Gestión de compras: estrategias para reducir costes y residuos

La gestión de compras Es más que una función operativa; es un pilar estratégico para el éxito de los restaurantes de empresa. Afecta directamente a la eficiencia financiera, la reducción de residuos y la competitividad en el mercado.

Cuando está bien estructurada, puede reducir costes, optimizar procesos y garantizar la calidad de los insumos adquiridos. Con herramientas como TecFood y la aplicación Aprobar, los directivos pueden transformar sus operaciones, modernizando los procesos y generando resultados positivos.

En este texto exploraremos el concepto de gestión de compras, su importancia para los resultados empresariales y cómo la herramientas tecnológicas puede revolucionar este proceso, aportando rapidez y precisión a cada etapa.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es el conjunto de procesos y estrategias que implican la compra de bienes y servicios necesarias para que una empresa funcione.

Por lo tanto, en los restaurantes de empresa, esto incluye calificar proveedores de alimentos frescos, negociando los precios de insumos como la carne y las verduras y planificando las compras en función del menú y las existencias.

Sin embargo, más que comprar, esta práctica requiere planificación, análisis de datos e integración con otras áreas, como la planificación de menús y existencias.

Sin embargo, con herramientas como TecFood, Los directivos pueden automatizar tareas, centralizar la información y acceder a datos detallados para tomar decisiones más estratégicas.

La importancia del proceso de compras en la gestión empresarial

El proceso de compra es fundamental para garantizar la equilibrio entre costes y calidad, aspectos críticos para el éxito de cualquier restaurante de empresa.

De este modo, un sistema de gestión eficaz puede reducir los costes hasta 2% y garantizan un ahorro medio de 7%, fomentar la eficiencia y la sostenibilidad.

Además, la eficiencia en el proceso de compra repercute directamente en la productividad y la satisfacción de los clientes finales.

Esto se debe a que, al centralizar los datos, integrar los sectores y permitir aprobaciones rápidas y estratégicas mediante aplicaciones como Aprobar, La tendencia es reducir los retrasos en el suministro, lo que aumenta la eficacia del servicio al cliente.

Cómo estructurar el flujo de trabajo de compras en un servicio de catering

El proceso de compras en los restaurantes corporativos es fundamental para garantizar la fluidez de las operaciones en una empresa. cocina industrial. Sin embargo, va más allá de la simple compra de insumos, y abarca desde la cotización de precios hasta la negociación de condiciones con proveedores cualificados.

La importancia de un flujo de trabajo bien estructurado

La forma en que se genera y envía la orden de compra influye directamente en el eficacia de la gestión. Cada etapa del ciclo de compra desempeña un papel crucial para garantizar la salud financiera y optimizar la logística de un minorista alimentario.

De este modo, un flujo de trabajo bien estructurado se convierte en la base para evitar pérdidas financieras, garantizar el cumplimiento de los pedidos, reducir costes y aumentar la credibilidad de la empresa.

Cómo crear un flujo de trabajo eficaz

Crear un buen flujo de trabajo significa definir claramente todas las tareas necesarias, como en una cadena de producción. Esto no sólo acelera el progreso de las actividades, sino que también reduce el tiempo dedicado a cada etapa, optimizando todo el proceso y aumentando el rendimiento operativo.

Por lo tanto, un buen flujo de trabajo en el proceso de compra es fundamental para la empresas de catering que gestiona varios restaurantes de empresa.

Además, este modelo estructurado no sólo optimiza los procesos, sino que también garantiza la uniformidad de las operaciones y el control financiero de las Unidades de Alimentación y Nutrición (UAN).

El papel de la planificación de menús en el flujo de trabajo

Según Arabelle Menezes, nutricionista y directora comercial de Teknisa especializada en restauración, entender la política de compras de las UAN es el punto de partida.

Al estar centralizadas, estas unidades adquieren un mayor poder de negociación debido al volumen de compras y a la normalización de los procedimientos, lo que favorece el control y la eficacia.

La planificación de menús Esta es la base del éxito del flujo de trabajo. A partir de las normas contractuales, las fichas técnicas y las cantidades estimadas de comensales, los gestores pueden predecir el consumo necesario.

Según ella, esta previsión identifica las materias primas y sus cantidades exactas, guiando el cálculo de las compras sugeridas.

La tecnología como aliada del control y la automatización

Independientemente de que exista un centro de planificación central o una preparación local de los menús, las compras deben seguir estrictamente las normas. especificaciones contractuales y técnicas de cada restaurante.

