Em um cenário em que se destaca a instabilidade econômica, um projeto de redução de custos tem se tornado uma das alternativas mais relevante dentro das organizações. Muitos empreendedores e executivos têm pensado sobre esse assunto e analisado as melhores oportunidades para conseguir alcançar suas metas.

Uma forma de aplicar esse recurso com mais eficiência é contratando uma empresa que ofereça soluções efetivas para auxiliar na gestão das companhias. As consultorias que estão disponibilizadas no mercado assumem um papel fundamental, uma vez que é necessário não somente ter recursos à disposição, mas também saber como usá-los para garantir melhores resultados.

A tecnologia também tem sido uma forte aliada desse processo ao apontar caminhos alternativos e até mesmo revelar pontos conflituosos que merecem bastante atenção por parte dos profissionais de diferentes áreas.

Redução de custo no Food Service

Soluções

A Teknisa – que está presente em seis países e possui uma atuação forte nos setores de indústria alimentícia, farmacêutica e química – tem um projeto de redução de custos bastante robusto que, ao longo do tempo, vem revelando a sua diversidade de benefícios.

Segundo a diretora de novos negócios, Cíntia Rios, para avaliar a composição de custos de um cliente os fatores analisados são a mão de obra, as despesas, os impostos e também a matéria-prima. Inicialmente, a Teknisa estabelece um foco que está diretamente relacionado à matéria-prima. “Verificamos o custo atual de CMV do cliente, mas não o valor absoluto e, ao trabalharmos com apenas um percentual da matéria-prima em relação ao faturamento, podemos analisar a relação dos dois números, obtendo assim uma redução de custos mais eficaz”, explica.

Projetos de risco

Quando se fala em redução de custos, as propostas estão sujeitas aos cenários que vão surgir a partir delas. Neste caso, metas baseadas nos valores de redução são previstas para a Teknisa. Para que seja possível alcançá-las e para que elas possam ser estabelecidas de uma maneira, de fato, eficiente, os números são calculados tendo como ponto de partida uma análise que é realizada em relação ao faturamento. Esses números podem sofrer algumas variações de empresa para empresa, mas, na prática, funciona da seguinte maneira: se a Teknisa reduzir, por exemplo, um valor inferior a x, ela, então, não receberá absolutamente nada. Se conseguir reduzir um valor de x a y, recebe, então, uma quantia z. E, se a Teknisa conseguir uma redução de valor que alcança um número superior a y, ela recebe, assim, duas vezes x.

Ajustes na redução de custos

Antes de mais nada, quando se fala em projetos de redução de custos é preciso entender que, em um primeiro momento, é importante que diversos ajustes sejam feitos dentro das companhias. É o que Cíntia chama de “arrumar a casa” e, para isso, são dedicados os três primeiros meses de trabalho. Além disso, outro fator importante e que merece destaque é que não basta utilizar as soluções da Teknisa sem que haja todo um cuidado especial para que elas sejam usadas em sua totalidade de maneira correta.

Para garantir que esse quadro realmente esteja instaurado dentro das empresas que são clientes e que as soluções estejam sendo bem utilizadas, a Teknisa identifica o uso precário que pode estar sendo feito do seu sistema.

A partir dessa identificação, a empresa faz um trabalho nas unidades de maneira que o uso apropriado do sistema possa ser garantido, promovendo, assim, benefícios que vão, inclusive, além da redução de custos, conquistando um cenário ainda mais positivo e promissor.

Pontos críticos

São vários os problemas que podem ser identificados nas empresas e que merecem ser analisados de uma maneira que seja criteriosa. Alguns deles são recorrentes em várias delas, conforme Cíntia ressalta. Uma das questões mais comuns é a não utilização do planejamento de cardápio nas unidades, que, de alguma maneira, acabam não seguindo contratos com os seus clientes. Quando isso se torna uma realidade, o que geralmente ocorre é que as metas que foram planejadas para os custos relacionados ao cardápio passam a não ser alcançadas.

Para casos como esse, Cíntia ressalta que a Teknisa promove um treinamento na solução para os usuários que precisam utilizá-la e oferece uma consultoria de processos, levando para o cliente as melhores práticas de mercado em termos de planejamento de cardápio, no caso, o planejamento centralizado. “A alteração desse processo se resume em uma pessoa, locada na matriz da empresa, planejando os cardápios para todas as unidades, focada em servir o que foi solicitado nos contratos dentro do custo estipulado. Para as unidades, fica o trabalho de apenas executar o que for definido pela matriz”.

Outro problema recorrente dentro das empresas é, por exemplo, uma organização que conta com 16 unidades e, por sua vez, é atendida por três compradores que não fazem uso de qualquer sistema para controle de compras – tornando a gestão manual através de planilhas.

Nesse caso, a Teknisa atua oferecendo um sistema de gestão de compras que pode, inclusive, reduzir a equipe através da automatização da produção. “Um comprador que utiliza um sistema adequado pode atender dez unidades e, há realidades de empresas que possuem três compradores atendendo até 80 unidades. Automatizando o processo, o foco do comprador volta a ser a negociação de preços e a agilidade se torna uma aliada. Comprando melhor, os custos reduzem”, explica Cíntia.

Gestão dos números

Se a empresa não possui uma meta, não há como ser feita uma análise dos seus indicadores. A partir da fase de reestruturação do processo da empresa, a Teknisa pode verificar o custo-tendência do planejamento relacionado ao cardápio que a organização oferece, ver onde o custo está estourando e, então, trabalhar no desenvolvimento de indicadores a partir dos relatórios do sistema. “Mas é preciso agilidade para fazer isso. Se eu tiver um indicador que me mostra só o que está ruim, eu consigo agir no foco do problema em vez de analisar o todo e ter que encontrar os gaps do meu processo”, finaliza Cíntia.