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Optimice la gestión de los procesos de compras en el food service

Es bien sabido que optimizar la gestión de los procesos de compra en el food service y garantizar un mejor desempeño para este sector, tiene un impacto directo en el resultado y genera más utilidades para sus restaurantes corporativos.

Sin embargo, a muchos gerentes, particularmente en el departamento de compras, les resulta difícil analizar, administrar y optimizar los gastos con claridad debidao a los procesos de compras descentralizados, los sistemas dispares y los datos fragmentados.

Pero hay buenas noticias: la creciente tendencia a crear soluciones integradas de inteligencia de negocios ha abierto las puertas para una transformación y optimización sobre las compras directas e indirectas, lo que facilita y acelera el análisis de cómo compra y gasta su concesionaria de alimentación.

El resultado: un departamento de compras capaz de ser proactivo en la creación de modelos de (sourcing) abastecimiento estratégicos* y en la gestión de métricas de desempeño, que abordan de manera integral los gastos de la empresa y optimizan el proceso de gestión de compras.

*Después de todo, ¿qué es el abastecimiento estratégico?

El sourcing (abastecimiento) estratégico es uno de los principales métodos que utilizan los departamentos de compras para reducir costos y mejorar la calidad. El sourcing (abastecimiento) estratégico implica analizar qué productos compra la empresa en mayor volumen, revisar el mercado de esos productos, comprender la economía del proveedor de esos productos, desarrollar una estrategia de compra y establecer relaciones de trabajo con los proveedores.

Según un informe preparado por la Harvard Business Review, el 24 % de los encuestados dijeron que no evalúan de manera efectiva las prácticas de negocios de los proveedores en sus empresas, citando los procesos de entrada de datos incompletos y manuales como una barrera significativa.

Es preocupante eso, ¿no? Entonces, continúe acompañando este artículo porque profundizaremos en este tema y podrá aprender a optimizar la gestión de los procesos de compra y no caer en errores tan comunes.

¡Buena lectura!

O que você vai ler neste blog

¿Cómo funciona el flujo de trabajo del proceso de compras de una concesionaria de alimentos?

El proceso de compras en los restaurantes corporativos tiene como objetivo garantizar la adquisición de los insumos necesarios para que los procesos de producción de la cocina industrial operen con fluidez. Básicamente, al realizar las solicitudes de compra, el departamento de compras envía inicialmente una solicitud de recolección de precios, es decir, realiza una cotización con varios proveedores previamente calificados, especificando los insumos alimenticios y sus cantidades para, posteriormente, negociar precios y plazos.

La forma en que se genera y envía esta orden de compra marca la diferencia en la gestión. Esto se debe a que, si la solicitud de compras se genera manualmente, por conjeturas, y además, si la gestión del envío del pedido, así como las respuestas, se realizan por correo electrónico, por mensajes al celular, por llamada telefónica, solo aquí ya habría espacio para muchas inconsistencias.

Y tener eficiencia y rapidez en cada etapa del ciclo de compra es fundamental para asegurar la salud financiera y logística de su concesionaria de alimentación.

Para ello, es bueno estructurar un flujo de trabajo del proceso de compras, que es el primer paso para evitar pérdidas financieras, tener asertividad en los pedidos, reducir costos, controlar las finanzas y aumentar la credibilidad de su negocio, incluso optimizando toda la gestión desde el inicio al fin.

En resumen, hacer un buen flujo de trabajo consiste en definir claramente todas las tareas a realizar – como si fuese una línea de producción. Esto ofrece fluidez en el avance de las actividades, así como una reducción en el tiempo que se gasta en la ejecución de las mismas, optimizando todos los procesos.

Un buen flujo de trabajo del proceso de compras de una empresa de alimentos que administra varios restaurantes corporativos funciona en seis pasos

Para tener un buen flujo de trabajo también es importante entender la política de compras de las UANs. Si una UAN tiene compras centralizadas, por ejemplo, tendrá mayor poder de negociación debido al alto volumen de compras y tendrá la adopción de procedimientos más uniformes, lo que favorece el control de las compras por parte de las UANs.

De acuerdo con Arabelle Menezes, nutricionista y gerente comercial de Teknisa, especialista en food service, en primer lugar, los gerentes de las UANs, es decir, de los restaurantes corporativos, basándose principalmente en las reglas contractuales, en las fichas de alimentos con las respectivas cantidades per cápitas y en la cantidad de comensales estimados, planificarán el menú para cada servicio contratado.

La especialista continúa explicando el proceso de compras ideal, ¡acompáñenos!

Así, se genera la necesidad de consumo, es decir, es posible identificar qué materias primas se necesitarán, así como sus respectivas cantidades, para generar el cálculo de la sugerencia de compras.

Cabe señalar que, independientemente de que la UAN cuente con una Central de Planificación para la elaboración del menú o elabora su propio menú, todas las compras deben ser respetadas de acuerdo a la elaboración del menú y a la especificación contractual de cada restaurante.