Por lo tanto, esta organización puede facilitarse mediante el uso de un sistema de gestión de compras, El software está diseñado para automatizar los cálculos, generar solicitudes y reducir los errores operativos. Por lo tanto, con software como TecFood, El gestor tiene un control total sobre los ingredientes necesarios, los plazos de entrega y la periodicidad de los proveedores.

Por ejemplo, si una unidad necesita gambas para el domingo y la preparación previa lleva dos días, el sistema le informará de que la entrega debe hacerse con antelación, ajustándose a la logística del proveedor.

Además consolidar las demandas de varias UAN, El sistema centraliza la información, lo que permite al gestor negociar estratégicamente con los proveedores.

Por último, el Portal de Compras integrado con TecFood permite a los proveedores enviar presupuestos directamente y el programa sugiere automáticamente las mejores opciones en función de criterios como el precio, el plazo y la calidad.

A continuación, tras seleccionar al proveedor, el gestor autoriza la compra y genera el pedido a través del sistema, que también gestiona la emisión de la factura y la integración con SEFAZ (el Ministerio de Hacienda) para la declaración del destinatario.

Como resultado, cada paso se automatiza, lo que garantiza un proceso ágil, eficiente y alineado con las necesidades de la operación.

Aspectos destacados para optimizar el flujo de trabajo de las compras:

• Identificar las necesidades reales en función de los menús y las existencias de seguridad;
• Seleccionar proveedores cualificados, teniendo en cuenta el coste, la fiabilidad y la rapidez del servicio;
• Automatice los presupuestos y las negociaciones con un portal de compras receptivo;
• Evalúe múltiples indicadores además del precio, como los plazos y las formas de pago;
• Centralizar los pedidos para ganar poder de negociación y consolidar la información.

Con un flujo de mano de obra bien estructurado, las empresas de la restauración colectiva lograr un mayor control, eficiencia y resultados financieros.

Principales pasos para tener éxito en el proceso de compra UANS

Para alcanzar la excelencia en el proceso de compra colectiva en restauración, es esencial centrarse en pasos estratégicos que garanticen resultados coherentes. Vea los principales puntos para optimizar su gestión de compras:

1. identificar la necesidad real de comprar:
Una necesidad de consumo precisa va más allá de los menús, el per cápita y las estimaciones de comensales. Por ello, es crucial evaluar las existencias actuales y el stock de seguridad para evitar despilfarros, gastos innecesarios y costes elevados.

2. Selección cuidadosa de los proveedores:
Los proveedores deben haber sido previamente clasificados por productos (como carne, verduras, fruta y productos lácteos). Además, cada solicitud de compra debe contar con un presupuesto detallado, que debe analizarse en función de la reputación, el coste, la fiabilidad y la rapidez del servicio.

3. Uso de un portal de compras integrado:
Automatizar el proceso de oferta con un portal de compras mejora la conexión entre comprador y proveedor, eliminando la repetición de tareas y agilizando las operaciones.

4. Enfoque estratégico de la negociación:
Priorice las ofertas con al menos tres proveedores para aquellos insumos que sean más relevantes en términos de valor o impacto financiero dentro de la gestión de suministros o existencias. Además, negociar lotes más grandes puede garantizar mejores precios, así que tenlo en cuenta.

5. 5. Envío y aprobación de la orden de compra:
Tras seleccionar la mejor opción, debe aprobarse la compra. Sin embargo, este proceso debe tener en cuenta indicadores como el plazo de entrega, la forma de pago y los costes logísticos.

6. Facturación y pago:
Una vez enviado el pedido, el proveedor factura y entrega los suministros. Si dispone de un sistema integrado, como TecFood, la entrada de facturas en stock será automática, así como la generación de impagados, lo que optimiza la gestión financiera.

Cómo evitar errores y mejorar la gestión de compras en los restaurantes de empresa

Los errores en la gestión de los procesos de compra son habituales en los restaurantes de empresa, especialmente debido a la volumen de información y las exigencias que conllevan.

Por tanto, desde la definición de las necesidades reales de cada UAN hasta la consolidación de datos para el envío de órdenes, los pequeños errores pueden acarrear grandes problemas, como retrasos, aumento de costes y pérdida de eficacia.

Por lo tanto, para evitar estos errores, es esencial estructurar con precisión las solicitudes de compra, incluida información detallada sobre productos, cantidades, unidades de medida y fechas de utilización.

