Payroll: Everything you need to know for error-free management

Payroll goes far beyond being a simple financial record, as it reflects organizational health, guarantees legal compliance and has a direct impact on employee satisfaction.

However, its management involves a number of details that can pose challenges for companies of all sizes.

Do you want to understand why payroll is so essential and how to optimize its management? Read on and find out everything you need to know to simplify this process, avoid mistakes and guarantee the efficiency of your business.

What is payroll?

Payroll is a mandatory record that gathers all the information related to the pay of a company's employees.

Therefore, this document details salaries, benefits, deductions and net amounts, serving as the basis for complying with tax and labor obligations.

At the same time, in addition to to ensure that employees are paid correctly, it is also essential for proving income, obtaining financing and retirement.

Therefore, for companies, payroll serves as an instrument of financial transparency, cost control and legal compliance.

With a payroll and DP system this process is automated, guaranteeing precision, agility and security at every stage of this very important process.

What are the deadlines for closing the payroll?

Decree No. 3.048/1999 establishes that the payroll must be drawn up monthly, taking into account all remuneration paid, owed or credited.

In addition, according to article 459 of the Consolidation of Labor Laws (CLT), wages must be paid by the fifth working day of the month following the work performed.

Meeting the established deadlines is therefore crucial to ensuring legal compliance and avoiding penalties. It is important to remember that collective bargaining agreements or specific agreements can bring forward the payment deadline, depending on negotiations between companies and unions.

However, in order to meet labor and tax obligations, companies should ideally complete payroll by the last day of the month. As a result, this ensures that salaries are paid on time, since by doing so in advance, the company has enough time to make the calculations and process the payments correctly.

Remuneration, salary and payslip: understand the differences

1. Salary

The salary is the fixed amount paid to the employee in exchange for their working hours. It therefore represents the basis of the contract between the company and the employee and includes:

• The fixed remuneration agreed in advance;
• Statutory bonuses, such as bonuses or mandatory bonuses;
• Commissions paid by the employer, where applicable.

In short, the salary is the central component of the employee's monthly payment.

2. Remuneration

Remuneration is a broader concept, encompassing salary and other additional amounts paid to the employee. It therefore includes :

• Direct payments: Like the basic salary;
• Indirect payments: Overtime, health and safety bonuses, night-time bonuses, profit-sharing and other benefits.

Remuneration therefore reflects the sum of all payments due to the employee, making it a more complete picture of the total compensation received.

3. Pay slip

The payslip, in turn, is the individual document that shows all the components of the employee's paycheck in detail. It includes

• The gross salary and deductions, such as INSS and IRRF.
• Benefits paid and discounts applied.
• The net amount the employee will receive.

Unlike the payroll, which is the official record of all payments made by the company to its employees, the payslip is a document specific to each employee.

Summary comparison:

Payroll components

As established by art. 225, item I and § 9, and art. 273 of the Social Security Regulations - Decree nº 3.048/99, a complete payroll must include:

• Employer information: Name, CNPJ and company identification data.
• Employee data: Name, CPF, position and function held.
• Mandatory discounts: INSS, union dues, FGTS and other deductions, such as transport vouchers and meal vouchers.
• Record of days worked: Total days computed in the calculation period.
• Breakdown of values: Recording overtime, advances and bonuses, where applicable.
• Calculation of gross and net salary: Total amount before deductions and final amount to be received by the employee.

Also, to prepare the payroll correctly, it is essential, first of all, to differentiate between employees, temporary workers, individual taxpayers and employees on temporary contracts.

Furthermore, it is necessary to identify employees on maternity leave, ensuring that this information is properly recorded.

Finally, it is important to specify the quotas for each employee or freelance worker, as required by law.

Thus, all this data must be sent through eSocial, which in turn ensures the integration and digitalization of the process, making compliance with legal and tax obligations more efficient.

Why eSocial is indispensable for your payroll

Integration between payroll and eSocial is essential for compliance with tax, labor and social security obligations.

Thus, the eSocial is the official platform that allows companies to communicate payroll data to the government. This includes detailed information on:

• Salary;
• Social charges;
• Benefits;
• Time off;
• Vacations;
• Terminations.

Without eSocial, it would not be possible to send correct labor and tax information, including payroll data. After all, this platform is indispensable for ensuring legal compliance and avoiding penalties.

In addition, integration with eSocial reduces errors, simplifies processes and, above all, minimizes the risk of fines. Therefore, Companies that adopt this practice are able to optimize their routines and thus maintain compliance more efficiently.

To calculate the total cost of the payroll, it is essential to consider not only the gross value of salaries, but also labor, social security and benefits charges. In general, these elements represent between 30% and 50% of gross salary.

With this analysis, the company obtains a clear view of the financial impact of the payroll, which, in turn, allows for more effective cost management and better informed strategic decisions.