El secreto aquí es la organización. Pero para hacer esto de manera asertiva, es necesario contar con un sistema de gestión de compras – la mejor opción para realizar la gestión, ya que es posible automatizar los cálculos y generar la solicitud de compra.

Así, con un buen software especializado en gestión de compras, el gerente podrá ver todos los ingredientes que necesita la UAN y con las fechas específicas que los proveedores deben entregar los insumos. Por ejemplo, si una unidad necesita camarones para el jueves, pero su pre-preparación demora 2 días, el proveedor tendrá que entregar con anticipación, ¿no?

Pero, si la frecuencia de entrega del proveedor es todos los miércoles, el restaurante colectivo necesitaría recibir este producto el miércoles de la semana anterior. ¿Cómo tener este control? Con el sistema TecFood para la gestión de alimentos es sencillo, ya que el gerente de la UAN sabrá automáticamente qué días recibirá el producto del proveedor.

Por ejemplo, si el gerente de compras tiene en su gestión 30 unidades de restaurantes colectivos y cada uno hizo el cálculo, el sistema de gestión de compras genera la solicitud de compra y la Central de Compras recibe todas las solicitudes para consolidarlas. A partir de ahí, el gerente de compras sabrá la cantidad total de insumos a solicitar y podrá evaluar las particularidades de cada restaurante.

Así, el gestor tendrá todo consolidado y podrá negociar con los proveedores a través de un Portal de Compras o una App. Al recibir la solicitud de compra, el proveedor deberá completar los datos o valores e insertarlos en el software de gestión de compras. Una vez hecho esto, el propio software selecciona —según unos parámetros— y determina cuáles son las mejores compras a realizar.

Por ejemplo: supongamos que el gerente pidió 20 kg de carne, y en un proveedor el costo será de R$ 23,90 y en el otro de R$ 30,00. Visto así, el de menor valor encajaría mejor en el presupuesto, sin embargo, en este caso específico, el de R$ 30,00 puede tener mejores condiciones, como fecha de pago, fecha de vencimiento, etc. Una vez hecho este cálculo, el sistema de gestión de compras le sugerirá cuál sería la mejor compra.

A partir de esto, el gerente de compras podrá autorizar la compra, así como generar la orden de compra a través del software, y de allí el proveedor recibirá la autorización de suministro (Aceptación) y, en consecuencia, se generará la Factura. De esta forma, el proveedor puede generar la manifestación del destinatario en el sistema de gestión de compras , que es una integración que tiene el sistema TecFood con la SEFAZ.

En resumen, para tener éxito en el proceso de compras, es necesario prestar atención a los puntos a continuación, para garantizar mejores resultados para los restaurantes colectivos.

  1. Identificación de la necesidad real de compra: A la hora de generar una necesidad de consumo para una UAN, no basta con considerar solo los menús, las preparaciones per cápita y el número de comensales. También es necesario tener en cuenta la cantidad actual de insumos en stock y el stock de seguridad de estos productos, a fin de evitar gastos innecesarios, desperdicios y aumento de costos.
  2. Selección de proveedores: El departamento de compras necesita calificar previamente a los proveedores por familia de productos (ej: carness, vegetales, lácteos…), solicitar cotizaciones de los ítems necesarios y seleccionar el mejor proveedor, para cada solicitud de compra generada. En cuanto a la acción de calificación, es una parte importante del proceso porque se debe investigar la reputación, el costo, la velocidad del servicio y la confiabilidad antes de tomar la decisión de considerar al proveedor apto para atenderlo.
  3. Portal de compras: Lo ideal es que el proceso de cotización se realice a través de una aplicación o un sitio de comercio electrónico que integre y conecte al comprador con el proveedor, lo que agiliza el proceso, elimina retrabajos y errores, además de innovar toda la operación. Cabe mencionar que el software TecFood de Teknisa cuenta con un portal de compras inteligente y responsive, que permite al proveedor visualizar todas las cotizaciones desde cualquier dispositivo móvil.
  4. Enfoque en la negociación: es necesario centrarse en la negociación con los proveedores, aprovechar el poder de negociación y analizar las cotizaciones recibidas. En las categorías de insumos de la Curva A, principalmente, se recomienda que la cotización se realice con al menos tres proveedores, además de priorizar lotes más grandes para obtener precios más bajos.
  5. Envío de la orden de compra: ahora es el momento de obtener la aprobación de la compra. Luego de identificar la mejor opción de compra, el responsable deberá autorizarla. Vale la pena recordar que se deben evaluar varios indicadores y no solo los precios. Entre ellos destacan: plazo, envío, forma de pago, uso de crédito, etc. Este proceso se puede establecer para cualquier compra o solo después de haber superado el presupuesto definido.
  6. Facturación de pedidos: El proveedor recibirá la orden de compra y facturará el pedido y entregará los productos directamente a la Unidad o de forma centralizada, si existe Centro de Distribución.
  7. Pago: Al recibir la mercancía, importando el archivo XML de Factura, se realizará el ingreso automático de los productos al stock, además de generar una cuenta por pagar para que el sector financiero disponga el pago del título, siempre que su empresa cuente con un software de gestión del negocio, para la automatización de estos procesos. De lo contrario, el proceso se llevará a cabo de forma manual, sin la ayuda de la tecnología.

