Sistema de compras reduce 2% de los costos en restaurantes corporativos

El uso de un buen sistema de compras para promover la reducción de costos, mejorar la gestión de la cadena de suministro y la gestión de proveedores en los restaurantes corporativos minimiza varios problemas. Se sabe que las cadenas de suministros se han visto impactadas por la tecnología 4.0. Con innovaciones disruptivas que cambian el panorama de muchas industrias y sus modelos comerciales, los procesos cada vez más digitalizados y el crecimiento exponencial de las tecnologías dictan las reglas.

En este artículo vamos a hablar de cómo hacer compras más inteligentes para restaurantes corporativos, con más agilidad y eficiencia, a través de software específicos para el segmento de comida fuera del hogar, que operan de forma integrada con otras áreas.

¡Buena lectura!

Comprenda la importancia de la gestión de compras

Realizar la gestión de la cadena de suministros en los restaurantes corporativos minimiza varios problemas. Se sabe que las cadenas de suministros se han visto impactadas por la tecnología 4.0. Con innovaciones disruptivas que cambian el panorama de muchos sectores y sus modelos de negocios, los procesos cada vez más digitalizados y el crecimiento exponencial de las tecnologías dictan las reglas.

En este artículo vamos a hablar de cómo hacer compras más inteligentes para restaurantes corporativos, con más agilidad y eficiencia, a través de software específicos para el segmento de alimentación fuera del hogar, que operan de forma integrada con otras áreas.

Las tecnologías digitales favorecen las innovaciones de los procesos de la cadena de suministros, permitiendo interacciones instantáneas con los proveedores a través de portales de compras web, además de orientar al comprador a realizar estratégicamente las mejores compras, con el fin de automatizar las actividades operativas.

Las tecnologías están permitiendo una mayor eficiencia en los modelos operativos de las cadenas de suministro, remodelando el sector de compras y suministros.

Como sector estratégico, no es de extrañar que la gestión de compras sea una de las actividades más importantes en la cadena de suministros. Ya que, a través de una buena gestión y un excelente sistema de compras, es posible agregar valor al negocio, reducir costos, trabajar con previsibilidad, satisfaciendo las necesidades del restaurante corporativo o de las Unidades de Alimentación y Nutrición (UAN).

Si usted quiere saber cómo optimizar la gestión de compras en la cadena de suministros de su restaurante corporativo o Unidades de Alimentación (UAN), siga leyendo.

Gestión de la cadena de suministros: compras más inteligentes

La gestión de compras es un proceso estratégico y no se limita al acto de comprar y monitorear las entregas, ya que involucra cuestiones relacionadas con costos, negociación y calificación de proveedores. Veamos algunos puntos:

• Es necesario prestar atención al tema de precios, calidad, etc., porque debido a los altos costos que resultan de compras mal hechas —para restaurantes corporativos o Unidades de Alimentación y Nutrición (FNU)— es difícil lograr un buen margen de beneficio;
• Otro factor relevante en una buena gestión de compras tiene que ver con la definición previa de un presupuesto de compras, el cual puede establecerse por Unidad, además de definiciones de valores límites por comprador, definición de límites para aprobar compras, entre otras prácticas en este mercado;
• Aún sobre las definiciones de autoridad, la tecnología puede contribuir, y mucho, a través de software de compras y aplicaciones (Apps) a las que se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil, notificando a los responsables, además de permitir, por ejemplo, aprobar y confirmar pedidos o solicitudes de compra de manera ágil y eficiente.

Para alcanzar la excelencia en la adquisición de materias primas, es necesario contar con un sistema de gestión de compras de referencia en el mercado que permite la definición de estándares y procesos bien definidos, flujo de trabajo, a través del cual las cadenas de suministros se racionalicen más, para cumplir con los métodos apropiados, para reducir costos y desperdicios y monitorear las relaciones con los proveedores de manera efectiva.

Pero, ¿cuál es realmente la diferencia entre suministros, compras y cadena de suministro? ¡Entienda!

¿Qué es la cadena de suministro?

Según Ronald H. Ballou (2009, p. 29), la cadena de suministro “[…] es un conjunto de actividades funcionales (transporte, control de stock, etc.) que se repiten muchas veces a lo largo del canal por el cual las materias primas se convierten en productos terminados, a los que se les agrega valor para el consumidor».

