Gestión de costes

La gestión eficaz de los costes es uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas del sector de la restauración colectiva.

Con unos márgenes de beneficios a menudo reducidos, es esencial adoptar estrategias inteligentes que combinan tecnología, planificación y seguimiento de los indicadores de resultados para optimizar los recursos y garantizar resultados sostenibles.

En este artículo encontrará ideas prácticas y herramientas esenciales para mejorar su gestión de costes, reducir los residuos y mejorar la competitividad de su empresa.

Siga leyendo para saber cómo convertir los retos en oportunidades a la hora de gestionar sus operaciones.

¿Qué es la gestión de costes en las comidas colectivas?

La gestión de costes en las comidas colectivas implica supervisar y controlar el gasto relacionados con la producción y explotación de servicios en cocinas industriales, restaurantes de empresa y unidades de alimentación y nutrición (UAN).

Cuando los costes se gestionan con eficacia, es posible aumentar el margen de beneficios, evitar el despilfarro y mantener la calidad de los alimentos servidos, cumpliendo tanto los requisitos nutricionales como las expectativas de los clientes.

¿Cómo puede la tecnología optimizar la gestión de costes?

La tecnología desempeña un papel fundamental a la hora de optimizar la gestión de costes en la restauración colectiva. Por ello, soluciones como Tecfood son esenciales para facilitar el control de los insumos, los menús y los procesos operativos en las unidades alimentarias.

Gracias al software, es posible predecir la necesidad de reponer insumos, evitando tanto la escasez como los excesos, lo que ayuda a reducir el desperdicio de alimentos y a mejorar la eficacia operativa.

Tipos de costes de una empresa de catering

Los costes de los servicios de restauración colectiva pueden clasificarse en distintas categorías.

Comprender estas clasificaciones es esencial para una gestión eficaz. Vea los principales tipos de costes:

• Costes fijosGastos que permanecen constantes, independientemente del volumen de comida servida. Ejemplos: alquiler, gastos administrativos y mantenimiento de equipos.
• Costes variablesGastos que varían en función del volumen de alimentos producidos. Ejemplos: compra de ingredientes y envases para el transporte.
• Costes directosCostes directamente relacionados con la producción de alimentos. Ejemplos: ingredientes utilizados en recetas específicas.
• Costes indirectosCostes que no están directamente relacionados con la producción, pero que son necesarios para el funcionamiento de la unidad. Ejemplos: electricidad, servicios de limpieza y mantenimiento general.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de costes?

La aplicación de una gestión eficaz de los costes en los servicios de restauración colectiva ofrece varias ventajas que repercuten positivamente en las operaciones y los resultados financieros. Entre ellas:

• Mayor control financiero: Saber exactamente dónde se aplican los recursos permite tomar decisiones más estratégicas y asertivas.
• Reducción de residuos: El control de los insumos y los procesos permite evitar costes innecesarios y aumentar la eficacia operativa.
• Mayor rentabilidadLa optimización de costes mejora directamente el margen de beneficios, lo que permite una mayor estabilidad y crecimiento.
• Previsibilidad y planificación: Con una visión clara de los costes fijos y variables, es posible planificar mejor el futuro financiero de la unidad.
• Mejora de la toma de decisionesLa precisión de los datos permite tomar decisiones con mayor conocimiento de causa, optimizando la eficacia operativa y el servicio.

Estrategias prácticas para reducir los costes de explotación

Para lograr una gestión eficaz de los costes, considere la posibilidad de aplicar las siguientes estrategias en el contexto de las comidas colectivas:

• Automatizar los procesos operativos: utilizan programas informáticos como TecFood para reducir el trabajo manual y minimizar los errores.
• Planificar los menús estratégicamente: recogen los suministros estacionales y optimizan la producción de alimentos en función de la demanda.
• Supervisar periódicamente los indicadores clave de rendimientoUtilice los indicadores de resultados para ajustar el presupuesto y evitar desviaciones.
• Integrar sectoresgarantizar una comunicación eficaz entre las áreas de compras, producción y distribución.
• Forme a su equipo: formar a los empleados para maximizar la eficacia y reducir los fallos diarios.
• Negociar con los proveedores: buscar alianzas a largo plazo para obtener mejores condiciones comerciales, garantizar la calidad de los productos y servicios y hacer que la gestión de proveedores.
• Reducir los residuosAplicar prácticas estrictas de control de existencias y porcionado para minimizar las pérdidas.