Para garantizar un adecuado flujo de compras es necesario automatizar las etapas como aprobaciones, ingreso de productos, envío de facturas, y esto solo es posible con una buen sistema de gestión de compras. Para conseguir los mejores resultados es necesario ir más allá del producto final. Es importante elegir sistemas innovadores, completos, específicos y que ofrezcan diferenciales para la gestión de sus restaurantes.

También es fundamental capacitar a su equipo para que haga uso de todas las funciones del software en uso. Esté atento, ya que es muy valioso contar con una solución especializada en el mercado de food service. Por esto, conozca el TecFood de Teknisa.

Invertir en soluciones que permitan la automatización, que ofrezcan análisis gráfico de indicadores de desempeño en tiempo real —en la palma de su mano— para una toma de decisiones ágiles, hace más asertivo el proceso y genera mejores resultados.

Continúe leyendo y entienda cómo hacer esto. Pero primero, aprenda qué estrategias puede utilizar para eliminar errores y mejorar el rendimiento de sus restaurantes.

¿Cómo evitar errores en la gestión de los procesos de compra de restaurantes corporativos?

Es fácil cometer errores en la gestión de los procesos de compra de los restaurantes corporativos y perderse en un torbellino de informaciones y datos.

Lo que inicia un proceso de compras es saber, en primer lugar, cuál es la necesidad real de compra de cada Unidad de Alimentación y Nutrición (UAN) o restaurante corporativo. Pero para ser asertivo en las solicitudes de compra, es fundamental enviarlas correctamente con informaciones, como: productos, cantidades, unidades de medida, fechas de uso, etc., para que el área responsable consolide las informaciones y proceda, en caso contrario, el proceso de compras será mal estructurado, con informaciones incorrectas y, además de aumentar el plazo de ejecución, es probable que el gerente de compras  tenga muchos dolores de cabeza por este motivo y otros, tales como:

  • Informaciones sueltas;
  • Falta de un historial de compras y control de stock;
  • Gastos indirectos: falta de visibilidad y de fiscalización de las compras;
  • Falta de control sobre los gastos;
  • Falta de visibilidad de los datos: de proveedores, estado de solicitud de compras y métricas de gasto general;
  • Ineficiencias de los procesos y lentitud en el procesamiento de pedidos;
  • Incapacidad para medir el desempeño del proceso de compras o realizar mejoras;
  • Demanda de varias personas para hacer el levantamiento de los insumos, datos y precios, gastando tiempo y recursos. Además de la falta de integración de los procesos.

Ciertamente, en un escenario altamente competitivo como el del sector food service, evitar errores en los procesos de decisión de compras de los restaurantes corporativos va más allá de una buena gestión, es una cuestión de supervivencia.

Como resultado de las fluctuaciones de precios, debido al aumento de la inflación, varios segmentos, incluido el sector de alimentos, han visto los costos de sus productos sufrir un aumento de precio inesperado y bastante drástico.

Si bien estas fluctuaciones del mercado pueden ser difíciles de predecir, existen muchas estrategias para ayudarlo a hacer las compras para sus UANs. También porque la gestión de compras es uno de los principales componentes para mantener la reducción de costos y la rentabilidad de los restaurantes corporativos.

Por lo tanto, es fundamental que los gerentes tengan en mente estrategias y sistemas para realizar una gestión y análisis más acertado de procesos y resultados, con base en los presupuestos.

En una concesionaria de alimentación, por ejemplo, es común que los gerentes tengan que atender muchos pedidos. Esto significa que hay un volumen de informaciones y datos que hay que gestionar bien. Además, debe tener cuidado de no exceder los valores previstos en los distintos tipos de contratos que tiene que cumplir su empresa. ¿Qué desafío, eh?

Y todavía hay un agravante: la rutina de una UAN es intensa. Así, la visión estratégica de los gerentes puede verse comprometida por la falta de tiempo para prestar atención a los procesos o incluso por la sobrecarga de exigencias.

Pero, ¿hay alguna manera o un software para administrar los presupuestos, compras y aprobarlos de manera más eficiente, reduciendo errores que pueden poner en riesgo la rentabilidad de su negocio?

La buena noticia es que ¡sí! Existen soluciones tecnológicas que ayudan a los gerentes de las UANs a solucionar estos problemas.

¿Quiere mejorar la gestión de los procesos de compras en sus restaurantes corporativos?

Siga 5 consejos prácticos para optimizar los procesos de compras de sus restaurantes colectivos: ¡consiga los mejores resultados!

1. Planifique bien el presupuesto y resuelva los problemas de gestión de los procesos de compras

Un componente esencial para lograr mayores márgenes de beneficio es conocer su proceso de producción y qué aspectos del mismo cuestan más.

También es fundamental comprar lo que está con el precio más bajo. Para que esto suceda, se necesita experiencia e intuición para darse cuenta de que esta no siempre es la mejor solución, ya que no se trata solo de precio.

