Gestión de existencias: cómo optimizar y reducir costes en su empresa

Uno de los principales retos para quienes se ocupan de la restauración colectiva es la gestión de existencias. Como tal, se trata de una tarea que requiere una atención constante y una planificación detallada, ya que la clave está en equilibrar el control de costes sin comprometer la disponibilidad del producto.

Si busca una gestión de existencias más eficaz e inteligente, este contenido le proporcionará información valiosa y estrategias para optimizar sus procesos y reducir costes.

¿Qué es la gestión de existencias en las empresas de restauración?

La gestión de existencias en la restauración colectiva es un proceso que implica la planificación, control y organización de productos alimentarios, ingredientes y suministros.

Así, el gestión eficaz El inventario es esencial para garantizar la disponibilidad de los artículos, en la cantidad adecuada, en el momento oportuno y al coste más eficiente.

En otras palabras, conocer las cantidades de cada producto, cuándo volver a comprar y cómo evitar pérdidas.

¿Qué son las existencias?

Stock es la cantidad de mercancías almacenadas, ya sea en el almacén o en la sala de ventas.

Por lo tanto, incluye materias primas, productos en el proceso de fabricación, artículos acabados listo para la venta o incluso productos en tránsito.

Estrategias para reducir costes y mejorar la eficacia

Un inventario de existencias bien realizado aporta varios beneficios, tales como:

• Optimice el tiempo y organice su mercancía;
• Mejora el rendimiento financiero;
• Controla la adquisición de insumos con una baja salida de existencias;
• Mejora las perspectivas de venta;
• Contribuye a la proyección de nuevos pedidos.

Además, en un escenario con una gestión de existencias bien estructurada, es posible calificar mejor a los proveedores, asegurándose de que cumplen los requisitos de calidad, servicio y precio.

Cómo hacer el inventario de existencias:

• Planificación - En primer lugar, antes de iniciar el inventario, fije una fecha y hora adecuadas, minimizando las interrupciones de las operaciones. Mientras tanto, prepare las herramientas y formularios necesarios y contrate un software de gestión de inventarios para facilitar el proceso.
• Recuento físico - A continuación, el equipo responsable debe realizar un recuento físico de todos los artículos en stock.
• Registro de datos - Tras el recuento físico, deben registrarse todos los datos en el inventario, incluidos el nombre del producto, la cantidad, la unidad de medida, el coste unitario y el valor total.
• Análisis y conciliación - A continuación, lleve a cabo un análisis para identificar posibles discrepancias entre el inventario físico y los registros contables, de modo que pueda detectar errores, pérdidas, desviaciones y otras cuestiones que deban corregirse.
• Valoración de acciones - Una vez registrados los datos, es el momento de calcular el valor total de las existencias, multiplicando la cantidad de cada producto por su coste unitario para tener un mejor control financiero y análisis de costes.
• Acciones correctivas - A continuación, basándose en las discrepancias detectadas, tome medidas correctivas, como investigar las pérdidas, ajustar los registros, revisar las prácticas de almacenamiento e incluso los procesos de pedido y compra.
• Vigilancia continua - Por último, realice inventarios de existencias de forma regular para mantener un control actualizado de los productos, ya que esto ayuda a garantizar registros precisos y a identificar problemas antes de que se conviertan en críticos.

Cómo gestionar las existencias:

Una vez finalizado el inventario, es esencial mantener una gestión activa de las existencias para garantizar que los esfuerzos realizados den resultados continuos.

Para ello, hemos preparado una guía detallada paso a paso que le ayudará a aplicar esta gestión de forma eficaz y estratégica.

