Gestión de compras: estrategias para reducir costes y residuos

La gestión de compras Es más que una función operativa; es un pilar estratégico para el éxito de los restaurantes de empresa. Afecta directamente a la eficiencia financiera, la reducción de residuos y la competitividad en el mercado.

Cuando está bien estructurada, puede reducir costes, optimizar procesos y garantizar la calidad de los insumos adquiridos. Con herramientas como TecFood y la aplicación Aprobar, los directivos pueden transformar sus operaciones, modernizando los procesos y generando resultados positivos.

En este texto exploraremos el concepto de gestión de compras, su importancia para los resultados empresariales y cómo la herramientas tecnológicas puede revolucionar este proceso, aportando rapidez y precisión a cada etapa.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es el conjunto de procesos y estrategias que implican la compra de bienes y servicios necesarias para que una empresa funcione.

Por lo tanto, en los restaurantes de empresa, esto incluye calificar proveedores de alimentos frescos, negociando los precios de insumos como la carne y las verduras y planificando las compras en función del menú y las existencias.

Sin embargo, más que comprar, esta práctica requiere planificación, análisis de datos e integración con otras áreas, como la planificación de menús y existencias.

Sin embargo, con herramientas como TecFood, Los directivos pueden automatizar tareas, centralizar la información y acceder a datos detallados para tomar decisiones más estratégicas.

La importancia del proceso de compras en la gestión empresarial

El proceso de compra es fundamental para garantizar la equilibrio entre costes y calidad, aspectos críticos para el éxito de cualquier restaurante de empresa.

De este modo, un sistema de gestión eficaz puede reducir los costes hasta 2% y garantizan un ahorro medio de 7%, fomentar la eficiencia y la sostenibilidad.

Además, la eficiencia en el proceso de compra repercute directamente en la productividad y la satisfacción de los clientes finales.

Esto se debe a que, al centralizar los datos, integrar los sectores y permitir aprobaciones rápidas y estratégicas mediante aplicaciones como Aprobar, La tendencia es reducir los retrasos en el suministro, lo que aumenta la eficacia del servicio al cliente.

Cómo estructurar el flujo de trabajo de compras en un servicio de catering

El proceso de compras en los restaurantes corporativos es fundamental para garantizar la fluidez de las operaciones en una empresa. cocina industrial. Sin embargo, va más allá de la simple compra de insumos, y abarca desde la cotización de precios hasta la negociación de términos y condiciones con proveedores cualificados.

La importancia de un flujo de trabajo bien estructurado

La forma en que se genera y envía la orden de compra influye directamente en el eficacia de la gestión. Cada etapa del ciclo de compra desempeña un papel crucial para garantizar la salud financiera y optimizar la logística de un minorista alimentario.

De este modo, un flujo de trabajo bien estructurado se convierte en la base para evitar pérdidas financieras, garantizar el cumplimiento de los pedidos, reducir costes y aumentar la credibilidad de la empresa.

Cómo crear un flujo de trabajo eficaz

Crear un buen flujo de trabajo significa definir claramente todas las tareas necesarias, como en una cadena de producción. Esto no sólo acelera el progreso de las actividades, sino que también reduce el tiempo dedicado a cada etapa, optimizando todo el proceso y aumentando el rendimiento operativo.

Por lo tanto, un buen flujo de trabajo en el proceso de compra es fundamental para la empresas de catering que gestiona varios restaurantes de empresa.

Además, este modelo estructurado no sólo optimiza los procesos, sino que también garantiza la uniformidad de las operaciones y el control financiero de las Unidades de Alimentación y Nutrición (UAN).

El papel de la planificación de menús en el flujo de trabajo

Según Arabelle Menezes, nutricionista y directora comercial de Teknisa especializada en restauración, entender la política de compras de las UAN es el punto de partida.

Al estar centralizadas, estas unidades adquieren un mayor poder de negociación debido al volumen de compras y a la normalización de los procedimientos, lo que favorece el control y la eficacia.

La planificación de menús Esta es la base del éxito del flujo de trabajo. A partir de las normas contractuales, las fichas técnicas y las cantidades estimadas de comensales, los gestores pueden predecir el consumo necesario.