Podría decirse que la forma más obvia de reducir los gastos es también la más desafiante. Si bien el gerente puede ahorrar al principio comprando más barato, a la larga puede tener problemas con la calidad de su producto final, por ejemplo.

Por lo tanto, identificar buenos proveedores en base a criterios como la calidad, el precio y el historial de entrega le permite tomar decisiones de compras más asertivas.

En un estudio de Harvard Business Review, el 95% de los líderes empresariales informaron que sus procesos de abastecimiento y compras se vieron interrumpidos debido a la pandemia. Y aunque la mayoría de los gerentes de compras están de acuerdo en que la investigación de proveedores juega un papel clave en la planificación de los negocios

Agregue a estos desafíos el aumento de la inflación, lo que genera mayores costos para los proveedores y los equipos de compras.

Además, con los probelmas de la cadena de suministros en muchas partes del mundo debido a la pandemia, los gerentes de compras deben estar facultados para tomar decisiones basadas en datos para minimizar los impactos. Para ayudar, es fundamental contar con un sistema de gestión de compras eficaz que permita, además de estudiar a los proveedores, planificar estratégicamente para optimizar los procesos de compra.

2. Tenga un buen control en la adquisición de insumos alimenticios y garantice mayor éxito en los procesos de compras

Imaginemos un restaurante corporativo que tiene un presupuesto para compras semanales en la cantidad X.

Ahora pensemos si, quizás, el gerente o responsable de la pedidos decide optar por otro tipo de mercancía, o decide adquirir otro producto en mayor cantidad. El presupuesto, ya previsto para ciertas adquisiciones, puede no coincidir con el precio de compra, ¡esto sí que es un problema!

Otro escenario común es que el profesional responsable de compras o incluso el gerente apruebe compras con proveedores sin verificar si los precios están de acuerdo con el presupuesto. ¡Un problema más!

Por ejemplo, si se piden 100 mercancías más, no previstas en el contrato, el tomador de decisiones sólo sabrá en la práctica cuándo se entrega realmente el pedido.

Vale la pena recordar que las mercancías a menudo no se pueden devolver a los proveedores, lo que empeora la situación.

El proceso de adquisición requiere salvaguardas para evitar compras que no cumplan con los requisitos contractuales y operativos.

Dicho esto, ¿qué puede pasar?

  • Pérdidas financieras;
  • Desperdicios de alimentos;
  • Reducción en el valor de los ingresos, etc.

Son sucesos que son inherentes a cualquier empresa y que incluso pueden ocurrir al mismo tiempo. Pero para tener un buen control de adquisiciones (respondiendo al título del tema: evitar errores en los procesos de compras) es necesario contar con un buen sistema de gestión de compras, sobre todo uno que tenga la funcionalidad de generar la orden de compra a partir de la planificación del menú elaborado.

Para ello, es fundamental que exista una conexión entre el departamento de compras y el departamento de planificación de menús, con las respectivas preparaciones per cápita y la cantidad estimada de personas que consumirán las comidas (comensales). Así, el gerente podrá obtener el cálculo de la materia prima necesaria en base al menú previamente elaborado.

De esta forma, y ​​en base al stock actual, se podrá generar un cálculo fiel de lo que realmente se necesitará comprar, lo que evita desperdicios y/o falta de insumos en la elaboración de las comidas.

Tener procesos de compras automatizadas con la solución ERP TecFood es mucho más viable. El sistema TecFood aporta agilidad al proceso, integración, principalmente con las áreas de planificación y stock, para generar un cálculo preciso de la necesidad real de compras. También hace que el proceso de cotización sea automático. El TecFood se integra con aplicaciones  para agilizar el proceso de compras y proveedores. Además, con el análisis de varios algoritmos, con TecFood es posible comprar asertivamente en base al presupuesto y generar mejores resultados para su negocio.

Acaba de ver lo crucial que es contar con un sistema de compras que integre a todos los sectores de sus restaurantes corporativos, que optimice los procesos de compras y haga sugerencias de compra en base al menú elaborado y variables como: ¿precio, posición de stock actual, stock de seguridad, tiempo de entrega , método de pago, inflación y mucho más?

3. Garantice compras asertivas y reduzca gastos controlando el stock de sus restaurantes colectivos

No es necesario reforzar porque es necesario obtener un control más preciso, no solo sobre las compras, sino también en relación a los presupuestos y el stock, ¿no?

A veces, comprar a gran escala es bastante ventajoso, sin embargo, si el restaurante tiene un stock de productos que están parados, está perdiendo dinero, incluido un local para almacenar los productos. Por lo tanto, es crucial minimizar las cantidades excesivas o innecesarias y mantener los productos que se usan más y salen más rápido.

Contar con un inteligente sistema de gestión de compras y de gestión de stock es importante, pues este, lo ayudará a monitorear las entradas y salidas de insumos y brindar informes en tiempo real.

De esta forma, el gerente de la Unidad solo pide artículos cuando alcanzan un cierto nivel de pedido y elimina el riesgo de pedidos excesivos o insuficientes.

