Referencia en el ramo de restaurantes corporativos, el Grupo Risotolândia usa el Sistema TecFood hace casi 20 años y fue pauta en la edición nº 121 de la Revista Food Service News. La empresa estaba en busca de controles más eficaces e invirtió en proyectos que orientaban a la reducción de costos, como la Consultoría en Procesos, de Teknisa.

Esa alianza resultó en más objetividad en la planificación y aumentó la productividad del equipo. Vea la materia completa:

Optimizar procesos para mejorar los resultados

Referencia en el ramo de restaurantes corporativos, Risotolândia tiene matriz en Curitiba y ha invertido en proyectos que buscan la reducción de los costos

Y en un mercado cada vez más competitivo, los detalles gerenciales pueden hacer toda la diferença para alcanzar resultados más eficaces. Una buena estrategia para minimizar las fallas es enfocar en la mejora de procesos. Sin embargo, con la intensa rutina empresarial, ni siempre es posible parar y tener una visión más crítica para el proprio negocio.

En el sector de food service ese panorama es aun más complejo, ya que es necesario prestar atención a las diversas áreas que son superiores en el segmento en sí. Existe toda una estructura por detrás de las rutinas de la cocina y, entre las diversas tareas, es necesario lidiar con facturación, ingreso de facturas y cotizaciones con proveedor, por ejemplo.

Por más que la alta gerencia concentre esfuerzos para tener el dominio de todos los procesos, es comprensible que una cosa u otra pase desapercibida y acabe comprometiendo las metas establecidas. Algunas medidas pueden y deben ser tomadas para cambiar esos temas.

Automatizar las tareas a través de un software de gestión es una solución ventajosa que implica en la optimización del tiempo y en la reducción de los costos. Pero, al invertir en tecnología es importante que los colaboradores sean capacitados para que estén aptos a utilizar la herramienta de la mejor manera.

Hace casi dos años, Risotolândia – referencia del ramo de restaurantes corporativos en Curitiba, decidió que era hora de innovar los procesos gerenciales para alzar vuelos más altos y empezó a desarrollar proyectos internos, como la creación del área de contraloría, que generó un fuerte cambio de cultura en la empresa. Para complementar esa nueva realidad, en julio del año pasado, se firmó una alianza con Teknisa para la aplicación del proyecto de Consultoría en Procesos – que tenía como objetivo realizar un levantamiento de datos en las áreas de planificación, compras, facturación y operación (unidades) evaluando los procesos actuales, detallando los puntos críticos y proponiendo mejores prácticas.

Centralizando la información y los procesos

Hace casi 20 años la empresa ya utiliza el software TecFood, que es una solución completa para el segmento de food service en el sentido de promover facilidad en la planificación de menú, control de stock y administración de las compras y de los costos de producción.

Pero, a lo largo del tiempo, es común que las informaciones se pierdan, principalmente cuando hay cambio de colaboradores o cambio de funciones, tales como promociones de cargo, viajes, entre otros. Y, además, ocurre también que los nuevos usuarios que asumen el puesto no traen consigo el conocimiento del antiguo colaborador que dominaba la forma de usar el sistema. Queda, entonces, comprometida la efectividad de la gestión.

Es por ese y otros motivos que un proyecto que comprendiese nuevas capacitaciones en el sentido de recuperar el conocimiento y aumentar el desempeño del nuevo equipo era primordial.

Entonces, al iniciar el proyecto en Risotolândia, la directora de mercado de Teknisa, Cíntia Rios, cuenta que un levantamiento fue realizado y generó un diagnóstico que trazó los próximos pasos que serían dados rumbo a la efectivación de las mejores prácticas. “El proyecto tuvo una duración promedio de seis meses. Analizamos el escenario actual de la empresa y, a partir de eso, evaluamos cuales eran los puntos críticos, qué procesos no eran empleados y cuales eran las oportunidades de mejora que existían. Luego, programamos una reunión incluyendo al directorio, presentamos las principales dificultades y cuales eran las posibilidades que existían para alcanzar buenos resultados”, recuerda.

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Con grandes posibilidades

La coordinadora del proyecto, Pollyanna Costa, considera que la empresa, de hecho, necesitaba apenas un rumbo para lograr y organizarse mejor y, por eso, el proyecto se hizo necesario y fue tan eficaz. “Risotolândia necesitaba apenas algunos ajustes. En nuestra primera visita observamos que todo el proceso era hecho de manera manual, sin ningún bloqueo por el sistema. Y, así, nuestra primera sugerencia fue implantar la rutina del menú descentralizado, ya que eso permitiría más control y autonomía en los plazos”, dice.

Ella también recuerda que la gran dificultad de las unidades era en cumplir el plazo – por ejemplo, de aprobación del menú y cerrar el mismo dentro de la meta. “Casi al inicio de la implantação ya fue posible empezar a cumplir mejor los plazos y tener una visión más crítica en el sentido de las metas. Eso hizo con que los colaboradores pudiesen visualizar mejor algunos servicios que podrían disminuir la meta, temas contractuales y también de perfil”.

Tampoco no había un consumo por servicio bien definido y las recetas eran revisadas por las unidades – generando impacto en la gestión de costos y volumen de compras. “Con el proyecto fue determinado um equipo de planificación qu empezó a tener ese control de las cantidades y eso hizo que disminuyera considerablemente los problemas de compras”, afirma.

Como en todo proceso que requiere disciplina e involucra cambios en la cultura de la empresa, los primeros meses exigieron más esfuerzos, pues varias unidades no lograban cumplir los plazos – muchas porque no lograban cerra el menú en la meta y, con el proyecto, las fallas empezaron a notarse. Sin embargo, no demoró mucho para que éstas lograsen ajustarse.

Alianza de éxito

La búsqueda de Risotolândia por controles más eficaces aliado al know how de más de 26 años de Teknisa agregó valor al panorama que estaba siendo trazado por la empresa y, así, la consultoría se volvió primordial. “La implantación del proyecto contribuyó para una mayor transparencia en nuestros controles pertinentes a la etapa de planificación, resultando en ganancias comprobadas relacionadas al consumo de materiales”, afirma el gerente de contraloría, Gabriel Garcia, que está en la empresa hace 17 años.

Gabriel resalta que muchos aspectos sufrieron intervenciones necesarias, como pro ejemplo, revisiones de recetario, parametrización para consistir comensales, volumen de materia prima enviada considerando el exacto número de atención prevista, siendo todas las acciones respetando las características individuales de nuestros clientes.

“Sobre el proceso de facturación, ese pasó por mejoras. Aprovechamos al máximo todas las facilidades que el sistema nos proporciona. Elevamos la productividad del equipo y consecuentemente elevamos nuestra Garantía de Receta, por principalmente eliminar buena parte de los controles manuales existentes”
Gabriel Garcia

Enfoque para el crecimiento

Para quien busca destaque en un mercado tan amplio como el de alimentación fuera del hogar, es fundamental invertir en soluciones que proporcionen reducción de costos, mejoras internas y externas en la calidad del servicio desarrollado y facilite la gestión con indicadores puntuales.

Usar la tecnología como facilitadora de ese proceso es válido, pero, ofrecer soporte a quien trabaja operando esos sistemas también es muy importante para garantizar tanto la satisfacción de los clientes como la de los colaboradores e inversores. Para eso, es necesario aplicar metodologías modernas y específicas que sean enfocadas en las reales necesidades de la empresa.

Existe una buena expectativa para el 2017 en lo que se refiere a la recuperación de la economía nacional y, en un momento como este, en el cual aún es posible sentir los efectos de la crisis, es necesario estar atento a todas las posibilidades de crecimiento.

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