¿Cuál es el papel del sector de compras?

El papel del sector de compras es involucrarse con el proceso sistemático de adquisición y es a través de este que se adquieren los bienes y servicios. Compras, también se ve como una función transaccional de la cadena de suministros en la adquisición de bienes y servicios. Y esto funciona cuando se trata de compras y restaurantes corporativos.

¿Qué es la gestión de la cadena de suministro? (SCM)?

Conocida como cadena de suministro, “cadena de suministros”, o “cadena logística”, en la traducción al portugués, consiste, según Sevenson (2007), en una filosofía empresarial que actúa con el fin de integrar las actividades, actores y recursos dependientes entre los diferentes niveles de los puntos de origen y consumo en los canales.

Por lo tanto, la gestión de la cadena de suministros es el manejo de todo el flujo de producción de bienes y servicios, desde los componentes brutos hasta la entrega final al consumidor.

Considere tener el mejor sistema para la gestión de compras

• Elabore las fichas técnicas de alimentos con las definiciones de cantidades per cápitas de acuerdo al perfil del consumidor y reglas contractuales;
• Defina el número de comensales por cada servicio que se brindará;
• Planifique el menú en base a la meta de costo establecida para cada servicio;
• Seleccione y califique proveedores para mejorar la calidad de los insumos, el cumplimiento de las entregas, entre otras ventajas;
• Calcule automáticamente, a través de un software ERP para la gestión de alimentos, la necesidad real de compras de productos alimenticios por Unidad, considerando informaciones importantes, como: inventario de stock, marcas, stock de seguridad de la materia prima, periodicidad de entrega del proveedor que atiende a la región, entre otras particularidades;
• Genere el proceso de cotización de precios con proveedores para la posterior determinación de mejores compras, teniendo en cuenta factores claves con el precio objetivo, aprovechamiento de crédito, inflación, mejores plazos y formas de pago;
• Determine métricas para medir si la cadena de suministros del segmento de alimentación es eficiente, eficaz y si agrega valor al cliente final y cumple con los objetivos de la empresa de alimentación;
• Controle las órdenes de compra y coteje las Facturas de entrada de mercancía de alimentos con las autorizaciones realizadas;
• Coordine la logística de entrega y posibles devoluciones de mercancías;
• Establezca procesos para monitorear la información a lo largo de la cadena de suministros y garantice el cumplimiento.

Siga leyendo y vea cuáles son las tendencias en la gestión de la cadena de suministros para optimizar su restaurante corporativo y tener más posibilidades de éxito.

Tendencias en la gestión de la cadena de suministros

El sector de la logística ha sufrido un gran cambio en los últimos años, pasando de un rol puramente operativo que reportaba a las ventas y estaba enfocado en asegurar el suministro de materias primas al sector productivo y la entrega al consumidor final, a una función independiente de gestión de la cadena de suministros.

El enfoque de la función de gestión de la cadena de suministros ha cambiado hacia procesos avanzados de planificación. En otras palabras, lo que los compradores o jefes de unidades, antes estaban enfocados solo en operaciones tácticas de movimiento de productos, hoy enfrentan un gran desafío y riesgo en las operaciones de la cadena de suministros.

Esto requiere un pensamiento innovador y las empresas corren el riesgo de fracasar si no logran adaptarse a esta nueva mentalidad.

Y la Industria 4.0 requiere que las empresas reconsideren la forma en que diseñan su cadena de suministros. Incluso porque varias tecnologías están cambiando las formas tradicionales de trabajar. Además, las tendencias y expectativas de los clientes han interferido en todos los procesos de la cadena de suministros.

Además de la necesidad de adaptarse, las cadenas de suministros también tienen la oportunidad de alcanzar un nivel de eficiencia operativa, apalancar modelos de negocio y transformar la gestión empresarial con el uso de la tecnología, con sistemas de gestión específicos para el segmento de alimentos, como Apps y plataformas online. conectando los sectores del restaurante corporativo, así como un canal directo e integrado con los proveedores.

La transparencia en línea y el fácil acceso a una gran cantidad de opciones sobre dónde comprar y qué comprar impulsan la competencia de las cadenas de suministros.