• Previsión de la demanda: empiezan por estimar la demanda basándose en el historial de comensales, los patrones estacionales, los productos más consumidos, los objetivos de valor per cápita por plato y los datos contractuales. Esta previsión ayuda a calcular la cantidad de alimentos e ingredientes necesarios, evitando así tanto la escasez como el despilfarro, además de alinear las existencias con las necesidades reales.
• Pedidos y compras: Con la previsión de la demanda en la mano, organice los pedidos de compra para reponer las existencias de forma eficaz. Dé prioridad a los proveedores fiables y negocie precios, plazos y condiciones de entrega ventajosos.
• Recepción e inspección: Cuando reciba los productos, compruebe inmediatamente la calidad y la cantidad de los artículos entregados. Compruebe las fechas de caducidad, la integridad del embalaje, la conformidad de los precios y si las facturas se corresponden con la orden de compra.
• Registro de acciones: Registrar detalladamente cada artículo recibido mediante sistemas informatizados de gestión de existencias. Estos sistemas permiten controlar las cantidades, identificar posibles desviaciones, como pérdidas o robos, y simplificar la planificación de futuras compras.
• Almacenamiento adecuado: Organizar los alimentos y los ingredientes de forma que se preserve su calidad. Controle las temperaturas, clasifique los artículos y utilice técnicas como el método FIFO (primero en entrar, primero en salir) para asegurarse de que los productos más antiguos se utilizan antes que los más nuevos.
• Control de residuos: Compruebe si hay alimentos infrautilizados y aplique medidas para reducir las pérdidas.
• Análisis de rendimiento e inventario: analizan periódicamente los datos sobre costes, ventas, residuos y tendencias de consumo. Este análisis permite identificar mejoras, optimizar procesos y reducir costes, garantizando una gestión de existencias eficaz y sostenible.

La importancia del control de existencias para evitar pérdidas

La gestión de inventarios es fundamental para controlar los costes y evitar el despilfarro. Un exceso de existencias de ingredientes o productos alimentarios puede acarrear pérdidas financieras, mientras que unas existencias insuficientes pueden provocar retrasos en la producción e incluso la pérdida de clientes.

En este contexto, tener herramientas adecuadas es esencial para garantizar un control eficaz y preciso de las existencias.

O TecFood ha surgido como una solución completa, que integra la gestión de inventarios con la planificación y las operaciones, optimizando los procesos y eliminando los residuos.

Vea la historia de éxito de nuestro cliente Cozzi: Cozzi, una referencia en comidas industriales, adoptó Teknisa para mejorar la gestión, reducir los residuos y apoyar el crecimiento sostenible. “La recomiendo como la mejor solución del mercado”. - Pedro Suassuna, director de Cozzi.

Con el apoyo adecuado, puede evitar los errores más comunes en la restauración. ¡Le mostraremos cómo!

Los 10 errores más comunes en la gestión de existencias y cómo evitarlos

Si ha llegado hasta este artículo y cree que el proceso de gestión de inventario de su empresa de catering puede ser mejorado, Es probable que esté cometiendo algún errores comunes en la gestión de esta tarea.

Identifique estos errores es el primer paso para optimizar las operaciones y lograr mejores resultados.

Seguir leyendo ¡para descubrir cuáles son los 10 errores más comunes y cómo evitarlos para garantizar el éxito de su negocio!

1. No haber alineado el proceso de existencias con el equipo

Una gestión eficaz de las existencias empieza por formación y alineación del equipo, porque todos deben comprender la importancia de esta tarea para tener éxito.

Así que forme a su equipo para que comprenda cómo influye la gestión de existencias en los resultados de su empresa. También es importante explique cómo la reducción de los residuos y el aprovechamiento de los insumos contribuyen directamente al ahorro de recursos y a la eficacia operativa de la empresa.

Es importante que el equipo está integrado en el proceso. Así que aclare las normas implicadas, cómo identificar lo que puede faltar y cómo evitar los excesos. Al alinear a su equipo y establecer normas claras, creará una base sólida para una gestión eficaz de las existencias.

Además, realizar formación específica y continua. Un ejemplo es la formación en el uso de programas informáticos de gestión de existencias, técnicas adecuadas de almacenamiento, control de la caducidad y manipulación segura de los alimentos.

Por último, es esencial que el gestor reconocer y valorar los esfuerzos del equipo. Crear un entorno de colaboración y fomentar la participación de los empleados en el proceso de gestión del inventario garantiza un control más eficaz y comprometido.

2. No hacer inventario diariamente

A frecuencia de inventario depende de factores como el tamaño de las existencias, el volumen de ventas, la rotación de artículos, la estacionalidad y el tipo de producto almacenado. Sin embargo, para garantizar una gestión eficaz de las existencias, las empresas que trabajan con comidas colectivas deben llevar a cabo lo siguiente inventario diario.