Un sistema de gestión de compras también lo ayudará a predecir sus necesidades exactas de stock, en función de los estándares de consumo de sus restaurantes. De esta manera, es posible reducir cualquier desperdicio indebido, debido al exceso de pedidos.

Tener a la mano “cuál es la necesidad real de compras” y saber también “cuál es la mejor compra”, y además, de forma consolidada, abastecer el stock de sus restaurantes de forma responsable y económica.

4. Centralización de compras: por qué es importante aplicar esta táctica en la gestión de los restaurantes corporativos

Hacer el control de los costos de compras de los restaurantes corporativos es fundamental, ya que permite identificar dónde se producen los gastos y así poder tomar medidas correctivas y preventivas para mantener una sana relación entre sus costos y sus finanzas.

Sin embargo, el proceso de toma de decisiones de compra no puede ser eficiente si todas las informaciones se almacenan en varios locales.

Centralizar todas as informações relacionadas às compras ajudará sua equipe a acessá-las mais rapidamente e a tomar decisões cruciais sobre seus negócios!

Si su concesionaria de alimentación no tiene un proceso centralizado para recopilar informaciones, desde la cantidad de stock hasta informaciones de proveedores, esta debería ser una de las estrategias más importantes que debe implementar.

¡La centralización de toda la información relacionada con las compras ayudará a su equipo a acceder a ella más rápido y tomar decisiones cruciales sobre su negocio!

Tenga en cuenta que las planillas de gestión de compras no tienen recursos de colaboración en tiempo real; por tanto, su función imposibilita hacer una buena gestión de las compras. Eliminar las planillas es un gran paso hacia el éxito de las compras.

Con una buena solución para hacer la gestión de las compras de sus restaurantes corporativos, no solo facilita las compras de principio a fin, sino que también prepara su negocio para el éxito.

Con el mejor sistema de gestión de procesos de compras, puede resolver la mayoría de los problemas de stock. Con él, el gerente de la UAN puede monitorear constantemente todo el movimiento de stock, lo que garantiza una reducción de al menos un 1% en los costos con stock . También puede controlar los valores, la cantidad y la vigencia de los productos que pueden quedar detenidos en stock.

Además, llevar a cabo una supervisión constante del stock mínimo y del stock de seguridad sin duda marcará la diferencia. Por supuesto, sin olvidar la importancia de realizar el rastreo, el inventario rotativo con conteo diario, que permitirá generar la correcta necesidad de compras y, entre otros, el control de las retiradas de las diferentes divisiones de lo que hay en un stock.

¡Y hay más! Ajustes de inventario y sus rutinas, método PEPS, gestión de caducidad de productos, CMV y del stock ciego, entregas mediante informes de mapas de distribución e informaciones de capacidad de transporte de camiones, rutas de entrega y cantidad a entregar por cliente. Un punto relevante: todos estos puntos mencionados anteriormente son manejables por el sistema TecFood, el más utilizado por las concesionarias de alimentos.

5. Realice informes diarios y semanales para monitorear la gestión de los costos de su concesionaria de alimentación

Otro consejo importante es acompañar periódicamente sus restaurantes corporativos en general. Los informes en tiempo real son extremadamente útiles en este caso. Al acompañar los números a través de informes regulares, los gerentes de restaurantes podrán tener un control absoluto sobre el negocio e identificar áreas de pérdida de ingresos y, a la vez, estar atento a los informes de ventas y compras.

El costo de las imprecisiones de datos en el sector de compras: aprenda a solucionarlo

Hasta aquí ha sido posible entender la importancia de la gestión de compras y de tener un buen control de los procesos de compras para optimizar la gestión de su restaurante corporativo, ¿no?

Los impactos negativos que causan las imprecisiones financieras son significativos en la rentabilidad de sus restaurantes corporativos.

El resultado: pérdida de tiempo y riesgo de implicaciones financieras debido a datos inexactos. Por lo tanto, es necesario estandarizar los procesos de compras para evitar confusiones, discrepancias y retrasos, que normalmente conducen al gasto de recursos y, en consecuencia, a la pérdida financiera.

Con el software para la gestión de compras, el TecFood, garantizará que el sistema se modifique (parametrice) conforme y cuando sea necesario, de acuerdo con los requisitos y recomendaciones de los miembros del equipo y de las partes interesadas, lo que finalmente eliminará la confusión, aumentará la precisión, reducirá el desperdicio y aumentará la productividad.

Una solución ERP integrada al análisis de datos puede proporcionar una descripción detallada de los procesos de compras e incluso del proveedor. El análisis en tiempo real puede ayudar a las partes interesadas a tomar decisiones informadas y rápidas para minimizar la pérdida monetaria en las etapas psoteriores de la gestión de la cadena de suministros.

La adopción de un software para hacer la gestión de compras es fundamental para optimizar los procesos de compras, reducir costos y evitar errores de gestión.

Una vez más, es importante recalcar que es fundamental contar con un sistema específico para el control de compras y de costos en la elaboración del menú en base al presupuesto predefinido, considerando las informaciones del menú mensual y registrando correctamente los costos fijos, así como, con la posibilidad de prorratear por “Servicio” a ofrecer.

