La determinación de procedimientos de adquisición asegura que los productos adquiridos, que influyen directa o indirectamente en la calidad de los productos y servicios de la empresa, atiendan a las definiciones del solicitante. Una buena adquisición requiere la especificación detallada de los requisitos del producto y de la compra (especificaciones técnicas, marca del producto, plazo de entrega deseado, cantidad necesaria, por ejemplo).
Este es un proceso tan complejo que incluso a la hora del recibimiento de las mercancías pueden ocurrir desacuerdos, ya que no es fácil recibir muchos productos en diversas fechas, implicando en analizar e ingresar una infinidad de facturas. Es preciso evaluar la conformidad de la compra y de las mercancías con los requisitos especificados en la Orden de Compra. Además de las divergencias de cantidad, ocurre, con mucha frecuencia, la entrega de productos con valores diferentes de los que fueron negociados.
La empresa tiene la falsa sensación de que está comprando bien, pero el proveedor, al emitir la factura, informa un precio diferente de los repasados durante la cotización. Cuando informaciones y situaciones como éstas son almacenadas en un sistema, se puede evaluar la calidad de la compra y calificar a los proveedores. Estas situaciones referentes al proveedor pueden ser administradas por la Solución Pebbian Calidad, que registrará las no conformidades de cada proveedor y permitirá, conforme criterios determinados, el bloqueo, la suspensión o la recomendación de determinados proveedores.
Mejore la negociación con sus proveedores y califíquelos observando los informes gerenciales de todo el volumen de compras de la empresa, con el objetivo de reducir precios. Califique a los proveedores según el factor de corrección, manteniendo apenas a los que entregan mercancías y a los de marca de alta calidad, así como los valores negociados, bloqueándolos cuando haya divergencia, lo que garantiza la meta de presupuesto.
Administre los planes de acción de los proveedores, con la finalidad de evitar nuevas situaciones negativas en las próximas compras. Analice características relevantes de ciertos productos al momento de las compras, actuando directamente en la reducción de costos. Evalúe el factor precio, optando por el producto que rinde más o trae mejor resultado. Portal e-commerce. Realice presupuestos examinando varios proveedores al mismo tiempo sin que exista la necesidad de llamar uno por uno ni de digitar precios, todo esto a través del Portal de Compras.
También, consulte los precios que son informados por los proveedores, que podrán también visualizar las órdenes de compra de cada cliente. Estos precios, posteriormente, serán utilizados para la generación automática de las órdenes de compra, por medio de la cual se puede comparar lo que fue recibido y lo que fue solicitado.
Genere pedidos de compra considerando la real necesidad de materiales para la producción, reduciendo las compras innecesarias y pedidos extras, lo que impide la construcción de stock elevados. Haga la administración de facturación, aplicando acciones correctivas que evitan los errores de verificación/cobranza y métodos que agilicen la emisión de las facturas.