De este modo, los responsables y los equipos de cocina tienen una visión actualizada de los productos disponibles y pueden pedir repuestos con mayor precisión.

Es más, factores estacionales también influyen en la frecuencia de inventario. Por ejemplo, durante los periodos de gran demanda, como los días festivos o los acontecimientos especiales, aumentar la frecuencia de inventario ayuda a garantizar que haya existencias suficientes para satisfacer las necesidades.

Realizar inventarios de forma regular es esencial. Como hemos visto, ignorar o realizar el inventario de forma esporádica pone en peligro la gestión de las existencias y la eficacia operativa de la empresa.

3. No registrar correctamente las mercancías recibidas en las existencias

Muchos propietarios o gerentes siguen cometiendo el error de no comprobar la recepción de mercancías de forma precisa. Cuando las entradas no se registran correctamente, surgen una serie de problemas que afectan negativamente a la gestión de las existencias.

Esto se debe a que registrar las entradas de mercancías con precisión garantiza visibilidad de las existencias disponibles. Sin embargo, sin este control, pueden producirse desabastecimientos que provoquen retrasos en el servicio e insatisfacción entre los comensales.

Además, con un registro adecuado de las entradas, el inventario se hace más fácil y preciso, La información correcta ayuda a evitar imprecisiones en el control de existencias, garantizando datos importantes como las fechas de caducidad de los productos.

Por lo tanto, una gestión eficaz de las existencias depende directamente de la exactitud de los registros de entrada.

Por último, registrar correctamente las entradas permite una mejor gestión de costes para el servicio alimentario. Por ejemplo, al comprobar cada entrega, se reduce el riesgo de pagar por mercancías no recibidas o cantidades diferentes a las acordadas con el proveedor, evitando pérdidas financieras.

4. No clasificar los productos adquiridos

Clasificar correctamente los productos adquiridos ahorra tiempo empleados, simplifica las auditorías existencias y facilita los controles aleatorios, Esto permite al equipo concentrarse en otras tareas esenciales.

Esta actividad ayuda al equipo de gestión de inventarios y de compras a identificar qué artículos hay que comprar más a menudo y cuáles tienen menos demanda. Como resultado, la planificación de las compras se vuelve más eficaz, evitando tanto la falta de existencias como el exceso de compras.

Además, clasificar los productos facilita la organización de las existencias de la empresa. cocina industrial, De este modo, el equipo de cocina y de gestión puede encontrar rápidamente los artículos que necesita, indicando dónde guardar cada artículo y cómo organizarlos. De este modo, el equipo de cocina y de gestión puede encontrar rápidamente los artículos que necesita, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Por último, con la clasificación de los productos, la dirección y el equipo de cocina dispondrán de una una visión más clara de las existencias disponibles. Como resultado, las decisiones relacionadas con la planificación del menú, las promociones e incluso las ofertas específicas serán más ágiles y estarán más alineadas con las necesidades del consumidor.

5. No disponer de un espacio de almacenamiento adecuado para las compras

Disponer de un espacio de almacenamiento adecuado es esencial para una gestión eficaz de las existencias, ya que la falta de un lugar bien estructurado compromete la calidad de los productos y tiene un impacto directo en las operaciones de cocina.

Un espacio de almacenamiento adecuado ayuda mantener la calidad de los alimentos, Permite conservar los productos a la temperatura ideal, lejos de la luz y la humedad excesivas, y según sus necesidades específicas.

Y con un espacio de almacenamiento adecuado, La organización de las existencias se vuelve más eficaz. Esto facilita al personal la localización de los productos, reduciendo el tiempo empleado en buscarlos y permitiendo al personal de cocina y de gestión centrarse en otras tareas esenciales.

Por último, es importante señalar que un almacenamiento adecuado también garantiza la salubridad de los productos, y es esencial que las existencias se organicen de forma que se evite la contaminación cruzada de los alimentos, especialmente de los más alergénicos.

6. No comprobar la fecha de caducidad de los productos de sus existencias

Comprobar la caducidad de los productos es esencial para una gestión eficaz de las existencias. El análisis de las existencias debe tener en cuenta volumen de negocios de cada entrada y fecha de vencimiento de cada artículo. Por ejemplo, las carnes y los productos lácteos deben consumirse más rápidamente que la harina y los cereales.

