Redução de custos. Como proceder quando situações econômicas referentes ao país estão exigindo mudanças de rota?

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Quando a economia nacional se demonstra instável é inevitável que as críticas se tornem mais severas e a criatividade se aflore um pouco mais – o que é muito bom, uma vez que esses fenômenos dão origem as atitudes ruptivas capazes de garantir a sobrevivência de uma empresa ou, até mesmo, fazer com que ela cresça abundantemente.

Ponderar o desempenho das equipes e do software utilizado por elas é uma dinâmica necessária, afinal essas duas engrenagens colocam a máquina em funcionamento. Entretanto, antes de mexer nessas peças alguns quesitos devem ser avaliados para frear os efeitos da crise.

Apesar do cenário de instabilidade econômica, os investimentos em TI continuam sendo realizados,  porém, isso requer muita cautela, uma vez que  vários departamentos são afetados pela escolha de novos softwares. A implantação de um novo sistema mexe na cultura da empresa e altera o clima organizacional. Em casos de muita demora, o tempo de adaptação do pessoal em relação ao novo software  acarreta na insatisfação dos colaboradores atingindo também a lucratividade.

Apesar da mudança do software ser muito importante, isso não é tudo. Existem estratégias adequadas para a avaliação dessa necessidade, que você pode conhecer melhor neste artigo sobre ERP.
Entre uma extensa lista de possibilidades, é importante saber qual a solução ideal para a sua empresa, sendo que a melhor delas deve estar atrelada à forma como sua companhia é tratada por sua software house.

Pense nisso: se sua organização é mais uma na multidão, talvez seja o caso de mudar de fornecedor para ser atendido com mais eficiência nas customizações que são onerosas e tão necessárias.

Mesmo que a decisão seja por trocar o software é preciso avaliar a performance da equipe gestora. Nem sempre o vilão da história é o seu ERP ou a sua solução vertical. Avalie as equipes, pois a não utilização do sistema em toda a sua potencialidade acarreta em distúrbios de informação que acabam prejudicando as análises.

Aí vem outras perguntas: o tempo é algo precioso, então, como não gastá-lo demais para fazer esse levantamento? Por onde começar? Será que seus gestores pensaram em recorrer a uma empresa de consultoria? Certamente, os consultores exercem um papel fundamental focado no alto desempenho da equipe, uma vez que é necessário não apenas ter recursos eficientes à disposição, mas também saber como utilizá-los para produzir os melhores resultados.

Preparando para mudar quando a questão é redução de custos

Antes de tudo, quando se fala em projetos de redução de custos é preciso entender que, em um primeiro momento, é importante que diversos ajustes sejam feitos dentro das companhias. É primordial dedicar pelo menos os três primeiros meses de trabalho para tal realização.

Outro fator importante e que merece destaque é que não basta utilizar um sistema robusto sem que haja todo um cuidado para que ele seja usado em sua totalidade.

Quando os consultores avaliam a composição de custos de uma empresa, os fatores analisados são a mão de obra, as despesas, os impostos e a matéria-prima. Inicialmente, estabelecem um foco objetivando a redução de custos, que são do segmento de restaurantes corporativos. Por exemplo: para o caso das empresas que usam sistemas para gestão de alimentação coletiva, é verificado o CMV, que é o custo de matéria-prima vendida, não o valor absoluto; mas um percentual da mesma em relação ao faturamento.

O ponto de partida é conhecer o percentual de matéria-prima sobre o faturamento que a empresa possui atualmente ou medi-la nos primeiros meses do projeto.

Em um exemplo prático: se a organização, em 2015, contou com 54% de percentual de matéria-prima, no primeiro mês esse número pode ser de 53%, o que significa 1% de percentual de redução sobre o faturamento. A partir deste percentual, calcula-se o valor absoluto de redução para análise e, essa medição será realizada até o final do projeto.

Empresas de software e de consultoria sabem bem como implantar um projeto de redução de custos e podem auxiliar nesse processo. No entanto, é imprescindível que esse novo fornecedor possua know-how comprovado.