Según ella, esta previsión identifica las materias primas y sus cantidades exactas, guiando el cálculo de las compras sugeridas.

La tecnología como aliada del control y la automatización

Independientemente de que exista un centro de planificación central o una preparación local de los menús, las compras deben seguir estrictamente las normas. especificaciones contractuales y técnicas de cada restaurante.

Por lo tanto, esta organización puede facilitarse mediante el uso de un sistema de gestión de compras, El software está diseñado para automatizar los cálculos, generar solicitudes y reducir los errores operativos. Por lo tanto, con software como TecFood, El gestor tiene un control total sobre los ingredientes necesarios, los plazos de entrega y la periodicidad de los proveedores.

Por ejemplo, si una unidad necesita gambas para el domingo y la preparación previa lleva dos días, el sistema le informará de que la entrega debe hacerse con antelación, ajustándose a la logística del proveedor.

Además consolidar las demandas de varias UAN, El sistema centraliza la información, lo que permite al gestor negociar estratégicamente con los proveedores.

Por último, el Portal de Compras integrado con TecFood permite a los proveedores enviar presupuestos directamente y el programa sugiere automáticamente las mejores opciones en función de criterios como el precio, el plazo y la calidad.

A continuación, tras seleccionar al proveedor, el gestor autoriza la compra y genera el pedido a través del sistema, que también gestiona la emisión de la factura y la integración con SEFAZ (el Ministerio de Hacienda) para la declaración del destinatario.

Como resultado, cada paso se automatiza, lo que garantiza un proceso ágil, eficiente y alineado con las necesidades de la operación.

Aspectos destacados para optimizar el flujo de trabajo de las compras:

• Identificar las necesidades reales en función de los menús y las existencias de seguridad;
• Seleccionar proveedores cualificados, teniendo en cuenta el coste, la fiabilidad y la rapidez del servicio;
• Automatice los presupuestos y las negociaciones con un portal de compras receptivo;
• Evalúe múltiples indicadores además del precio, como los plazos y las formas de pago;
• Centralizar los pedidos para ganar poder de negociación y consolidar la información.

Con un flujo de mano de obra bien estructurado, las empresas de la restauración colectiva lograr un mayor control, eficacia y resultados financieros.

Principales pasos para tener éxito en el proceso de compra de UANS

Para alcanzar la excelencia en el proceso de compra colectiva en restauración, es esencial centrarse en pasos estratégicos que garanticen resultados coherentes. Vea los principales puntos para optimizar su gestión de compras:

1. identificar la necesidad real de comprar:
Una necesidad de consumo precisa va más allá de los menús, el per cápita y las estimaciones de comensales. Por ello, es crucial evaluar las existencias actuales y el stock de seguridad para evitar despilfarros, gastos innecesarios y costes elevados.

2. Selección cuidadosa de los proveedores:
Los proveedores deben haber sido previamente clasificados por productos (como carne, verduras, fruta y productos lácteos). Además, cada solicitud de compra debe contar con un presupuesto detallado, que debe analizarse en función de la reputación, el coste, la fiabilidad y la rapidez del servicio.

3. Uso de un portal de compras integrado:
Automatizar el proceso de oferta con un portal de compras mejora la conexión entre comprador y proveedor, eliminando la repetición de tareas y agilizando las operaciones.

4. Enfoque estratégico de la negociación:
Priorice las ofertas con al menos tres proveedores para aquellos insumos que sean más relevantes en términos de valor o impacto financiero dentro de la gestión de suministros o existencias. Además, negociar lotes más grandes puede garantizar mejores precios, así que tenlo en cuenta.

5. 5. Envío y aprobación de la orden de compra:
Tras seleccionar la mejor opción, debe aprobarse la compra. Sin embargo, este proceso debe tener en cuenta indicadores como el plazo de entrega, la forma de pago y los costes logísticos.

6. Facturación y pago:
Una vez enviado el pedido, el proveedor factura y entrega los suministros. Si dispone de un sistema integrado, como TecFood, la entrada de facturas en stock será automática, así como la generación de impagados, lo que optimiza la gestión financiera.

Cómo evitar errores y mejorar la gestión de compras en los restaurantes de empresa

Los errores en la gestión de los procesos de compra son habituales en los restaurantes de empresa, especialmente debido a la volumen de información y las exigencias que conllevan.

