema, será que vamos conseguir?”

A resposta dada foi: “Claro que sim!” A empresa desse proprietário não possuía nenhum sistema de gestão e de controle, tudo era feito em planilhas de Excel e ficha kardex no estoque, ou seja, seguia-se um modelo arcaico e obsoleto para os dias atuais. Segundo estoquistas e nutricionistas, não havia um controle preciso dos alimentos que estavam sendo utilizados na produção das refeições.

O primeiro passo foi identificar como era feito o controle de custo de cada serviço (café da manhã, almoço e jantar). Como a forma de gerenciar a produção não era informatizada, o controle de custo era simples, apresentando, assim, algumas lacunas que seriam preenchidas com a implantação do software.

O segundo passo foi acompanhar as operações diárias, tanto na produção quanto na hora de cada serviço. Era importante verificar como a comida era servida, se era porcionada ou não, o perfil dos comensais, se havia muito desperdício, etc. Aqui entra em cena os descartáveis. Os comensais, geralmente, colocavam mais de um copo na bandeja e vários guardanapos. Segundo uma das nutricionistas, não havia como controlar esses gastos, pois era grande a movimentação e era impossível fiscalizar as bandejas de cada um dos clientes. Essa atitude é preocupante, pois estamos falando de um consumo excessivo de copos e guardanapos.

Como a empresa, até aquele momento, não dispunha de uma ferramenta que pudesse acusar consumos abusivos, a implantação do sistema TecFood iria mostrar com clareza e precisão a realidade dos custos de cada serviço e as possíveis causas do encarecimento das refeições.

Com duas semanas da implantação do sistema, através dos relatórios de consumo, foi identificado que o problema maior estava nos Descartáveis. O consumo de copos, palitos de dente, canudos e guardanapos estava a três por um, ou seja, três copos para cada comensal atendido. Após a terceira semana, com dados mais apurados, constatou-se que o problema estava mesmo com os Descartáveis. A partir daí, foi necessário observar como esses descartáveis eram consumidos. O primeiro problema identificado foi o suporte dos copos, que no momento no qual o comensal puxava um copo, saíam logo 2 ou 3. Além disso, os canudos, guardanapos e palitos de dente ficavam a disposição dos clientes, os quais sempre retiravam quantidades extras que geralmente não eram usadas. Ao final do processo, com o relatório de Consumo Planejado X Realizado, foi possível perceber as discrepâncias diárias no uso dos descartáveis.

Com essas informações, o proprietário pode fazer algumas mudanças já para o dia seguinte. Os suportes de copo foram removidos do salão e foram montados “kits descartáveis” para cada comensal. Os kits eram compostos por um canudo, um copo, dois palitos de dente e dois guardanapos enrolados aos talheres. Houve certo estranhamento por parte dos comensais no primeiro dia, mas ao final da semana tudo estava normalizado e os custos de produção havia abaixado consideravelmente. Alguns descartáveis que apareciam na curva A de consumo voltaram para a curva C.

Os relatórios de custo do TecFood passaram a ser analisados diariamente, ocasionando outras mudanças significativas na gestão e no controle dos custos de cada serviço. E esse mesmo proprietário terminou a semana dizendo: “Valeu muito investir em um sistema para a nossa empresa. Hoje eu tenho uma visão mais ampla de todo o consumo e consigo tomar decisões mais rápidas e precisas”.

Fica aqui a dica da semana… cuidado com os descartáveis, eles podem ser o vilão da história do seu fluxo de caixa.

Fonte | Colaboração
Anderson Miranda, Consultor Teknisa