Asegúrese de que el software para la gestión de compras que utiliza actualmente ofrezca informes analíticos y sintetizados para un correcto análisis diario de los procesos y resultados:

  • Evolución de costos e impacto financiero;
  • Comparativo entre Costo Estándar x Costo Planificado;
  • Comparativo entre Estimados x Efectivos;
  • Porcentaje del CMV – Costo de Materias Primas Vendidas;
  • Porcentaje de Mano de Obra (MDO) y Gastos.
  • DRO – Demostrativo de Resultado Operativo: para que pueda analizar los resultados de la gestión de cada UAN sin la necesidad de un cierre contable;
  • Estratificación de resultados por empresa, por región, por supervisor, por sucursal y por proveedores pertenecientes a las curvas A, B y C.

Vea cómo un software específico para la gestión de compras, el TecFood, le ayudará a evitar errores en los procesos de compras

  • Evita fallas en la comunicación con proveedores;
  • Impide que haya solicitudes de compra sin estandarizar, recibidas por correo electrónico y sin historial;
  • Previene fallas en el control de stock y en el monitoreo de las compras;
  • Evita compras descentralizadas y sin integración con otros sectores;
  • Proporciona formas de analizar el flujo de comidas proporcionadas de manera asertiva;
  • Favorece el control de métricas y objetivos definidos para acompañar los gastos del restaurante corporativo;
  • Dificulta la existencia de procesos manuales y sin ningún control preciso de los datos;
  • Evita errores humanos, duplicidad de datos, etc.

Una vez más confiar en el TecFood para asegurar un análisis basado en datos, informes y gráficos es una decisión correcta, así tomará decisiones más asertivas y garantizará el éxito del proceso de compras de sus restaurantes corporativos.

Concienciación sobre el desperdicio de alimentos también es responsabilidad del sector de compras

El correcto uso y manipulación de los alimentos es una de las palancas que tenemos para reducir los impactos ambientales y sociales negativos del consumo.

Sin embargo, aunque el volumen de producción de alimentos en Brasil es alto, una parte importante se desperdicia. Brasil desperdicia alrededor de 41 mil toneladas de alimentos al año. A nivel mundial, más de un tercio de los alimentos producidos se pierden o desperdician, lo que equivale a unos 1300 millones de toneladas de alimentos.

Entre las cantidades, el 30% correspondió a cereales; entre el 40% y el 50% comprende raíces, frutas, hortalizas y semillas oleaginosas; el 20% involucra carne y productos lácteos; y el 35% es pescado. Se estima que estos alimentos serían suficientes para alimentar a dos millones de personas.

En este contexto, la reducción de pérdidas y desperdicios de alimentos también debe ser una prioridad para el área de compras. Por lo tanto, comprender el desperdicio de alimentos es crucial, ya que afecta el medio ambiente, las personas y, por supuesto, los bolsillos de los gerentes.

Vale recordar que una encuesta realizada por Ecovadis, en 2017, con 120 empresas de Europa y Estados Unidos, apuntaba que las compras sostenibles ya traían, en su momento, beneficios como la mejora de la reputación de marca, señalada por el 90% de ejecutivos, desarrollo de relaciones más confiables y duraderas con los proveedores en opinión del 70% de los líderes empresariales, y aumento de ventas, según el 50% de los encuestados.

¿Cómo puede el sector de compras reducir el desperdicio de alimentos?

Uno de los principales problemas con la reducción del desperdicio de alimentos es que, sin información en tiempo real sobre la condición, el estado y el inventario del stock, ¿qué opciones tienen las empresas para resolver sus problemas de desperdicio y optimizar la gestión de desperdicios?

El desperdicio de alimentos es un problema evidente a lo largo de la cadena de suministro, pero la mayor parte ocurre durante la producción y después del consumo, en cuyo caso sería el resto ingesta. El resto ingesta es la cantidad de alimentos devuelta en el plato o en la bandeja, y debe ser analizado no solo desde el punto de vista económico sino también para ser conscientes de la falta de alineamiento de las preferencias del cliente, lo que puede señalar una mala calidad del producto entregado por el proveedor, además de porciones de alimentos incorrectos, con elevadas cantidades.

El resto ingesta es también la relación entre el resto devuelto en los platos y la cantidad de comidas ofrecidas, expresada en porcentaje. Se puede decir que son aceptables tasas inferiores al 10% por servicio.

La evaluación del índice del resto ingesta tiene como objetivo conocer el volumen de despedicio en los platos en relación a la cantidad de alimentos producidos.

Además, una buena idea es impulsar una campaña de concienciación para que la gente sirva la comida en su justa medida y sin exagerar. Invertir en políticas y procesos de calidad es una excelente alternativa para minimizar o remediar este problema.

Otro punto directamente relacionado tanto con el desperdicio de alimentos como con los costos es la sobra limpia. La sobra limpia son los alimentos producidos y no distribuidos, es decir, quedan retenidos en las cubas o en las cazuelas, es decir, aún no han ido al buffet. Para reducir la cantidad de sobra limpia, una buena alternativa es realizar evaluaciones diarias.