Por tanto, desde la definición de las necesidades reales de cada UAN hasta la consolidación de datos para el envío de órdenes, los pequeños errores pueden acarrear grandes problemas, como retrasos, aumento de costes y pérdida de eficacia.

Por lo tanto, para evitar estos errores, es esencial estructurar con precisión las solicitudes de compra, incluida información detallada sobre productos, cantidades, unidades de medida y fechas de utilización.

Esto se debe a que, sin estos datos, el proceso queda mal estructurado y el gestor se enfrenta a retos como:

• Información dispersa y desorganizada;
• Falta de historial de compras y control de existencias;
• Falta de visibilidad de los gastos y procesos;
• Ineficiencias en la medición y mejora del rendimiento;
• Sobrecargar el equipo con tareas manuales y desconectadas.

El impacto de los errores en la gestión de compras

En el sector de la alimentación, Cuando la competencia es alta y los costes suelen aumentar debido a la inflación, evitar estos errores no es sólo una cuestión de gestión eficaz, sino de supervivencia.

Por lo tanto, sin un sistema adecuado, la sobrecarga de la rutina de las UAN puede poner en peligro la visión estratégica de los gestores, que se enfrentan a contratos diversos, exigencias intensas y la necesidad de cumplir presupuestos restringidos.

La solución está en la tecnología

La buena noticia es que hay soluciones tecnológicas capaz de transformar la gestión de compras. Hoy en día, los programas informáticos especializados ayudan a los gestores a consolidar la información, automatizar los procesos y reducir los errores en todas las etapas. De este modo, estos sistemas permiten:

• Visibilidad completa del estado de las solicitudes y de las métricas de gasto;
• Control preciso de existencias e historial de compras;
• Procesos integrados, que reducen la demanda de mano de obra;
• Análisis basados en datos para la toma de decisiones estratégicas.

Además, con herramientas que gestionar las hipótesis y facilitar las aprobaciones, los gerentes ganan tiempo para centrarse en actividades estratégicas, garantizando la rentabilidad de los restaurantes corporativos.

5 consejos prácticos para optimizar los procesos de compra en los restaurantes colectivos

1. Planificar el presupuesto con un enfoque estratégico

Una gestión eficaz empieza por un conocimiento profundo de la proceso producción, identificar los factores que más influyen en los costes.

Elección de proveedores a la luz de criterios como la calidad, un precio competitivo y un historial de entregas fiables es fundamental para tomar decisiones acertadas. Por ejemplo, optar por un insumo más barato pero de menor calidad podría poner en peligro el producto final y acarrear problemas futuros.

¿Cómo superar estos retos? Utilizar un sistema de gestión de compras que facilita el estudio y análisis de los proveedores, lo que permite tomar decisiones basadas en datos y optimizar cada etapa del proceso.

2. Control eficiente en la compra de insumos alimentarios: cómo evitar pérdidas

Un control estricto de la compra de insumos es esencial para evitar problemas financieros y operativos en los restaurantes de empresa.

Por ejemplo, cambios inesperados en los pedidos o compras superiores al presupuesto pueden crear desequilibrios importantes. Como resultado, estas acciones comprometen tanto las finanzas como el flujo de trabajo.

Las consecuencias de estos errores incluyen:

• Pérdidas financieras;
• Desperdicio de alimentos;
• Reducción de ingresos.

¿Cómo evitar estos problemas?

Utilizando un sistema de gestión de compras que integre los departamentos de compras y planificación de menús, asegurando que las solicitudes se basen en datos fiables.

De esta forma, esta alineación permite calcular con precisión la materia prima necesaria para atender al número de comensales previstos en el menú, considerando el stock.

Con ERP TecFood el proceso se vuelve aún más eficiente:

• Agilidad: Integración automática entre planificación, stock y proveedores;
• Precisión: Generación automática de cotizaciones y pedidos en función de variables como stock actual, plazo de entrega e inflación;
• Resultados: Decisiones más asertivas basadas en el presupuesto y la reducción de desperdicios.

Además, TecFood no sólo optimiza procesos, sino que también ofrece sugerencias de compras basadas en menús elaborados, precios competitivos y métricas financieras.