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How do I calculate my payroll?

Payroll calculation involves detailed steps that ensure accuracy and compliance with labor legislation. We have therefore created a step-by-step guide to carrying out this process efficiently:

1. Determine the gross salary: Start with the basic salary agreed in the contract, adding on benefits such as overtime, bonuses (night, health and safety, hazardous duty), commissions and bonuses.
2. Calculate the mandatory discounts: Subtract amounts such as INSS, IRRF, union dues, absences and delays. Make sure you follow the rates and rules in force.
3. Include specific benefits and discounts: Add or subtract values such as transport vouchers, meal vouchers, food vouchers, health plan and agreements.
4. Calculate the net value: After all deductions, determine the net amount to be paid to the employee.
5. Register with eSocial: Send the data to eSocial, ensuring that all earnings and discounts are correctly reported and that the company complies with the legislation.

What are the main earnings on the payroll?

The payroll includes various benefits, which represent the employee's earnings. Here are the main ones:

• Salary: A fixed amount agreed in a contract, paid for the work carried out, in compliance with the law.
  Overtime: Additional pay for excess hours, with a minimum increase of 50%.
• Paid Weekly Rest (DSR): The right to one paid day off per week, usually on Sundays.
• Additional night: Amount paid for working hours between 10pm and 5am (urban) or 8pm and 4am (rural), plus 20%.
• Unhealthy working conditions: Percentage (10% to 40%) paid to those who work in unhealthy conditions.
• Additional hazard pay: 30% on the basic salary for employees exposed to dangerous activities.
• Family allowance: Monthly benefit for employees with dependents under the age of 14 or disabled, depending on the income limit.
• Travel expenses: Coverage of transportation, food and lodging expenses, not included in salary.
• Additional length of service: Optional benefit that rewards employees for staying with the company.
• Childcare allowance: A mandatory benefit for companies with more than 30 employees, guaranteeing support for mothers with young children.

Keeping a detailed and organized payroll is essential to ensure that all earnings are accounted for correctly. After all, this ensures transparency for employees, compliance with legislation and efficiency in people management.

What are the main payroll deductions?

In addition to earnings, payroll also includes various compulsory and optional deductions. We have therefore listed the main payroll deductions here:

1. Social Security Contribution

The social security contribution is a compulsory deduction for Social Security, in accordance with Normative Instruction 971/2009.

• Purpose: Guaranteeing retirement and other social security benefits.
• Rates: They vary between 7.5% and 14%, depending on the contribution salary.
• Application: It applies to employees, domestic workers, independent contractors and individual taxpayers.

2. Withholding Income Tax (IRRF)

IRRF is a federal tax levied on employees' earnings, calculated and collected by the company.

• Calculation basis: It uses a progressive table, where the rate increases according to salary.
• Collection: The amount is passed on directly to the IRS.

3. Union dues

Since the 2017 Labor Reform, union dues have become optional.

• Payment method: It can be deducted from the employee's payroll or paid by bank slip, depending on the employee's choice.
• Validity: Payroll deductions can only be made with the employee's prior authorization.

4. Salary advances

Advances represent an advance on salary, deducted the following month.

• Mandatory: Only when provided for in a collective agreement or convention.
• Impact: Affects the calculation of deductions from the total amount of remuneration.

5. Absences and delays

Unjustified absences and delays can lead to deductions from the payroll.

• Calculation: Includes the value of the absent day and the corresponding Remunerated Weekly Rest (DSR).
• Holidays: If the employee is absent during the week of a public holiday, the day can be deducted.

6. Transport vouchers

Transport vouchers are an entitlement for employees who use public transport.

• Discount: Up to 6% of the employee's basic salary.
• Concession: This is not necessary if the company offers free transportation.

7. Benefits such as food and meal vouchers

Although not compulsory, many companies offer benefits such as food vouchers, meal vouchers and basic food baskets.

• Discount limit: It cannot exceed 20% of the employee's salary.
• Tax incentives: Companies in the Workers' Food Program (PAT) can deduct up to 4% from the IR due.

Discounts not only guarantee compliance with legislation, but also reflect transparency and organization in the payment of employees.

Therefore, correct registration, especially in eSocial, is essential to avoid inconsistencies and tax problems.

What is payroll relief?

The payroll tax exemption is a measure aimed at easing the tax burden on companies, regulated by Laws 12.546/2011 and 13.161/2015. In practice, it offers an alternative to the traditional social security contribution model, reducing the financial impact on organizations.

Before 2011, companies contributed 20% on the total remuneration of their employees to the INSS. However, in 2015, the Social Security Contribution on Gross Revenue (CPRB), also known as exemption, was introduced.

In this model, the calculation is based on a percentage that varies from 1% to 4.5% of gross revenue, depending on the sector of operation.

How does exemption work?

