O que realmente motiva as empresas no momento de escolher um software, e não outro, como ferramenta essencial para o gerenciamento de seus negócios?

Quando o executivo de contas chega a uma empresa, é comum deparar-se com um debate acirrado após apresentar todas as soluções e os benefícios de seu software. Este proporcionará uma visão mais ampla e global dos resultados e facilitará as tomadas de decisões, dinamizando, assim, a gestão das negociações. Essa discussão se dá sempre quando o agente apresenta o preço a ser pago por essa solução, que imediatamente é comparado ao valor de outras, não levando em consideração que tais soluções não têm a mesma dinâmica e, consequentemente, não trarão os mesmos resultados. Esse fato nos mostra a enorme dificuldade que algumas empresas têm de diferenciar os “atributos” e os “benefícios” de uma ferramenta em detrimento de outra.

Contudo, é nesse momento que o executivo de contas tem a oportunidade de mostrar aos negociadores de tais empresas – os quais deveriam ser os maiores interessados pelo seu crescimento – que há uma enorme diferença entre adquirir um software para apenas armazenar dados, preencher planilhas, obter controle, sem nenhuma conexão entre as informações; e adquirir uma ferramenta que os possibilitará ter uma visão não somente do que ocorre hoje, mas, também, do futuro. Afinal, não basta apenas imputar os dados da empresa no sistema. As informações precisam, na verdade, ser tratadas e analisadas, e a área de operações deve apresentar os resultados por meio de relatórios, gráficos e indicadores do sistema, e não a partir de planilhas de Excel, que podem ser manipuladas e não mostrarem a realidade da empresa. A verdade é que não se compara preços de produtos diferentes. Cada um tem o seu valor, seus atributos e benefícios, e cabe ao executivo mostrar as diferenças e levar seu cliente a perceber o “valor” de cada um. Só assim é possível ter uma gestão eficiente e provedora de resultados positivos em uma linha crescente e contínua. Há que se começar corretamente, partindo da escolha de uma solução que, mesmo tendo um investimento maior que as demais, concorrerá para uma gestão de negócios mais eficaz e eficiente.

Uma gestão assim não se faz apenas através de controles, mas se faz, também, com a automatização das informações, por meio das quais se torna possível perceber o caminho que deverá ser percorrido. A empresa precisa ter seus processos ligados de tal forma, que a ausência de cumprimento de determinada etapa impeça a realização de outra. Não adianta, por exemplo, controlar os custos de planejamento do cardápio, se, ao realizar a compra, o gerente da unidade tem autonomia para pedir o que quiser, e o pedido não é gerado automaticamente pelo sistema. Assim, partindo da premissa de que um software “só faz o que você (co)manda”, fazendo-se necessário a presença de pessoas estratégicas em seu comando, o agente de negócios deverá ser capaz de ouvir atentamente a situação atual de seu cliente e apontar as possíveis falhas, sejam elas humanas ou tecnológicas, e, até mesmo, sugerir uma reorganização de pessoal. Em outras palavras, o executivo de contas deve estar apto a discutir as dificuldades de gestão e fazer sugestões do tipo: treinamento de pessoal, mudança nos processos, sem, contudo, fugir de seu espaço enquanto agente, e mostrar ao cliente que, após “arrumar a casa”, a empresa estará apta para fazer uso dessa solução (software). Agindo assim, o executivo estará resguardando o valor de seu produto e prevenindo-se de problemas futuros. É muito comum ouvir que “o sistema atual não presta”, “o sistema de controle de estoque não mostra os números corretamente”, etc, ou seja, a culpa é sempre do software. Mas, se as condições na empresa não forem favoráveis, haverá poucas chances de uma ferramenta dessa natureza trazer grandes benefícios.

Escolher uma solução é um papel complexo, que exige perspicácia e visão futurista. Há vários quesitos que devem ser levados em conta, como, por exemplo, os custos, a adequação, a aplicabilidade, dentre outros. Por isso, não se deve avaliar um produto apenas por seu “valor”. É importante perceber todos os benefícios que ele trará para a gestão dos negócios da empresa. Há uma enorme diferença entre uma “máquina de escrever” para armazenar informações, e uma ferramenta que irá, a partir dessas informações, ampliar a visão e indicar novos caminhos para o sucesso.

Em suma, o valor de um software não está apenas no quanto você irá pagar por ele, mas, no quanto ele lhe trará em retorno financeiro. Além disso, é importante contar com uma área de gestão e análie de custos, para garantir a validade dos dados e uma gestão eficiente. Um primeiro e grande passo é trabalhar para que as reuniões de apresentação de resultados sejam realizadas utilizando diretamente as informações do sistema, os relatórios e as ferramentas de BI. Obviamente, as primeiras análises vão apontar erros da operação – sejam eles de digitação ou operacionais -, mas que uma vez monitorados vão refletir a realidade da empresa.