Esto se debe a que, sin estos datos, el proceso queda mal estructurado y el gestor se enfrenta a retos como:

• Información dispersa y desorganizada;
• Falta de historial de compras y control de existencias;
• Falta de visibilidad de los gastos y procesos;
• Ineficiencias en la medición y mejora del rendimiento;
• Sobrecargar el equipo con tareas manuales y desconectadas.

El impacto de los errores en la gestión de compras

En el sector de la alimentación, Cuando la competencia es alta y los costes suelen aumentar debido a la inflación, evitar estos errores no es sólo una cuestión de gestión eficaz, sino de supervivencia.

Por lo tanto, sin un sistema adecuado, la sobrecarga de la rutina de las UAN puede poner en peligro la visión estratégica de los gestores, que se enfrentan a contratos diversos, exigencias intensas y la necesidad de cumplir presupuestos restringidos.

La solución está en la tecnología

La buena noticia es que hay soluciones tecnológicas capaz de transformar la gestión de compras. Hoy en día, los programas informáticos especializados ayudan a los gestores a consolidar la información, automatizar los procesos y reducir los errores en todas las etapas. De este modo, estos sistemas permiten:

• Visibilidad completa del estado de las solicitudes y de las métricas de gasto;
• Control preciso de existencias e historial de compras;
• Procesos integrados, que reducen la demanda de mano de obra;
• Análisis basados en datos para la toma de decisiones estratégicas.

Además, con herramientas que gestionar las hipótesis y facilitar las aprobaciones, los gerentes ganan tiempo para centrarse en actividades estratégicas, garantizando la rentabilidad de los restaurantes corporativos.

5 consejos prácticos para optimizar los procesos de compra en los restaurantes colectivos

1. Planificar el presupuesto con un enfoque estratégico

Una gestión eficaz empieza por un conocimiento profundo de la proceso producción, identificar los factores que más influyen en los costes.

Elección de proveedores a la luz de criterios como la calidad, un precio competitivo y un historial de entregas fiables es fundamental para tomar decisiones acertadas. Por ejemplo, optar por un insumo más barato pero de menor calidad podría poner en peligro el producto final y acarrear problemas futuros.

¿Cómo superar estos retos? Utilizar un sistema de gestión de compras que facilita el estudio y análisis de los proveedores, lo que permite tomar decisiones basadas en datos y optimizar cada etapa del proceso.

2. Control eficiente en la adquisición de insumos alimentarios: cómo evitar pérdidas

Un control estricto de la compra de insumos es esencial para evitar problemas financieros y operativos en los restaurantes de empresa.

Por ejemplo, cambios inesperados en solicitudes o compras por encima del presupuesto pueden crear desequilibrios importantes. Como resultado, estas acciones ponen en peligro tanto las finanzas como el flujo de mano de obra.

Las consecuencias de estos errores incluyen:

• Pérdidas financieras;
• Comida desperdiciada;
• Reducción de ingresos.

¿Cómo evitar estos problemas?

Utilizar un sistema de gestión de compras que integre los departamentos de compras y planificación de menús, garantizando que los las solicitudes se basan en datos fiables.

De este modo, esta alineación permite calcular con precisión las materias primas necesarias para atender al número de comensales previsto en el menú, teniendo en cuenta las existencias.

Con ERP TecFood el proceso se vuelve aún más eficaz:

• Agilidad: Integración automática entre planificación, existencias y proveedores;
• PrecisiónGeneración automática de presupuestos y pedidos en función de variables como las existencias actuales, el plazo de entrega y la inflación;
• ResultadosDecisiones más asertivas basadas en la presupuestación y la reducción de residuos.

Además, TecFood no sólo optimiza los procesos, sino que también ofrece sugerencias de compra basada en menús elaborados, precios competitivos y métricas financieras.

Esto se debe a que sigue utilizando algoritmos avanzados para maximizar la eficacia y los resultados de su empresa.

Por lo tanto, adoptar un sistema integrado como TecFood es crucial para garantizar que todos los sectores del restaurante corporativo estén conectados, optimizar los procesos y reducir los riesgos.

3. Estricto control de existencias para compras asertivas

La gestión de existencias no sólo es necesario, sino esencial para evitar el despilfarro y mantener la salud financiera en el sector de la restauración colectiva.

Aunque comprar a gran escala pueda parecer ventajoso, la las existencias inactivas representan el efectivo inactivo, tanto en costes de producto como en espacio de almacenamiento.