Errores comunes en la gestión de costes de las comidas colectivas

Incluso con las mejores intenciones, las empresas de restauración suelen cometer errores que ponen en peligro la gestión eficaz de los costes. Eche un vistazo a los más comunes:

• Falta de seguimiento periódico: Si no se supervisan con frecuencia los indicadores financieros, pueden tomarse decisiones infundadas que afecten negativamente a las hipótesis y las operaciones.
• Centrarse exclusivamente en reducir costes: Reducir costes sin una planificación estratégica puede comprometer la calidad de los alimentos y la eficacia operativa.
• Falta de integración entre sectoresCuando áreas como compras, existencias y producción no están alineadas, aumenta el riesgo de errores e ineficiencias.
• Subestimar la automatizaciónEl mantenimiento de procesos manuales en lugar de utilizar programas informáticos especializados puede dar lugar a una mayor incidencia de errores y despilfarros.
• Negociar con los proveedores: No buscar mejores condiciones comerciales aumenta los costes innecesariamente, reduciendo la competitividad.

Por lo tanto, evitar estos errores es fundamental para garantizar una gestión de costes más eficaz y sostenible en las comidas colectivas.

¿Cuáles son los KPI?

KPI son las siglas en inglés de Indicador Clave de Rendimiento, o Indicador clave de rendimiento en español. Por lo tanto, estos indicadores son métricas utilizadas para medir el progreso y el rendimiento de los procesos u operaciones en relación con los objetivos previamente establecidos.

En el contexto de la restauración colectiva, los KPI ayudan a controlar la eficiencia de la operación, como el coste por comida, el índice de desperdicio o la satisfacción del cliente.

Basándose en los KPI, los gestores pueden identificar puntos de mejora, ajustar estrategias y tomar decisiones informadas, garantizando un equilibrio entre calidad, eficiencia y control de costes.

¿Por qué utilizar los KPI en las comidas colectivas?

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) permiten a los responsables de las unidades de alimentación y nutrición (FNU) detectar problemas operativos, evaluar el rendimiento en tiempo real y tomar decisiones más informadas para mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar la satisfacción del cliente.

Ejemplos de KPI en la restauración colectiva

1. Coste de los alimentos producidosMide el coste medio de preparación de cada comida, teniendo en cuenta los insumos, la mano de obra y otros factores. Ayuda a identificar oportunidades de reducción de costes.
2. Índice de restoIndica el porcentaje de comida preparada que no se ha consumido, lo que permite realizar ajustes para evitar desperdicios.
3. Costes mensuales de los insumosControla cuánto se gasta en comprar ingredientes y lo compara con el presupuesto previsto.
4. Número de comidas servidasMedidas de la capacidad operativa: mide el volumen de alimentos entregados durante un periodo, lo que ayuda a evaluar la capacidad operativa.
5. Índice de satisfacción del cliente: Evalúa la percepción de los consumidores sobre la calidad de la comida, la puntualidad y el servicio.
6. Tiempo medio de producciónControla el tiempo que se tarda en preparar y servir la comida, optimizando los procesos.
7. Rendimiento de las acciones: Mide la rotación de las existencias, identificando los artículos con exceso o riesgo de caducidad.
8. Tasa de residuos de entradaIndica la cantidad de insumos desechados durante el proceso de producción.

Integración de procesos en la restauración colectiva: elimine los errores manuales

La integración de procesos es fundamental para garantizar la eficacia y eliminar los errores de funcionamiento en unidades de restauración colectiva.

De este modo, con el uso de sistemas de gestión especializados, como TecFood, es posible centralizar todas las operaciones en una única plataforma, automatizando tareas esenciales como el control de existencias, la planificación de menús y la emisión de facturas.