Para desarrollar estas tendencias y hacer frente a los requisitos cambiantes, las cadenas de suministros deben volverse mucho más rápidas, granulares y, por supuesto, más precisas.

Por eso, los procesos de su cadena de suministros deben realizarse de manera consistente con sistemas de gestión de compras y suministros que le permitan a su empresa estar en una posición privilegiada para estimular el crecimiento.

Gestión de compras para restaurantes corporativos: cómo llevar a cabo este proceso de forma eficiente

Coordinar el flujo de productos y servicios entre empresas es uno de los retos en la gestión de la cadena de suministros. Por esto, la decisión de cuándo, cómo y cuánto comprar se convierte en una preocupación constante para los gerentes de restaurantes corporativos, que muchas veces no cuentan con sistemas específicos que automaticen el proceso de compra de alimentos.

En esta toma de decisiones debe existir una integración entre las áreas de la cadena de suministros, principalmente con el área de Planificación de Menús.

Nunca está de más insistir en la idea de que debe existir la interrelación de los demás sectores del canal de suministros, tales como: producción, stock, compras, entre otros.

Siendo así, es necesario reconocer que la dependencia de estas áreas puede afectar positivamente el desempeño de la cadena de suministro. Esta comunicación entre sectores es fundamental para lograr una integración efectiva entre áreas y procesos a lo largo de la cadena de suministros de restaurantes corporativos.

Aun cuando, las necesidades del área de producción (en la cocina), que utiliza como orientador el menú previamente elaborado, los datos del stock entre otros indicadores -que representan la demanda a ser comprada-, es necesario que los productos estén disponibles en el plazo exacto para la ejecución de los servicios y atención al consumidor de comidas. Por eso, las compras siempre deben estar bien planificadas o programadas.

Naturalmente, cuanto más eficientes sean los procesos de su cocina, más dinero, tiempo y energía ahorrará. Así como una mejor visibilidad, previsión y coordinación de la demanda, reduciendo una serie de problemas en la cadena de suministros de los restaurantes, como exceso y/o falta de stock de este.

Gestión de compras centralizadas para UAN – ¿Es una buena idea?

Según una encuesta del Escenario de Food Service realizada frecuentemente por Teknisa, la mayoría de las empresas de food service adoptan el modelo de compras de forma centralizada. Este tipo de control permite la gestión centralizada de compras por volumen que conducen a mejores precios y condiciones, optimización de recursos y la capacidad de trabajar con proveedores más grandes.

Sin embargo, todavía existen concesionarias de alimentación que no adoptan el proceso de compra centralizado de productos alimenticios, o que enfrentan desafíos para implementar el proceso de centralización de compras, simplemente porque no utilizan herramientas tecnológicas eficaces.

Siendo así, para una mejor fluidez, es importante considerar el uso de un software de gestión de compras de productos alimenticios que sea capaz de hacer una buena planificación de las necesidades de materias primas y suministros, y que especifique la periodicidad de entrega, cantidad y límite de seguridad.

Es decir, en base al menú, a través de un buen sistema de compras, es posible calcular con cuántos días de anticipación debe estar disponible su producto. Por lo general, lidiar con el límite de seguridad requiere cumplir preparativos más elaborados de acuerdo con el  el servicio que se va a prestar.

Sugerencia: contar con procesos automatizados en su restaurante corporativo para la gestión de compras hace que sea más fácil tener pedidos precisos, lo que significa tener menos artículos en stock, una mayor rotación de insumos y gastar menos tiempo para los registros de recibimientos de mercancías o solucionar faltas.

Entienda cómo funciona un sistema de compras en restaurantes colectivos

La clave para una gestión eficiente de la cadena de suministros (supply chain) es la integración fluida de proveedores y compradores, es decir, de los proveedores de materias primas, pasando por la distribución y llegando a los canales de venta. Cada sector debe estar perfectamente integrado.

Dada la complejidad, es necesario tener la certeza de que sólo un sistema de compras para mantener la integración de manera sistemática. Pero no debe ser un sistema cualquiera, es decir, debe ser específico al negocio, ya que existen varias particularidades en este mercado.