De este modo, con un sistema inteligente de gestión de compras y existencias, podrá controlar las entradas y salidas de suministros en tiempo real, así como recibir alertas cuando los artículos alcancen niveles críticos.

Por lo tanto, es posible suprimir los pedidos sobrantes o que falten, Esto permite realizar las compras en función del consumo real y de las necesidades del restaurante.

Además, al consolidar la información sobre existencias y compras, el gestor puede identificar “¿cuál es la necesidad real de comprar?” y “cuál es la mejor compraa”, garantizando un suministro responsable y económico.

4. Compras centralizadas: una estrategia esencial

Centralizar las compras es una táctica crucial para la gestión eficazy restaurantes de empresa.

Y es que este modelo permite consolidar en un único sistema la información de existencias, proveedores y necesidades de compra, facilitando la toma de decisiones y eliminar los errores causados por la dispersión de datos.

Las hojas de cálculo tradicionales, por ejemplo, no ofrecen capacidades de colaboración en tiempo real, lo que limita el control sobre los procesos.

De este modo, un sistema robusto puede eliminar estas limitaciones al centralizar todas las etapas del proceso en una plataforma robusta e integrada.

Entre las ventajas de centralizar las compras se incluyen:

• Control continuo de las existencias mínimas y de la seguridad;
• Control detallado de los costes, la validez y el movimiento de los productos;
• Trazabilidad, inventario rotativo y gestión de métodos como PEPS;
• Planificación de entregas basada en mapas de distribución, capacidad de transporte y rutas optimizadas.

Así pues, estos procesos son fundamentales para reducir costes y evitar pérdidas innecesarias.

Además, con sistemas como TecFood, Los concesionarios de alimentos tienen acceso a información detallada que respaldan las decisiones estratégicas, garantizando la eficacia y la coherencia de los resultados.

5. Seguimiento de la gestión de costes con informes diarios y semanales

Supervisar periódicamente los costes y el rendimiento de sus restaurantes corporativos es esencial para garantizar el control financiero y la eficacia operativa.

De este modo, los informes diarios y semanales ofrecen una visión integral de la gestión de costes en el servicio alimentario, Esto permite a los gestores identificar rápidamente las áreas de pérdida de ingresos y ajustar las estrategias según sea necesario.

Los informes en tiempo real son especialmente útiles, ya que proporcionan datos actualizados sobre ventas y compras, lo que permite tomar decisiones rápidas y fundamentadas.

Con este seguimiento continuo, los gestores tienen un control absoluto del negocio, desde el seguimiento de los gastos hasta el análisis del rendimiento por restaurante.

Adoptar un sistema que automatice la generación de estos informes, como por ejemplo TecFood, es un elemento diferenciador. Consolida datos de todas las áreas, desde la planificación hasta las existencias, y presenta análisis detallados que ayudan a reducir costes y maximizar resultados.

Entre los beneficios de los informes periódicos se incluyen:

• Identificación de áreas de despilfarro y reducción de costes;
• Mejor control de las compras y las existencias;
• Control constante de los ingresos y gastos por unidad.

Con los informes automatizados, su minorista de alimentación gana agilidad y eficacia, transformando los datos en ideas estratégicas para mejorar los resultados y mantener la rentabilidad de los restaurantes corporativos.

Costes de las inexactitudes en los datos de compras y cómo resolverlas

La exactitud de los datos es un pilar esencial para una gestión eficaz de las compras en los restaurantes de empresa.

Esto se debe a que las imprecisiones financieras pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad, lo que se traduce en una pérdida de tiempo y recursos, además de riesgos financieros.

Por ello, normalizar los procesos es esencial para evitar confusiones, retrasos y discrepancias que puedan poner en peligro la operación.

Vea el testimonio de Eduardo Vieira, Director Financiero de Baked Potato, sobre la experiencia de implementar nuestras soluciones para la gestión de las sucursales de la red.

Por lo tanto, la adopción de un sistema sólido de gestión de compras, como el TecFood, es la clave para resolver estos retos.

Nuestro software permite la personalización (parametrización) en función de las necesidades del equipo y de las partes interesadas, eliminar incoherencias, aumentar la precisión y optimizar la productividad.