• Tax option: The company chooses between the traditional model and the CPRB.
• Collection: This is done through the Federal Revenue Collection Document (DARF).
• Dismissals: RFB Normative Instruction No. 1876 exempts the declaration of the CPRB in EFD-Contributions, according to the deadlines established by IN RFB No. 1,701/2017.

Sectors that can apply for exemption

Until the changes are fully implemented, companies in specific sectors can use the CPRB rates, such as:

• Information Technology (IT) and Communication (ICT);
• Clothing, apparel and footwear;
• Construction and infrastructure works;
• Freight and passenger road transport;
• Production of animal protein and leather;
• Call centers;
• Manufacture of machinery, equipment and vehicles;
• Textile sector and integrated circuit projects;
• Communication.

Exemption is a strategy that can bring significant financial benefits to companies that meet the legal criteria.

However, it is essential that organizations evaluate their tax options in order to maximize results and ensure compliance with current legislation.

Automating payroll: a strategy for efficiency in the Personnel Department

Automating payroll is one of the most strategic actions that the Personnel Department can adopt for optimize processes, reduce errors and ensure efficiency.

In addition, payroll errors are one of the main causes of labor lawsuits, which makes automation even more crucial. Thus, with a HR system, o Departamento Pessoal não apenas simplifica uma tarefa trabalhosa, mas também ganha segurança e conformidade legal.

Contudo, com a Teknisa, sua empresa conta com uma solução moderna e completa para automatizar a folha de pagamento. Descubra como o HCM da Teknisa pode transformar suas rotinas de RH e DP com agilidade, precisão e eficiência!

Importância de uma gestão eficiente da folha de pagamento

Uma gestão eficaz da folha de pagamento assegura:

• Conformidade legal: Cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais, evitando multas e sanções.
• Transparência financeira: Clareza nos pagamentos, fortalecendo a confiança dos colaboradores.
• Controle orçamentário: Monitoramento preciso dos custos com pessoal, auxiliando no planejamento financeiro.
• Satisfação dos colaboradores: Pagamentos corretos e pontuais aumentam a motivação e reduzem a rotatividade.

Therefore, uma gestão da folha de pagamento realizada com qualidade, sem falhas e atrasos, tem o poder de fortalecer o relacionamento entre a empresa e seus colaboradores.

Afinal, ela proporciona mais confiança e segurança aos profissionais, promovendo um ambiente de trabalho mais estável e produtivo.

Transparência e prestação de contas: fortalecendo a confiança na empresa

A gestão eficiente da folha de pagamento desempenha um papel essencial na transparência das finanças de uma empresa. Cada detalhe, desde os pagamentos até deduções e benefícios, é registrado de forma clara e acessível.

Além disso, essa prática não apenas facilita a compreensão dos colaboradores sobre seus vencimentos, mas também fornece informações precisas para acionistas e órgãos reguladores.

Furthermore, uma folha de pagamento bem gerenciada é um reflexo direto da organização e do compromisso da empresa com a ética e a responsabilidade financeira.

Como resultado, essa clareza promove confiança, fortalece a reputação corporativa e assegura que a empresa esteja preparada para auditorias ou verificações fiscais.

Desafios na gestão da folha de pagamento

Gerenciar a folha de pagamento pode apresentar desafios como:

• Complexidade legislativa: Atualizações constantes nas leis trabalhistas e fiscais exigem atenção contínua.
• Precisão nos cálculos: Erros podem resultar em pagamentos incorretos e insatisfação dos funcionários.
• Gestão de benefícios e descontos: Variabilidade nos valores requer um controle detalhado.
• Integração de dados: Necessidade de consolidar informações de diferentes setores da empresa.

Melhores práticas para a gestão da folha de pagamento

Para otimizar a gestão da folha de pagamento, considere:

1. Atualização constante: Mantenha-se informado sobre mudanças na legislação trabalhista e fiscal.
2. Automação de processos: Utilize sistemas integrados para reduzir erros e aumentar a eficiência.
3. Treinamento da equipe: Invista na capacitação dos profissionais responsáveis pelo processamento da folha.
4. Auditorias periódicas: Realize verificações regulares para identificar e corrigir inconsistências.
5. Comunicação transparente: Informe os colaboradores sobre a composição de seus vencimentos e descontos.

A folha de pagamento geralmente representa uma grande parcela dos custos operacionais de uma empresa.

Por essa razão, uma gestão eficaz da folha de pagamento ajuda a controlar esses custos, evitando despesas desnecessárias e otimizando o orçamento da empresa.

Prevenção de fraudes e erros: garantindo a integridade financeira

Fraudes internas e erros inadvertidos podem causar sérios prejuízos financeiros e afetar a credibilidade de uma empresa. Por isso, uma gestão adequada da folha de pagamento é indispensável para identificar e eliminar esses riscos.