En términos más prácticos, imagine que la cocina de un restaurante corporativo no tenga un plan de menú o un sistema de cotización de precios de alimentos, es decir, un flujo regular de compras de suministros y materias primas.

Debido a esto, es necesario llevar a cabo el proceso de abastecimiento (ver más abajo qué es un proceso de abastecimiento) que implica extraer el costo total de adquisición de materias primas y servicios a través del mapeo y evaluación de las especificaciones de materiales, servicios y niveles de proveedores.

Con un sistema de gestión de compras para la alimentación colectiva, el sector de compras debe requerir funciones importantes del mismo. El software para la gestión de compras debe calcular de forma automática y precisa las materias primas necesarias y programar la reposición de insumos a medida que se agote el stock o en función de la necesidad de producción en base a las fichas técnicas elaboradas según el perfil de la Unidad, en el número estimado de comensales y en la planificación previa del menú.

En este caso, el departamento de compras coordina, junto con el sector de producción, el flujo de materiales en el canal de suministros, teniendo en cuenta el plazo de entrega del producto y las necesidades de la cocina.

En el video a continuación, puede ver el video de Food Service: Sistema para una gestión de compras mucho más inteligente

Vea algunos ejemplos de procesos que pueden ser optimizados utilizando un software de gestión para restaurantes corporativos

• Registrar productos y fichas técnicas con sus especificaciones;
• Preparar menús por servicio con anticipación, con base en el perfil de la Unidad, restricciones contractuales y de acuerdo al número de comensales;
• Realizar el control interno de los pedidos, por Unidad / Restaurante Corporativo;
• Proporcionar un canal web de comunicación, integrado al sistema de compras, con acceso rápido y práctico a través de dispositivos móviles como teléfonos inteligentes, para facilitar y agilizar el intercambio de informaciones durante el proceso de cotización de precios entre compradores y proveedores;
• Controlar el stock; eliminando incertidumbres a lo largo del canal de suministros;
• Crear flujos de compras de productos alimenticios cuidadosamente sincronizados con las respectivas demandas del área de Planificación.

Tener un sistema de gestión de compras y suministros integrado que unifique todos estos procesos, almacene todos los datos de forma segura y realice tareas de forma automatizada en una solución On-Premise u On-Cloud es primordial. Por eso, Teknisa ofrece el TecFood by Teknisa. ¡Contáctese con nosotros! ¡Programe una demostración!

¿Qué es el proceso de abastecimiento?

Conocido como el Abastecimiento Estratégico -también llamada de Matriz Estratégica de Abastecimiento – es una metodología para crear valor a partir de una mayor colaboración entre todos los sectores de la cadena de suministros.

El proceso de abastecimiento es una estrategia de compras para crear valor en los procesos de compras, enfocada en generar resultados mutuamente beneficiosos para todas las partes involucradas.

El abastecimiento estratégico se centra en la convergencia y el mantenimiento de las relaciones comprador-proveedor. El objetivo es aprovecharlos, explotar sus capacidades, integrar y complementar las principales competencias de los diversos socios de la cadena de suministros, con el fin de proporcionar valor, eficiencia de costos y crear interdependencia entre ellos.

La metodología de Abastecimiento Estratégico tiene como objetivo

• Optimizar la estructura de los productos;
• Maximizar el costo/beneficio de las compras;
  Reducir costos;
• Aumentar el desempeño de la cadena productiva;
• Implementar estrategias de relacionamiento con los proveedores;
• Mejorar la calidad y agilidad de los procedimientos operativos.

¿Cómo cotizar precios con proveedores enfocados en restaurantes corporativos?

Con tantos cambios en el mercado de food service, hoy en día tenemos muchas más posibilidades y formas de gestionar y controlar la cadena de suministros y el sector de compras de los restaurantes corporativos.

Por ello, realizar el proceso de selección de proveedores es fundamental para realizar la cotización del restaurante corporativo, con el fin de incrementar la competitividad de la empresa.

Y para ello, es necesario evaluar a diferentes proveedores en base a criterios específicos:

• Calidad de los productos;
• Desempeño de entrega;
• Tabulación de cotizaciones;
• Elección de precio;
• Emisión de la orden de compra en el ERP con las condiciones negociadas;
• Fecha de entrega y cantidad; entre otros.

