Você já parou para avaliar o seu sistema de Gestão de Pessoas? Mais que gerenciar sua folha de pagamento, é importante garantir que a interação entre os demais setores envolvidos seja eficaz e proporcione uma boa performance tanto para o funcionamento da empresa quanto para a assertividade na tomada de decisões.
O gerente de produto da Teknisa, Marcelo Silva, é especialista nessa área e listou os cinco aspectos fundamentais que são imprescindíveis no sistema destinado ao departamento pessoal e ao setor de recursos humanos.

A gestão integral de pessoas é fundamental por três motivos:

1- Quando ao e-Social

– O primeiro e mais importante aspecto refere-se à necessidade de ser um sistema destinado à Gestão de Pessoas e, não somente de Folha de Pagamento. Ou seja, além de contemplar processos relacionados à folha, é importante que o sistema contemple outros módulos específicos que propiciem ao RH/DP das organizações a gestão de outros processos correlacionados como por exemplo: medicina do trabalho, segurança do trabalho, gestão de benefícios, recrutamento e seleção, controle de frequência, gestão de treinamentos.

Este é um projeto do Governo Federal, que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal. Seu principal objetivo é a consolidação das obrigações acessórias da área trabalhista em uma única entrega.

– O primeiro motivo é referente ao e-Social, que entrará em vigor a partir de janeiro de 2018 para empresas com faturamento superior à R$ 78 milhões e em junho de 2018 para as demais empresas. A partir dessas datas, ele não contemplará somente informações relacionadas à folha de pagamento, mas também informações relacionadas à medicina do trabalho (como o ASO –  afastamentos) e segurança do trabalho (envio imediato do Comunicado de Acidente de Trabalho).

– O segundo motivo é que, módulos complementares como um módulo específico para Gestão de Benefícios, melhoram a gestão da organização e viabilizam uma economia significativa para a empresa.

– O terceiro objetivo, apesar de mais subjetivo, é também fundamental; o sucesso das organizações está relacionado ao bem-estar das pessoas que a integram e a produtividade das mesmas e, neste contexto, desenvolver as habilidades e conhecimento são iniciativas de grande valor para empresas que buscam manter seus profissionais motivados, reduzir o retrabalho e melhorar a eficiência de processos.

2- Agilidade dos processos

O segundo aspecto fundamental para a avaliação de um sistema de DP/RH é a agilidade em seus processos. Automatização de lançamentos da folha de pagamento, adequação à diversidade de situações em minha empresa e alto índice de customização podem minimizar o trabalho operacional da equipe de DP/RH e, além disso, elevar o trabalho deste departamento a um nível cada vez mais gerencial.

3- Tráfego transparente

Em terceiro lugar está  a questão que o sistema deve propiciar o tráfego transparente das informações entre as diversas áreas da minha empresa. Ou seja, o sistema destinado à gestão de pessoas deve fornecer, em tempo real, informações aos demais departamentos da organização – financeiro, contábil, planejamento e compras – sem a necessidade de retrabalho algum das demais áreas da empresa. Ou seja, recomenda-se que o ERP utilizado seja de um mesmo fornecedor de software ou, pelo menos, que permita uma integração transparente entre os diversos módulos.

4- Mobilidade

O quarto aspecto fundamental para a avaliação de um sistema é a mobilidade. O dinamismo da atualidade requer que o sistema viabiliza acessibilidade fácil e segura às informações pertinentes em qualquer lugar, a qualquer hora e por diversas plataformas (notebooks, PCs, tablets, smartphones) visando agilizar as tomadas de decisão dentro da organização.

5- Previsões

Por fim, atualmente, como o cenário mundial está em constante mudança, é notória a necessidade da informação antecipada para que a organização esteja preparada para a diversidade de possibilidades. Neste contexto, é fundamental que o sistema viabilize, com facilidade, a realização de previsões antecipadas diversas com as possíveis variáveis distintas em tempo hábil para que os responsáveis possam analisar cada situação e, consequentemente, tomarem a melhor decisão.

É importante que a disponibilização destes cenários diversos não cause impacto nas atividades do dia a dia do departamento de DP/RH e, para isso, é fundamental que a extração das mesmas seja feita de forma fácil, com excelente performance e sem impactar no cenário real da respectiva competência.