Entender de antemão quais as vantagens que a condução deste projeto  pode trazer para sua empresa de refeições coletivas é ideal, uma vez que trata-se de alinhar as premissas conscientemente.

O custo do projeto é pago pelas vantagens oferecidas e pela redução de custos proporcionada. A empresa tem um maior ganho de competitividade, além da possibilidade de aprender identificar seus próprios erros.

Pontos críticos

São vários os problemas que podem ser citados dentro das empresas e que merecem ser analisados de uma maneira mais criteriosa. Alguns impasses se repetem em várias delas e, entre os dilemas  mais comuns, por exemplo, estão a não utilização de um planejamento de cardápio e a desobediência das normas dos contratos com os seus clientes. Quando isso se torna uma realidade dentro das organizações, geralmente as metas planejadas para os custos das refeições passam a não ser alcançadas. A solução para isso é ter à disposição uma ferramenta que seja, de fato, adequada para auxiliar a empresa a realizar uma gestão correta e eficiente, capaz de trazer uma série de resultados positivos.

Outro problema recorrente nas empresas é, por exemplo, quando uma organização não faz uso  de um sistema para controle de compras, o que acaba tornando obrigatória uma gestão manual por meio de planilhas.

Em uma situação como essa, os consultores podem atuar de maneira bastante eficiente, já que conhecem como um sistema de gestão de compras pode automatizar e aperfeiçoar os processos de compra. Sendo assim, a empresa poderia aumentar sua produtividade e realizar um trabalho de maior qualidade ao automatizar sua operação.

Automatizando o processo, o foco do comprador volta a ser a negociação de preços, e a agilidade se torna uma aliada, uma vez que comprando melhor os custos reduzem.

Um proprietário ou tomador de decisões sabe que investir em um novo sistema pode revelar os bons e maus trabalhadores. Quem se adapta às mudanças tem mais chance de trazer resultados diferentes para a empresa.

Gestão dos números

Vamos imaginar um caso em que a empresa não possua uma meta e não há como ser realizada uma análise dos seus indicadores. A partir da fase de reestruturação do processo da companhia, o fornecedor de soluções e serviços para gestão em alimentação pode trabalhar no desenvolvimento de indicadores de resultados.

Então, se os assuntos “investir em TI” ou “contratar uma empresa de consultoria” são protelados esperando que o tempo oportuno chegue, nesse caso, a sua empresa de refeições coletivas pode entrar em sérios apuros. A crise é um problema, mas também pode ser a oportunidade de agir sem grandes demoras para dominar esse cenário.

Preparando para mudar quando a questão são as mudanças contratuais

O perfil do investidor se transforma de acordo com a gravidade financeira enfrentada pelo país. Neste momento crítico, normalmente os olhares procuram por um investimento que traga a garantia de obter de volta os gastos empenhados em curto prazo e buscam, também, a estabilidade de recebê-lo por um longo período.

Um sistema que permite e apoia a revisão de contratos é uma ótima opção. Exemplo disso são as indústrias que demitiram muitos trabalhadores e ofereciam refeições negociadas com as cozinhas profissionais. As regras do contrato podem não beneficiar mais as empresas como antes. Como esse fornecedor de alimentação pode trabalhar o contrato para que a indústria continue a cumpri-lo sem que nenhuma das duas partes saia perdendo? Uma das premissas é ter as informações das suas unidades de negócio em tempo real.

As indústrias estão à espera de cozinhas industriais que apresentem os menores preços e a melhor qualidade das refeições. Isso só é possível através de processos maduros, de equipes conscientizadas, de software específicos para a gestão da produção e da retaguarda, de informações relevantes que são obtidas através de ferramentas de B.I e de parcerias inteligentes, altamente capacitadas. Sendo assim, examine seu negócio e conte com as ferramentas e fornecedores que apresentem alternativas para amenizar os impactos das variações da economia do país.