Siendo así, la calificación de los proveedores juega un papel importante en el proceso de cotización de los precios, de los insumos en los restaurantes corporativos, con el objetivo de proporcionar insumos de calidad y una mejor prestación de los servicios.

Además, el proceso de selección de proveedores juega un papel importante en la reducción de costos, la mejora de las ganancias y la calidad de los productos.

Uno de los objetivos de tener un software de gestión de alimentos que califique a los proveedores es, además de la necesidad de reducir el costo total de adquisición, reducir los riesgos en el momento de la compra, maximizar el valor total para el comprador y desarrollar relaciones. de proximidad y largo plazo entre compradores y proveedores.

Con el sistema de gestión para restaurantes corporativos, se integra la información del área de Planeación de Menús con el área de compras de insumos alimenticios para que los compradores puedan realizar cotizaciones y anticiparse a las necesidades, reduciendo el plazo de entrega y su variabilidad.

Factores importantes en la selección de proveedores para restaurantes corporativos

Con un buen software ERP para la gestión de la alimentación colectiva, la empresa se hace cada vez más capaz de seleccionar proveedores que cumplan con las características necesarias para la construcción de una sociedad, lo que permite realizar compras con más calidad, reducción de costos y, por supuesto, mayor flexibilidad y ganancias en el proceso.

Considerando que una mala elección de proveedor puede llevar a la cadena de suministros a sufrir pérdidas importantes y a afectar el desempeño de la empresa, los gerentes de compras deben prestar atención a los criterios de selección de proveedores.

A menudo, la gestión es manual y no existe una calificación previa de los proveedores. Por ejemplo: la recopilación de precios de los proveedores se realiza manualmente, ya sea por correo electrónico, WhatsApp o teléfono, y los datos no se actualizan periódicamente. ¡Eso es muy malo!

Hay, por ejemplo, datos referentes a plazos de entrega de proveedores que se introducen una vez y se mantienen inalterables durante años (a veces ni siquiera eso lo hacene algunos compradores, dada la urgencia de la compra).

Además, se puede observar que los datos de planificación o previsión de compras no se determinan automáticamente, con base en los menús planificados y en las informaciones del stock, es decir, se ingresan y consolidan manualmente por los compradores, luego del envío de los pedidos por parte de las Unidades. Y así, la actividad logística de la empresa es la acaba sufriendo.

Siendo así, optimizar el proceso de gestión de la cadena de suministros con un software de gestión específico para el segmento permite mejorar la estructura organizacional. Por lo tanto, las concesionarias de alimentación cuentan con soluciones integradas para mejorar el desempeño y lograr mejores resultados.

Sugerencia: tenga en cuenta que la selección adecuada de proveedores reduce los costos de compra, mejora las ganancias, disminuye el plazo de entrega del producto, aumenta la satisfacción del cliente y fortalece la competitividad.

Conclusión

Los restaurantes corporativos exitosos no solo se preocupan por la eficiencia con costos y con la cadena de suministros, sino también por saber cómo adaptarse rápidamente a los cambios tecnológicos, manteniendo la alineación del sector y, por supuesto, del negocio.

Transformarse en una cadena de suministros 4.0 requiere que los recursos relacionados con la digitalización sean muy bien aprovechados en la organización.

Siendo así, se deben instituir controles y procedimientos para evitar que los costos se salgan de control. Por lo tanto, adquirir sistemas que integren los sectores de la organización, incluida la cadena de suministros, y que permitan un mejor desempeño de los restaurantes corporativos con optimización de procesos, agilidad y asertividad en la toma de decisiones, es la solución más efectiva.

Considere conocer el TecFood by Teknisa, el mejor sistema del mercado de food service, utilizado por los principales players del segmento, que integra todas las áreas del restaurante corporativo, inclusive con el Portal de Compras, también para uso del proveedor, permitiendo agilidad en el proceso de cotización de precios, mejores negociaciones, eliminación de retrabajos para los sectores de compras de los restaurantes corporativos, generando eficiencia en el proceso, promoviendo mejores tomas de decisión, reducción de costos y ganancia de productividad.

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¡Hasta la próxima!