Esto se debe a que todavía utiliza algoritmos avanzados para maximizar la eficiencia y los resultados de su negocio.

Por ello, adoptar un sistema integrado como TecFood es crucial para garantizar que todos los sectores del restaurante corporativo estén conectados, optimizando procesos y reduciendo riesgos.

3. Control estricto de stock para compras asertivas

La gestión de existencias no sólo es necesaria, sino esencial para evitar desperdicios y mantener la salud financiera en el sector de alimentación colectiva.

Aunque comprar a gran escala puede parecer ventajoso, el stock inactivo representa dinero inactivo, tanto en términos de costo de los productos como de espacio de almacenamiento.

De esta manera, con un sistema inteligente de gestión de compras y stock, podrá monitorear la entrada y salida de insumos en tiempo real, además de recibir alertas cuando los ítems alcancen niveles críticos.

Por tanto, es posible eliminar pedidos en exceso o en falta, permitiendo realizar compras en función del consumo real y en las necesidades de los restaurantes.

Además, al consolidar la información de stock y compras, el gestor es capaz de identificar “cuál es la necesidad real de compra” y “cuál es la mejor compra”, asegurando un suministro responsable y económico.

4. Centralización de compras: una estrategia imprescindible

Centralizar las compras es una táctica crucial para la gestión eficiente de los restaurantes corporativos.

Esto se debe a que este modelo permite consolidar en un único sistema las informaciones de stock, proveedores y necesidades de compras, facilitando la toma de decisiones y eliminando errores provocados por datos dispersos.

Las planillas tradicionales, por ejemplo, no ofrecen capacidades de colaboración en tiempo real, lo que limita el control sobre los procesos.

De esta manera, con un sistema robusto se pueden eliminar estas limitaciones, centralizando todas las etapas del proceso en una plataforma robusta e integrada.

Los beneficios de centralizar las compras incluyen:

• Monitoreo continuo de stock mínimo y seguridad;
• Control detallado de costos, vigencia y movimiento de productos;
• Trazabilidad, inventario rotativo y gestión de métodos como PEPS;
• Planificación de entregas basada en mapas de distribución, capacidad de transporte y rutas optimizadas.

Así, estos procesos son fundamentales para reducir costos y evitar pérdidas innecesarias.

Además, con sistemas como TecFood, las concesionarias de alimentos tienen acceso a información detallada que respaldan las decisiones estratégicas, garantizando eficiencia y resultados consistentes.

5. Acompañar la gestión de costos con informes diarios y semanales

Monitorear periódicamente los costos y el desempeño de sus restaurantes corporativos es esencial para garantizar el control financiero y la eficiencia operativa.

De esta manera, los informes diarios y semanales brindan una visión integral de la gestión de costes en el servicio alimentario, lo que permite a los gerentes identificar rápidamente áreas de pérdida de ingresos y ajustar las estrategias según sea necesario.

Los informes en tiempo real son particularmente útiles ya que proporcionan datos actualizados sobre ventas y compras, lo que permite tomar decisiones rápidas e informadas.

Con este seguimiento continuo, los directivos tienen un control absoluto sobre el negocio, desde el acompañamiento de gastos hasta el análisis del desempeño por restaurante.

Adoptar un sistema que automatice la generación de estos informes, como TecFood, es un diferenciador. Consolida datos de todas las áreas, desde la planificación hasta el stock, y presenta análisis detallados que ayudan a reducir costos y maximizar los resultados.

Los beneficios de los informes periódicos incluyen:

• Identificación de desperdicios y áreas de reducción de costos;
• Control mejorado sobre compras y stock;
• Monitoreo constante de ingresos y gastos por unidad.

Con informes automatizados, su concesionaria de alimentos gana agilidad y eficiencia, transformando los datos en insights estratégicos para mejorar los resultados y mantener la rentabilidad de los restaurantes corporativos.

Costos de las imprecisiones en los datos de compra y cómo resolverlos

La precisión de los datos es un pilar esencial para la gestión eficiente de las compras en los restaurantes corporativos.

Esto se debe a que las imprecisiones financieras pueden causar impactos significativos en la rentabilidad, lo que resulta en una pérdida de tiempo y recursos, además de riesgos financieros.