El estricto control de la caducidad es crucial para evitar la residuos alimentarios. Esto no sólo reduce los costes, sino que también contribuye a unas prácticas más sostenibles, en línea con los principios de ESG (Medioambiental, Social y de Gobernanza).

Adoptar estrategias que minimicen los residuos refleja un compromiso con el medio ambiente al reducir la generación de residuos, y refuerza la imagen de la empresa como empresa responsable y comprometida con la sostenibilidad. Por lo tanto, reducir los residuos debe ser uno de los principales objetivos en la gestión de existencias.

En este punto, volvemos a llamar la atención sobre la Método FIFO (Primero en entrar, primero en salir), que prioriza el uso de los productos más antiguos antes que los más nuevos, es una práctica esencial para una gestión eficaz de las existencias. Este sistema ayuda a evitar el desperdicio de alimentos al garantizar que los artículos con una vida útil más corta se utilicen primero.

Además, es esencial establecer procedimientos claros para comprobar y registrar las fechas. Por lo tanto, defina rutinas de inspección diarias o semanales, en función del volumen de negocio y los tipos de productos, y asegúrese de que estas inspecciones se llevan a cabo con rigor.

7. Hacer caso omiso de las fichas técnicas

A ficha alimentaria es una herramienta esencial para la gestión de existencias y el control de costes en las empresas de catering. Proporciona las cantidades necesarias de cada ingrediente, lo que permite al responsable organizar las existencias de forma eficaz, evitando excesos o carencias de suministros durante la preparación de los platos.

El uso de fichas alimentarias ofrece varias ventajas para el control de existencias y la reducción de costes. Entre ellas se incluyen:

• Control preciso de los ingredientes: Con las fichas técnicas, el equipo sabe exactamente qué necesita cada plato, lo que evita el desperdicio y ayuda a controlar estrictamente los costes.
• Consistencia en la preparación de los platos: Siguiendo las fichas técnicas, el equipo se asegura de que cada plato se prepare de la misma manera, utilizando las mismas cantidades de ingredientes y en el mismo tiempo de preparación.
• Formación del personal de cocina: La ficha técnica también funciona como una herramienta de formación esencial. Ayuda a los empleados a mantener el estándar deseado en la preparación de los platos, independientemente de quién se encuentre en la cocina, fomentando la uniformidad y la eficiencia.

8. No ocuparse de la limpieza de las existencias

La limpieza de existencias desempeña un papel crucial en la gestión de las empresas de restauración.

Mantener el espacio de almacenamiento organizado y limpio no sólo asegura la calidad de los productos, sino que también garantiza la seguridad alimentaria y cumplimiento de la normativa sanitaria.

Además, la limpieza regular es esencial para evitar la contaminación que podría comprometer la integridad de los alimentos, impidiendo que no sean aptos para el consumo.

Para mantener limpias las existencias, defina procedimientos claros de higienización, que incluyan:

• Limpieza regular de estanterías y contenedores;
• Retirada inmediata de los alimentos caducados o estropeados;
• Mantener registros precisos de los productos almacenados y sus respectivas fechas de caducidad.

Los responsables del almacenamiento deben establecer procedimientos escritos, con un programa de limpieza detallado y una lista de comprobación para garantizar que todas las zonas se limpian y desinfectan adecuadamente.

En Brasil, la Agencia Nacional de Vigilancia Sanitaria (ANVISA) proporciona orientaciones específicas sobre limpieza y desinfección de superficies, incluyendo la frecuencia recomendada y los productos químicos adecuados.

9. No controlar la salida de mercancías de las existencias

Al igual que controlar la entrada de mercancías es esencial, vigilar la salida y la distribución de estos artículos también es fundamental.

Este control garantiza que los datos de consumo reflejan lo que realmente se sirve, especialmente al final de cada mes.

Además, la supervisión de la salida ayuda a identificar posibles fugas de mercancías, Como las pérdidas por falta de aprovechamiento o incluso los robos de ingredientes e insumos.

Sin un control adecuado de la producción, surgen problemas que repercuten directamente en la gestión de las existencias, como saber qué hay disponible en stock.