Dessa forma, com processos bem estruturados e sistemas automatizados, é possível evitar inconsistências nos cálculos, pagamentos duplicados ou a manipulação de informações sensíveis.

Além disso, uma gestão criteriosa estabelece controles internos que tornam as operações mais seguras e confiáveis, protegendo a empresa de problemas futuros e fortalecendo sua base financeira.

Folha de pagamento: tecnologia como principal aliada

A gestão da folha de pagamento é um dos processos mais desafiadores dentro das empresas, especialmente devido à complexidade e à necessidade de dinamismo nas decisões. Sendo assim, para lidar com essas demandas, contar com ferramentas tecnológicas tem se tornado uma estratégia indispensável.

Soluções digitais, como softwares de gestão, são fundamentais para otimizar fluxos, garantir maior precisão e aumentar a eficiência na administração dos dados. Além de melhorar os processos internos, essas ferramentas contribuem para a lucratividade ao reduzir erros e liberar o time de Recursos Humanos para focar em tarefas estratégicas.

No entanto, escolher a tecnologia certa pode ser um desafio diante da grande variedade de opções no mercado. Sendo assim, para tomar a melhor decisão, é crucial entender as necessidades da empresa e buscar soluções que proporcionem mais organização e controle.

Automação e integração: a base de uma gestão eficiente

A tecnologia aplicada à folha de pagamento traz inúmeros benefícios, e a integração é um dos mais importantes. Sendo assim, sistemas modernos, como ERPs, centralizam informações em uma única plataforma, permitindo:

• Interação em tempo real entre os dados das áreas corporativas e os registros da folha de pagamento.
• Redução de inconsistências nos processos e maior agilidade na tomada de decisões.

Com isso, as empresas conseguem administrar melhor os fluxos financeiros e trabalhistas, garantindo um controle mais eficiente e seguro das informações.

Facilidade para os setores de RH e Departamento Pessoal

Os departamentos de Recursos Humanos e Pessoal lidam diariamente com uma ampla gama de tarefas que vão além do cálculo da folha de pagamento, incluindo por exemplo o mandatory use of PPE. Por isso, gerenciar essas atividades de forma manual pode ser desgastante e ineficiente.

Dessa maneira, a adoção de sistemas tecnológicos ajuda a aliviar essa carga, automatizando processos como:

• Registro de horários e turnos.
• Controle de admissões e rescisões.
• Processamento de benefícios e descontos.

This is because essas ferramentas liberam tempo e energia para que as equipes se concentrem em ações estratégicas, promovendo maior produtividade e alinhamento com os objetivos organizacionais.

HCM da Teknisa: a solução completa para a gestão de RH e Departamento Pessoal

O HCM from Teknisa é uma plataforma integrada que otimiza os processos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, oferecendo funcionalidades como:

• Gestão de folha de pagamento: automatiza cálculos salariais, férias, rescisões e 13º salário, garantindo conformidade com as obrigações fiscais e trabalhistas.
• Controle de frequência: permite o registro de electronic point digital, facilitando o acompanhamento de jornadas e banco de horas.
• Portal do funcionário: oferece aos colaboradores acesso a demonstrativos de pagamento, envio de documentos e outras funcionalidades, promovendo autonomia e transparência.
• Portal do gestor: centraliza a gestão de equipes, permitindo aprovações de atestados, férias e horas extras em uma única plataforma.

Desse modo, com o HCM da Teknisa, sua empresa ganha eficiência operacional, reduz custos e assegura conformidade com o eSocial, tornando a gestão de pessoas mais estratégica e eficaz.

Conclusão: Aprimore a gestão da sua folha de pagamento

Compreender profundamente a folha de pagamento e adotar práticas eficientes de gestão não são apenas recomendações, mas verdadeiros pilares para o sucesso organizacional.

Afinal, uma administração bem estruturada contribui diretamente para a conformidade legal, a satisfação dos colaboradores e a solidez financeira da empresa.

Além disso, investir na gestão da folha de pagamento é uma estratégia que vai além de evitar erros e atender às obrigações fiscais.

Sendo assim, ela promove a construção de um ambiente de trabalho mais confiável e produtivo, onde colaboradores sentem-se valorizados e a empresa ganha em eficiência operacional.

Desse modo, considere a implementação de soluções tecnológicas que integrem e automatizem as rotinas do RH e do Departamento Pessoal.

Sistemas especializados, como o HCM da Teknisa, proporcionam não apenas a agilidade necessária para os processos, mas também maior segurança na manipulação de dados sensíveis.

Em resumo, otimizar a gestão da folha de pagamento significa transformar um processo administrativo em uma vantagem estratégica, impulsionando os resultados e consolidando a competitividade da sua organização.

Portanto, não espere mais: explore as soluções disponíveis e leve sua gestão para o próximo nível!