Por lo tanto, estandarizar los procesos es fundamental para evitar confusiones, retrasos y discrepancias que perjudiquen la operación.

Vea el testimonio de Eduardo Vieira, Director Financiero de Baked Potato sobre la experiencia de implementar nuestras soluciones para la gestión de las sucursales de la red.

Así, adoptar un sistema de gestión de compras robusto, como el TecFood, es la clave para solucionar estos desafíos.

Nuestro software permite la personalización (parametrización) según las necesidades del equipo y las partes interesadas, eliminando inconsistencias, aumentando la precisión y optimizando la productividad.

Recursos esenciales en un software de gestión de compras:

• Informes analíticos y sintéticos: permiten análisis detallados y rápidos, satisfaciendo diferentes necesidades de gestión;
• Monitoreo de la evolución de los costos y el impacto financiero: identifique cambios en los costos a lo largo del tiempo y tome decisiones más asertivas basadas en datos precisos;
• Herramientas comparativas: evalúe el desempeño financiero comparando el costo estándar con el costo planificado y los valores estimados con los efectivamente realizados;
• Indicadores financieros relevantes: incluyen métricas como porcentajes del CMV (Costo de Materia Prima Vendida) y de la MDO (Mano de Obra), esenciales para el control estratégico;
• DRO (Demostrativo de Resultado Operativo): facilita los análisis de gestión por Unidad de Alimentación y Nutrición (UAN), eliminando la dependencia del cierre contable;
• Estratificación de resultados: organice las informaciones por empresa, región, supervisor, sucursal o proveedores clasificados en las curvas A, B y C, asegurando mayor claridad en la toma de decisiones.

Cómo el sector de compras puede reducir el desperdicio de alimentos en las UANs

La reducción del desperdicio de alimentos es una responsabilidad compartida en toda la cadena de suministro, incluido el sector de compras.

Por tanto, este cuidado es fundamental para minimizar los impactos ambientales y sociales, además de preservar la salud financiera de los restaurantes corporativos.

Según Informe sobre el Índice de Desperdicio de Alimentos 2024 publicado recientemente por el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), Brasil produce alrededor de 20 millones de toneladas de desperdicio de alimentos al año.

Estas cifras no sólo afectan al planeta, sino que también representan un enorme impacto económico.

El papel del sector de compras en la reducción del desperdicio

El área de compras desempeña un papel crucial en la adopción de prácticas sostenibles y el uso de datos en tiempo real para planificar mejor el consumo y el stock.

Esto se debe a que sin informaciones precisas sobre la condición y el estado de los insumos, resolver los problemas de residuos se convierte en un desafío. Por tanto, dos factores directamente relacionados con los residuos son:

Resto ingesta: son los alimentos devueltos en el plato o en la bandeja. Este indicador refleja no sólo las preferencias del cliente, sino también posibles fallos en la planificación de las porciones, la calidad de los insumos o la ejecución del menú. Por lo tanto, las tasas aceptables de resto ingesta son inferiores al 10% para los servicios regulares.

Sobra limpia: son los alimentos producidos y no servidos, que quedan en las cubas o cacerolas. Por tanto, el control de las sobras limpias depende de una planificación cuidadosa, alineada con la cantidad de comidas servidas y el margen de seguridad previsto.

Medidas prácticas para reducir desperdicios:

• Análisis de índices de desperdicio: monitoree el resto ingesta y la sobra limpia. Tasas superiores al 10% para los grupos sanos o al 20% para los grupos enfermos indican problemas con el menú o la ejecución de las comidas;
• Registros detallados: documente las cantidades de sobras y restos, utilizando estas informaciones para implementar correcciones en la planificación y producción;
• Políticas de concientización: promueva campañas para incentivar a los clientes a servir porciones adecuadas, evitando excesos;
• Evaluaciones diarias: controle las sobras limpias con mayor frecuencia, ajustando las cantidades planificadas en función del consumo real.

El papel de TecFood en la reducción del desperdicio

El software como el TecFood hace más eficiente el control del desperdicio al proporcionar datos detallados sobre consumo, stock y planificación. Por lo tanto, con informes analíticos y gráficos, los gerentes pueden identificar rápidamente desvíos e implementar estrategias correctivas.