El control de resto ingesta es complejo de realizar, más que el control de las sobras limpias, ya que tiene que ver con el cliente y su relación con las comidas. Los tipos son causados ​​por diferentes factores y por también variables de la vida cotidiana.

La cantidad de sobra limpia debe estar relacionada con la cantidad de comidas servidas y el margen de seguridad que se definió al momento de la planificación.

Se deben realizar los registros de estas cantidades, ya que sirven como subsidios para implementar medidas de corrección, racionalización, reducción de desperdicios y optimización de la productividad.

Si los registros del porcentaje de resto ingesta y la sobra limpia arrojan cifras superiores al 10% en comunidades sanas y al 20% en comunidades enfermas, se asume que los menús son inadecuados, es decir, pueden haber sido mal planificados o mal ejecutados.

Por lo tanto, las UANs, que son los establecimientos que trabajan con la producción y distribución de alimentación para las comunidades, deben implementar una política de procesos y parámetros propios para eliminar tales ocurrencias.

Descargue el E-book y aprenda a identificar los puntos críticos y garantizar la reducción de costos y la alta productividad en su restaurante corporativo

¡Le deseamos una buena lectura!

 

Procesos bien definidos en restaurantes corporativos y reduccion de costes

 

Es interesante buscar algunas soluciones o aplicaciones, con funcionalidades que permitan la programación y elección de platos para el día siguiente, entre otros

Según ABREU (2003), los restaurantes deben medir las sobras a lo largo del tiempo y definir un parámetro para las UANs. Esto permite tener una imagen más clara de la situación real de los restaurantes, permitiendo al gerente de Unidad medir el resto ingesta x las sobras limpias, lo que ayuda a minimizar las compras innecesarias y, por supuesto, el desperdicio.

La reducción del desperdicio y pérdida de alimentos en el mercado de food service se puede lograr a través de nuevas plataformas de gestión, es decir, utilizando un buen sistema para reducir  desperdicios de alimentos, modular y configurable, y que sea ideal para el tamaño de sus empresas, tales como el TecFood.

Al hacer uso de la tecnología para optimizar la gestión de los procesos de compra de su concesionaria de alimentación, es posible reducir desperdicios y estar en el camino para ayudar a lograr el Objetivo de Desarrollo Sostenible de la ONU de reducir a la mitad la pérdida y el desperdicio de alimentos para 2030.

Para optimizar la gestión de los procesos de compras y crear políticas de compra de alimentos sostenibles, los gerentes deben incluir métricas como:

  • Porcentaje de compras de productos o categorías específicas que cumplen con los criterios de sostenibilidad definidos;
  • Mejoras en el valor nutritivo de la ofertas de comidas y meriendas, con el uso de fichas de preparación de alimentos;
  • Proveedores: desarrollar asociaciones con otras instituciones que también deseen adoptar políticas de compras sostenibles de alimentos, etc.

Sepa que una cadena productiva sostenible comienza con el establecimiento de un buen proceso de compras sostenibles y de un software para la gestión de compras que integre todos los sectores de su UAN. ¡Conozca el TecFood!

La gestión de compras debe ser la mejor solución para optimizar el proceso de compras en los restaurantes corporativos

Hasta hace poco tiempo, el proceso de compra se realizaba de forma manual, en papel o a través de planillas. Sin embargo, no son exactos, especialmente cuando descubrimos un pago doble por una compra importante, o cuando la producción de la cocina necesita cambiar el menú planificado, debido al retraso en la entrega de suministros por la falta de control en los pedidos. Es decir, el flujo de trabajo se vuelve insuficiente.

A través de un buen software para la gestión de compras el gerente puede realizar algunas tareas que marcarán la diferencia, podemos mencionar:

  • Uso de la tecnología a su favor para eliminar tareas manuales y costos de operación innecesarios con actividades automatizadas;
  • Eliminación de desperdicio, retrabajos, registros y almacenamiento manuales de papeles;
  • Precisión y consistencia de los datos; centralización de informaciones;
  • Gestión a través de informes gerenciales con indicadores para el monitoreo de la operación y agilidad en las tomas de decisiones.
  • Realización del análisis de datos en tiempo real;
  • Administración de proveedores; conformidad e informaciones de contrato, etc.

El software TecFood puede hacer todo esto y mucho más! Permite la visibilidad y la precisión contínuas de los datos financieros. Además, con esta específica solución para la gestión de los procesos de compras es posible realizar:

  • Flujos de trabajo flexibles que se adaptan a las necesidades de la empresa e Integración con ERP;
  • Aprobaciones de compra con rutas predefinidas de jurisdicción, a través de Aplicaciones;
  • Emisión de reportes y gráficos que permiten a los gerentes monitorear el stock y otras informaciones relacionadas con el proceso.

Portal de compras enfocado en el food service, ¿tiene uno?