Además, esta centralización garantiza que los datos estén siempre actualizados, reducir la dependencia de los procesos manuales y minimizar los errores que pueden comprometer tanto las operaciones como los beneficios.

Por último, la automatización mejora la fluidez de los procesos, lo que se traduce en mayor eficacia y control de costes.

Descubra cómo reducir costes con nuestra serie de contenidos exclusivos

Reducir costes es un reto constante en el sector de la restauración colectiva, y contar con estrategias eficientes marca la diferencia. Con esta idea en mente, hemos creado una serie de artículos para ayudarle en este viaje.

Aquí encontrará consejos prácticos, herramientas indispensables y estrategias inteligentes para optimizar los recursos, minimizar los residuos y aumentar la eficacia de sus operaciones.

Explore nuestros contenidos y descubra cómo transformar la gestión de su empresa, logrando resultados más sostenibles y rentables.

Gestión estratégica de compras

La gestión de compras es fundamental para el éxito de los restaurantes de empresa, ya que influye en los costes, la calidad y la eficiencia.

Por ello, soluciones como TecFood y la aplicación Approve modernizar los procesos, permitiendo la centralización de datos, la automatización de tareas y el control financiero.

Con estrategias como la planificación de menús, un flujo de trabajo estructurado y el uso de portales de compra, es posible evitar el despilfarro, negociar mejores condiciones y mantener el buen funcionamiento de la operación.

Por lo tanto, la tecnología es la clave para una gestión eficaz, que reduzca los errores, aumente la productividad y garantice resultados positivos para la operación y el cliente final.

Gestión de existencias

La gestión de existencias es esencial para las empresas de restauración, ya que ayuda a reducir costes y a hacer un uso eficiente de los recursos.

Esto se debe al hecho de que el proceso implica un estricto control de las existencias, una cuidadosa planificación de las compras y un almacenamiento adecuado, evitando el despilfarro y garantizando un suministro continuo.

Sin embargo, se pueden evitar errores comunes, como las compras excesivas o el almacenamiento inadecuado con estrategias bien definidas y el uso de programas informáticos especializados, como TecFood.

Además, la automatización de estos procesos mejora la eficacia operativa, garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad y permite un mayor control de los insumos, mejorando la productividad y los resultados empresariales.

Ficha de datos

La ficha alimentaria es un documento esencial en la gestión de restaurantes y Unidades de Alimentación y Nutrición (UAN).

De este modo, detalla información como la composición, el valor nutricional y las instrucciones de almacenamiento de los productos, garantizando la normalización de los preparados y facilitando el control de costes.

Con datos precisos, es posible optimizar la planificación, reducir los residuos y aumentar la rentabilidad.

Además, la ficha técnica contribuye al cumplimiento de la normativa sobre seguridad alimentaria y a una comunicación transparente con los consumidores, especialmente sobre alérgenos y fechas de caducidad de los productos.

Planificación de menús

La planificación de menús Es esencial optimizar la producción en los restaurantes de empresa, reduciendo los residuos y los costes hasta 2%. Además de cumplir las especificaciones técnicas y garantizar la seguridad alimentaria, es esencial tener en cuenta:

• Necesidades nutricionales de los comensales.
• Estimación de costes para la viabilidad económica.
• Hábitos alimentarios para una mayor aceptación.
• Disponibilidad de insumos para garantizar la oferta.
• Estimación del número de comidas para evitar excesos o carencias.
• Optimización del tiempo de cocción para la eficacia operativa.
• Recursos humanos e infraestructuras disponible en la Unidad de Alimentación y Nutrición (UAN).

De este modo, la ausencia de una planificación eficaz puede dar lugar a cambios de última hora, compras innecesarias y un aumento del gasto, lo que indica una mala gestión.

Por tanto, un menú bien planificado repercute positivamente en toda la infraestructura del restaurante, fomentando la calidad y la satisfacción del cliente.

Resto ingesta

El concepto de restos de comida se refiere a la comida preparada que no se consume, generando residuos en cocinas industriales y restaurantes de empresa.