Por lo tanto, al integrar estas prácticas y adoptar herramientas adecuadas, las UANs pueden implementar procesos sustentables y optimizados, eliminando desperdicios y asegurando la eficiencia operativa de sus restaurantes corporativos.

Reducción del desperdicio: un objetivo global

Adoptar un buen sistema de gestión es esencial para contribuir con el Objetivo de Desarrollo Sostenible (ODS) de la ONU de reducir a la mitad el desperdicio de alimentos para 2030.

Este objetivo sólo se conseguirá si implementamos tecnologías estandarizadas que ajusten el proceso de compra a las necesidades específicas de cada restaurante.

Además, las aplicaciones que permiten programar opciones de platos para el día siguiente ayudan a mejorar la precisión de las compras, minimizando las sobras y optimizando los recursos.

Estas funcionalidades, además de reducir desperdicios, contribuyen a las prácticas ESG (Medio Ambiente, Social y Gobernanza), promoviendo una gestión más sostenible y responsable en el sector de compras.

Resultados concretos con TecFood

Al integrar un sistema como el TecFood, su concesionaria de alimentación gana eficiencia, elimina desperdicios y maximiza resultados.

Esto se debe a que con informes detallados y procesos automatizados, los gerentes pueden garantizar la precisión, reducir costos y transformar la gestión de compras en un diferenciador competitivo.

De esta manera, asegúrese de que su operación esté alineada con el futuro de la gestión de compras, adoptando soluciones tecnológicas que centralicen la información y brinden un control total sobre costos y procesos.

Cómo el TecFood evita errores en los procesos de compras

Adoptar un software específico para la gestión de compras es un paso imprescindible para evitar errores que comprometan la eficiencia y los resultados de sus restaurantes corporativos.

Vea cómo TecFood puede transformar sus procesos de compra:

• Evita fallas en la comunicación con proveedores: la centralización de las informaciones elimina problemas de comunicación y asegura claridad en todas las etapas.
• Estandariza las solicitudes de compra: adiós a los pedidos recibidos por email y sin historial. TecFood organiza y estandariza las solicitudes para un mayor control.
• Garantiza un seguimiento preciso del stock y las compras: el sistema ayuda a evitar fallos en el control de stock y en el acompañamiento de las compras, reduciendo el desperdicio.
• Elimina compras descentralizadas: con total integración entre sectores, TecFood asegura que todas las etapas estén alineadas y centralizadas.
• Proporciona análisis del flujo de comidas: permite un acompañamiento asertivo del consumo y de las comidas proporcionadas, optimizando la planificación.
• Facilita el control de métricas financieras: realiza un seguimiento de los gastos con informes y objetivos definidos, asegurando un control total sobre los costos.
• Minimiza los procesos manuales: reduce la dependencia de datos no estructurados y elimina errores humanos, duplicación de informaciones y errores manuales.

¿Por qué elegir TecFood?

Además de evitar errores, TecFood ofrece análisis basados ​​en datos, informes detallados y gráficos dinámicos que ayudan a tomar decisiones estratégicas. Con este software, su gestión de compras será más asertiva, integrada y eficiente, garantizando el éxito de su restaurante corporativo.

Portal de compras TecFood

El proceso de compras de materias primas para la producción de comidas, especialmente en el food service, puede optimizarse significativamente con el uso de tecnologías que simplifiquen y automaticen la comunicación entre compradores y proveedores.

Por eso, el Portal de compras, como el que proporciona TecFood, es una herramienta imprescindible para modernizar y agilizar estas operaciones.

Beneficios del Portal de Compras en el food service

Un Portal de Compras en la web elimina la necesidad de métodos manuales, como correos electrónicos o llamadas telefónicas, que consumen tiempo y son propensos a errores.

Por lo tanto, a través de esta tecnología, los gerentes pueden realizar cotizaciones de precios, acompañar el estado de los pedidos e incluso negociar con proveedores de forma integrada con el back office.

Ventajas para los compradores:

• Acompañamiento en tiempo real del estado de las solicitudes de compra;
• Negociaciones más rápidas y prácticas directamente en la plataforma;
• Generación automatizada de autorizaciones de compras, reduciendo el retrabajo.