El proceso de compras de materias primas para la producción de comidas, inclusive de la producción de comidas transportadas se puede optimizar a través de una herramienta que simplifica, automatiza y agiliza la comunicación entre el comprador y el proveedor. Es el caso del Portal de Compras en la web, que optimiza tiempo y aumenta la productividad de los involucrados, además de hacer más práctico el proceso de compra para el gerente de compras y el proveedor.

Usar la tecnología como brazo fuerte para realizar sus cotizaciones de precios con los proveedores optimiza la comunicación, y el gerente de compras no pierde tiempo enviando correos electrónicos o pasando horas al teléfono haciendo este levantamiento.

Pero cuando las solicitudes de compra se envían a través del Portal de Compras como es el del TecFood, los compradores pueden, entre otras ventajas, consultar fácilmente el estado del pedido, realizar negociaciones y generar autorizaciones de compra de manera integrada con su back office.

Para el proveedor, otra practicidad es que el Portal de Compras de TecFood permite la gestión de pedidos a través de la pantalla de un celular o tablet, haciendo más ágil y práctico el control.

Así, es posible evitar errores en las solicitudes de compra, fortalecer la relación con los proveedores, reducir el tiempo de trabajo de sus equipos, optimizando toda la gestión del proceso de compras.

¡Conozca la aplicación para aprobaciones de compras por nivel, integrada al TecFood!

Se sabe, entonces, que los gerentes necesitan aprobar la compra de acuerdo con el presupuesto. Este paso es esencial para garantizar que se logren todos los resultados.

Como se mencionó, los gerentes pueden contar con una solución tecnológica que permite una gestión más precisa de las órdenes de compras, además de establecer la ruta ideal de aprobación, con las determinaciones de los valores por autoridad.

¡Vea esta buena noticia que le tenemos! A través de la aplicación Approve, de Teknisa, el gerente tiene acceso a los valores de los gastos y de las proyecciones, además del presupuesto estimado para las compras de cada Unidad. Ideal para líderes que necesitan una opción rápida, innovadora, estratégica, intuitiva para las aprobaciones de compras y con la ventaja de la movilidad. La funcionalidad de la Aplicación Approve se integra con el módulo/sistema de la Cadena de Suministros (Supply Chain) de Teknisa, necesario para que la aplicación funcione a pleno rendimiento.

¡Agilice los procesos de compras con la app Approve by Teknisa!

Aplicativos para processos de compras para restaurantes corporativos

De esta forma, los gestores pueden tener acceso a las órdenes de compra desde cualquier lugar, pudiendo aprobarlas sin burocracia.

Cabe mencionar que cada demanda de compras se muestra detalladamente para facilitar la toma de decisiones; esencial para el éxito de los restaurantes colectivos en un escenario cada vez más competitivo.

La tecnología de la APP Approve también es fundamental para optimizar el control de los costos de los restaurantes corporativos, ya que señala el promedio de gastos realizados con las compras.

¿Vamos de compras? ¡La tecnología es su mejor aliada para la gestión de los pedidos de compras y presupuestos!

Para optimizar su proceso de compra, asegurar el control de los costos o la gestión en su conjunto, apoyarse en herramientas tecnológicas es siempre una opción estratégica para garantizar, sobre todo, resultados positivos para sus ingresos.

Los sistemas Teknisa para la gestión en alimentación, combinados con buenas prácticas de gestión, promueven ganancias en productividad y rentabilidad para sus UANs, garantizando una gestión completa desde las compras hasta las ventas.

 

 

Conclusión

Hemos visto en este artículo que los gerentes de restaurantes corporativos deben tener una comprensión clara del flujo de trabajo en el sector de compras, revisar regularmente qué funciona bien y qué se puede optimizar para una mayor eficiencia del negocio.

Entre analizar proveedores, negociar los mejores precios, garantizar la estandarización de la producción de la cocina y los términos del contrato, y gestionar las compras, significa tener habilidades analíticas y tener una perspectiva completa de cada parte del proceso de compra.

Para ello, es importante utilizar un software para la gestión de compras, como el TecFood, que permite tener mucho más control sobre las compras en todos los niveles y ayuda a minimizar el desperdicio y, por supuesto, a reducir costos.

¡Sepa que el software para la gestión de compras TecFood cuenta con un Portal de Compras exclusivo para restaurantes corporativos, que también es utilizado por las grandes empresas de alimentación!

¡Tenemos el mejor software para la gestión de restaurantes corporativos de América Latina!

Si desea saber cómo optimizar la gestión de los procesos de compras de su restaurante corporativo, hable con uno de nuestros asesores.

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Los productos de Teknisa son para pequeñas, medianas y grandes empresas

  • ODHEN: Automatización comercial
    Bares, Restaurantes, Pizzerías, Cafeterías, Hamburguesas, y similares.
  • TECFOOD: Comida corporativa
    Restaurantes Corporativos, Comida Hospitalaria, Comidas Escolares, Catering Aéreo, Buffets y Eventos, UANS, Comidas Transportadas y similares.
  • PEBBIAN ERP: Industrias
    Industrias de Alimentos, Bebidas, Cosmética, Química y Farmacéutica.

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