Esto la distingue de las sobras limpias, que son alimentos no servidos que pueden reutilizarse sin peligro.

Por lo tanto, calcular el resto de la ingesta es esencial para identificar las áreas de desperdicio, optimizar los recursos y mejorar la eficiencia operativa. Por eso se recomienda:

• Determinar la cantidad total de comida preparadaRegistrar la cantidad total de comida preparada para los clientes.
• Medir la cantidad de alimentos consumidosevaluar la cantidad realmente consumida por los clientes.
• Calcule el resto de su ingestaLa cantidad restante consumida se divide por la cantidad total preparada para obtener el porcentaje de residuos.

Reducir la ingesta de sobras contribuye a la sostenibilidad y rentabilidad del negocio. Herramientas como TecFood ayudan en este control, automatizando procesos y proporcionando datos precisos para la toma de decisiones.

Cocina industrial

La gestión estratégica de costes es vital para el éxito de una organización. cocina industrial, especialmente en sectores como la restauración colectiva, que incluye los restaurantes de empresa, los comedores escolares y las dietas hospitalarias.

Por lo tanto, para optimizar los recursos y aumentar la eficacia operativa, se recomienda:

• Gestión financiera eficazSupervisar el flujo de caja, planificar las hipótesis y definir los KPI pertinentes.
• Planificación estratégica de menús: Centralizar la planificación para evitar despilfarros y controlar los costes.
• Centralización de la gestión de compras: Automatice los procesos de compra para mejorar las negociaciones y reducir costes.
• Uso de la tecnologíaImplantar programas informáticos especializados, como TecFood, para integrar las operaciones y aumentar la productividad.

Estas prácticas ayudan a reducir costes y mejorar el rendimiento de las cocinas industriales.

Cook Chill

El método cocinar enfriar es una solución eficaz para optimizar las operaciones de los servicios alimentarios, combinando seguridad alimentaria y mayor productividad.

Porque este método consiste en cocinar los alimentos, enfriarlos rápidamente y conservarlos de forma segura hasta su consumo, garantizando la calidad, el sabor y la conservación de los nutrientes.

Por lo tanto, con ventajas como reducción de costes, reducción de residuos y mayor vida útil, Está muy extendido en sectores como la restauración, la restauración colectiva y el transporte.

Sin embargo, para implantarlo con éxito es necesario contar con equipos adecuados, una planificación eficaz y un software de gestión como TecFood, que automatiza los procesos y garantiza el cumplimiento de la normativa sobre seguridad alimentaria.

Coste de los productos vendidos

El coste de los productos vendidos (CMV) es una métrica financiera esencial para los gestores de restaurantes y establecimientos de restauración colectiva. Representa el coste directo de las materias primas utilizadas en la producción de los artículos vendidos, como ingredientes e insumos.

El cálculo y la optimización del COGS permiten evaluar la eficacia operativa, identificar los despilfarros y ajustar las estrategias financieras, lo que repercute directamente en la rentabilidad de la empresa.

Un CMV elevado podría indicar un despilfarro de ingredientes o una mala gestión de las existencias, mientras que un CMV muy bajo podría sugerir recortes que afecten a la calidad de los productos ofrecidos. Por tanto, controlar y optimizar el CMV es crucial para equilibrar calidad y rentabilidad en el sector alimentario.

Gestión financiera

La gestión financiera Una gestión eficaz es crucial para el éxito de las empresas alimentarias. El uso de software unificado, como los sistemas ERP, automatiza procesos, integra sectores y proporciona información precisa sobre cuentas por pagar y por cobrar, gestión de costes y flujo de caja.

Esto reduce los errores, aumenta la eficacia operativa y facilita la toma de decisiones estratégicas. Además, la tecnología permite acceder en tiempo real a los datos financieros, mejora el control de las existencias y optimiza la planificación de las compras.

Invertir en soluciones tecnológicas modernas es esencial para mantener la competitividad y garantizar la salud financiera del sector alimentario.

Portal de compras

Conclusión: adoptar una gestión de costes eficiente y sostenible