Facilidad para los proveedores:

• Gestión de pedidos simplificada mediante dispositivos móviles, como teléfonos móviles y tabletas;
• Control más ágil y práctico, fortaleciendo la relación entre proveedor y comprador.

¿Por qué elegir el Portal de Compras TecFood?

Con el Portal de Compras de TecFood, su empresa gana una solución robusta para:

• Reducir errores en las solicitudes de compras: el sistema estandariza procesos, evitando inconsistencias;
• Optimizar el tiempo de los equipos: la automatización y la integración hacen que el proceso sea más rápido y eficiente;
• Fortalecer las alianzas: la comunicación directa y centralizada mejora la relación con los proveedores.

Al adoptar el Portal de Compras TecFood, su concesionaria de alimentos transforma la gestión de compras en un proceso integrado, productivo e innovador. Aproveche la tecnología para modernizar sus operaciones y asegurar una mayor eficiencia en el sector de servicios de alimentos.

Aplicación approve: movilidad y eficiencia en la aprobación de compras

Approve es una aplicación móvil diseñada para optimizar la gestión de autorizaciones de suministro (ASs) que superan el presupuesto definido por su empresa.

Con esta podrá tomar decisiones importantes sobre gastos que van más allá de la planificación financiera de forma ágil y controlada, directamente desde su dispositivo móvil.

Principales beneficios de Approve:

• Control y transparencia: Approve garantiza que todos los gastos por encima del presupuesto sean rigurosamente monitoreados y aprobados según criterios predefinidos. De esta manera, la aplicación evita decisiones ajenas a la política financiera, promoviendo una mayor seguridad y organización.
• Agilidad en las aprobaciones: gracias a las notificaciones en tiempo real y al acceso directo vía móvil, los aprobadores pueden tomar decisiones de forma rápida y eficiente, sin importar dónde se encuentren.
• Presupuesto siempre bajo control: la integración con la solución de presupuesto garantiza una visión clara de los desvíos financieros. Con esto, la empresa puede actuar preventivamente para alinear los gastos con sus metas de CMV (Costo de Materia Prima Vendida), evitando sorpresas no deseadas.

¿Cómo funciona Approve?

El proceso empieza con la elaboración del presupuesto en el módulo de Gestión Operativa de TecFood. Es en este módulo donde se define a la autoridad de aprobación y a los responsables de emitir las autorizaciones de suministro.

Así que.., cuando una autorización de suministro supera el límite establecido en el presupuesto, Approve entra en acción.

En este momento, el sistema envía una notificación por correo electrónico al responsable de la aprobación, informándole que hay un tema pendiente para ser evaluado.

Aunque las liberaciones se realizan directamente a través de la aplicación, la notificación inicial se realiza exclusivamente por correo electrónico, garantizando que los aprobadores estén informados de manera efectiva.

Además, Approve ofrece una forma práctica y ágil de analizar las órdenes de compra y tomar la mejor decisión, siempre en base a los criterios definidos por la empresa.

Por tanto, su función principal es simplificar el proceso de aprobación de gastos, haciéndolo más eficiente y alineado con la planificación financiera.

Vale recordar que Approve trabaja de manera integrada con TecFood, especialmente con el módulo de Gestión Operativa, fundamental para la creación del presupuesto y la configuración de los niveles de aprobación.

Conclusión

Para alcanzar la excelencia en la gestión de compras en los restaurantes corporativos es fundamental revisar los procesos, analizar proveedores y negociar los mejores precios, manteniendo siempre una visión holística del flujo de trabajo.

Por eso, con TecFood su empresa cuenta con el mejor software de gestión corporativa de alimentos de Latinoamérica, incluyendo el Portal de Compras esclusivo y la aplicación Approve.

Juntos, ofrecen control total, reducción de costos y minimización de desperdicios, garantizando resultados positivos para sus ingresos.

Si quiere transformar la gestión de compras de su restaurante corporativo, programe una conversación con nuestros consultores y conozca las soluciones completas de Teknisa.

Descubra cómo TecFood y Approve pueden reducir costos, minimizar desperdicios y optimizar cada etapa del proceso, garantizando resultados positivos para su negocio.