Esta falta de control puede conducir a escasez sobreestimación de partidas, Esto genera costes innecesarios y dificulta la gestión.

Para evitar estos problemas, establezca procedimientos claros para el control de la producción de mercancías. Registre cada caja inmediatamente después de la venta, incluyendo información como la fecha, el número de pedido, el nombre del cliente y la cantidad vendida.

Además, forme al equipo para realizar esta tarea de forma coherente y precisa, garantizando un control eficaz de las existencias y minimizando las pérdidas.

10. No utilizar un sistema ideal para la gestión de las existencias de restauración

La rutina de quienes trabajan con la restauración colectiva es intensa y está llena de retos, lo que requiere una gestión cuidadosa y estratégica para que las operaciones funcionen sin problemas.

En este escenario, es habitual que los directivos se pregunten: ¿cómo pueden controlar las existencias de forma eficaz, reducir las pérdidas y, al mismo tiempo, garantizar una gestión asertiva que optimice los recursos disponibles?

Con el alto volumen de datos generados diariamente en el proceso de gestión del inventario, como la información sobre las entradas, salidas, caducidad y movimiento de los productos, la tarea de llevar un control preciso de todo se hace aún más compleja.

Entonces, invertir en tecnología ya no es una opción, se ha convertido en algo esencial. Un sistema adecuado no sólo organiza esta información, sino que también permite un análisis detallado a través de informes y decisiones fundamentadas que se reflejan positivamente en los resultados empresariales.

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¿Por qué elegir el sistema de gestión de existencias de Teknisa?

El sistema de gestión de existencias de Teknisa es una herramienta completa que garantiza la eficacia, el ahorro y el control total de las operaciones. Ideal para empresas que buscan optimizar procesos y tomar decisiones más asertivas.

Ventajas del sistema de gestión de existencias Teknisa:

• Control eficaz: controla los ingredientes, evitando la escasez y los excesos.
• Reducción de residuosLa empresa: ajusta las compras a la demanda y gestiona la vida útil de los productos.
• Una planificación financiera precisa: permite un control estricto de los costes y previsiones detalladas.
• Gestión de proveedores: mantiene registros completos para unas negociaciones más competitivas.
• Integración con ERP: centraliza los datos y los procesos en un único sistema.
• Decisiones estratégicas: proporciona apoyo con informes detallados y análisis en tiempo real.
• Informes financieros precisos: garantiza balances y cuentas de resultados fiables que reflejan beneficios reales.
• Control de costes: optimiza las existencias, reduciendo los costes de almacenamiento, transporte y mano de obra.
• Mejora del flujo de caja: permite una alta rotación de existencias, convirtiendo rápidamente los productos en ingresos, fortaleciendo la liquidez y la salud financiera de la empresa.

La tecnología es un aliado esencial para cualquier empresa que busque automatizar procesos, impulsar el rendimiento de sus equipos y diferenciarse de la competencia

Vea la historia de éxito de nuestro cliente Mc Dallas: Con la adopción de los sistemas Teknisa, han logrado un control más eficaz de las existencias y otras ventajas que han repercutido positivamente en la operación.

Invierta en tecnología y transforme la gestión de su empresa

Invertir en un software de gestión de inventarios permite a los directivos controlar eficazmente sus materias primas y productos finales, así como mejorar la comunicación estratégica con los proveedores. Con ello, los resultados son positivos tanto a corto como a largo plazo.

Conclusión: ¡hay una solución para cada reto de gestión de inventarios!

Soluciones tecnológicas, como el software de gestión de existencias de Teknisa, son esenciales para organizar los procesos internos, integrar sectores como la planificación, las compras, las finanzas y las existencias, y mejorar la calidad del servicio.

La tecnología facilita la gestión haciendo que los procesos sean más precisos y ágiles, lo que permite a los directivos centrarse en las decisiones estratégicas que impulsan el crecimiento.

Ampliamente adoptado por las empresas de catering, el software de Teknisa destaca como la mejor opción para optimizar la gestión de existencias, promoviendo una mayor eficacia operativa y control de costes en su negocio.

Esperamos que estos consejos e ideas inspiren mejoras en la gestión de inventarios de su empresa, ¡contribuyendo al éxito y al crecimiento sostenible de su negocio!