Muitas empresas, ao pensarem em adquirir um sistema para informatizar seu restaurante ou sua indústria, idealizam algo que tenha completude de controles. No entanto, para que se possa gerir uma instituição tendo como base a qualidade, é preciso também ter o ingrediente da simplicidade.

Um sistema simples é marcado por características tais como usabilidade, design e facilidade de uso. Tudo tem que estar à mão e próximo daquilo que a pessoa usa ou busca. Significa ser direto e claro. Mostrar o passo a passo, para que os mais diferentes usuários tenham a mesma facilidade para trabalhar com o sistema.

O sistema completo é aquele em que o usuário tem sempre à mão uma nova necessidade. Quando a empresa de software é chamada para desenvolver uma nova funcionalidade fundamental para os controles da companhia, está sacramentado que foi comprado um sistema incompleto ou não tão completo assim. Depois de vários anos de existência da indústria de software nacional e internacional, os sistemas verticais – chamados sistemas direcionados para nichos de mercado – já estão bastante maduros e completos, evitando os dissabores resultantes de customizações sempre urgentes e naturalmente liberadas sem testes de usabilidade, além de integrações sempre onerosas e carentes de manutenções custosas e eternas.

Já o sistema complexo é aquele que tem várias funcionalidades, mas não é simples operá-lo. Para fazer uma mesma operação, o usuário tem que acessar várias telas, além de necessitar fazer várias integrações, exportações e importações de dados.

No objetivo de mostrar os três modelos acima, imagine um usuário nutricionista ou engenheiro de alimento que, ao planejar sua produção mensal, trimestral ou um cardápio para o mesmo período, precisa ter uma visão ampla do que será servido ou produzido para o seu cliente. O objetivo de ter uma visão da produção para todo o período pode ser, por hipótese, evitar que um mesmo prato seja servido um dia depois do outro, ou que produtos similares sejam utilizados num curto espaço de tempo. Para isso, é importante que o usuário consiga visualizar de forma simples e direta o que está planejado para ser servido na segunda, terça, quarta-feira etc. Além disso, é importante que neste mesmo momento ele tenha ciência do custo planejado e se este está dentro da sua meta, do seu objetivo de custo. Assim, as alterações seriam realizadas exatamente neste mesmo momento, sem a necessidade de mudança de tela ou de emissão de relatórios. Acompanhar dia a dia se a meta de custo será atingida (considerando dias já realizados e os que ainda estão planejados) deve ser uma tarefa simples para o gerente. Desta forma, ao entrar na tela de planejamento do cardápio, o gestor terá a visão do que vai acontecer e poderá se antecipar, procurando trocar pratos mais caros por outros similares, porém com custo menor. No caso anterior, temos um exemplo de um sistema completo, pois contempla várias funcionalidades, e simples, ao disponibilizá-las numa mesma tela.
Vamos a outro exemplo. Com o objetivo de agilizar e facilitar o lançamento de notas fiscais, rotinas que possibilitam ao estoquista importar o arquivo XML da nota fiscal e também a ordem de compra facilitam e muito um trabalho complexo.  Ao realizar este tipo de operação, o estoquista passa a não ter mais que digitar a nota fiscal. O sistema neste momento identifica as diferenças entre a nota fiscal enviada pelo fornecedor e seu pedido. Às vezes, nos deparamos com diferenças de valor unitário ou de quantidade de determinado produto que podem gerar grandes prejuízos financeiros. Enfim, são funcionalidades de operações de várias áreas de uma corporação, sendo feitas de maneiras extremamente simples.

Para conseguir chegar a um produto que seja simples, mas que atenda às necessidades da empresa com excelência, são necessários anos de investimentos e aprimoramento, pois quem mais assessora nesta busca constante pela usabilidade são os usuários. Esta é, portanto, a razão pela qual um sistema específico para um determinado segmento é cada vez mais procurado por este. Isso porque os usuários acabam por melhorar gradativamente o produto de software, tornando-o completo e simples, nunca complexo.