Funciones esenciales en un software de gestión de compras:

• Informes analíticos y resumidos: permiten realizar análisis detallados y rápidos, satisfaciendo diferentes necesidades de gestión;
• Seguimiento de la evolución de los costes y del impacto financieroIdentificar los cambios en los costes a lo largo del tiempo y tomar decisiones más asertivas basadas en datos precisos;
• Herramientas comparativasevaluar los resultados financieros comparando el coste estándar con el coste previsto y los valores estimados con los realmente realizados;
• Indicadores financieros pertinentesEntre ellos se incluyen métricas como los porcentajes de COGS (Coste de las Materias Primas Vendidas) y COD (Mano de Obra), que son esenciales para el control estratégico;
• DRO (Estado de resultados de explotación)Los análisis de gestión de la Unidad de Alimentación y Nutrición (UAN) se facilitan al eliminar la dependencia del sistema contable;
• Estratificación de los resultadosOrganice la información por empresa, región, supervisor, sucursal o proveedores clasificados en las curvas A, B y C, garantizando una mayor claridad en la toma de decisiones.

Cómo puede el sector de las compras reducir el desperdicio de alimentos en las UAN

La reducción de residuos la alimentación es una responsabilidad compartida en toda la cadena de suministro, incluido el sector de compras.

Por lo tanto, este cuidado es esencial para minimizar los impactos medioambientales y sociales, así como preservar salud financiera de restaurantes corporativos.

Según Informe sobre el Índice de Desperdicio de Alimentos 2024 publicado recientemente por el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), Brasil produce unos 20 millones de toneladas de residuos alimentarios al año.

Estas cifras no sólo afectan al planeta, sino que también tienen un enorme impacto económico.

El papel del sector de compras en la reducción de residuos

Las compras desempeñan un papel crucial en la adopción de prácticas sostenibles y la utilización de datos en tiempo real para planificar mejor el consumo y las existencias.

Esto se debe a que, sin información precisa sobre la condición y el estado de los insumos, resolver los problemas de residuos se convierte en todo un reto. Por lo tanto, los factores directamente relacionados con los residuos son:

Resto ingestaEste indicador refleja no sólo las preferencias del cliente, sino también posibles fallos en la planificación de las raciones. Este indicador refleja no sólo las preferencias del cliente, sino también posibles fallos en la planificación de las raciones, la calidad de los insumos o la ejecución del menú. Por lo tanto, los índices aceptables de comida sobrante son inferiores a 10% para los servicios regulares.

Limpiar las sobrasLas sobras son los alimentos producidos pero no servidos, que permanecen en las cubas o cubetas. Por lo tanto, el control de las sobras limpias depende de una planificación cuidadosa, alineada con la cantidad de comida servida y el margen de seguridad previsto.

Medidas prácticas para reducir los residuos:

• Análisis de las tasas de residuoscontrolar el resto de la ingesta y las sobras limpias. Los índices superiores a 10% en los grupos sanos o a 20% en los grupos enfermos indican problemas con el menú y la preparación de los alimentos;
• Registros detalladosdocumentar las cantidades de sobras y restos, utilizando esta información para aplicar correcciones en la planificación y la producción;
• Políticas de sensibilización: promover campañas para animar a los clientes a servirse raciones adecuadas, evitando los excesos;
• Evaluaciones diariascontrolar las sobras que se limpian con más frecuencia, ajustando las cantidades previstas en función del consumo real.

El papel de TecFood en la reducción de residuos

Programas como TecFood hacen más control eficaz de los residuos proporcionando datos detallados sobre consumo, existencias y planificación. Así, con informes analíticos y gráficos, los gestores pueden detectar rápidamente las desviaciones y aplicar estrategias correctoras.

Por lo tanto, integrando estas prácticas y adoptando las herramientas adecuadas, las UAN pueden aplicar procesos sostenibles y optimizados, eliminar el despilfarro y garantizar la eficacia operativa de sus restaurantes corporativos.

Reducir los residuos: un objetivo mundial

Adoptar un buen sistema de gestión es esencial para contribuir a la Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la ONU reducir a la mitad el desperdicio de alimentos de aquí a 2030.

Este objetivo sólo se alcanzará si implantamos tecnologías estandarizadas que ajusten el proceso de compra a las necesidades específicas de cada restaurante.

Además, las aplicaciones que permiten programar opciones de platos para el día siguiente ayudan a mejorar la precisión de las compras, minimizar las sobras y optimizar los recursos.

Estas funcionalidades, además de reducir los residuos, contribuyen a la práctica ESG (Medio Ambiente, Asuntos Sociales y Gobernanza), que promueve una gestión más sostenible y responsable en el sector de la contratación pública.

Resultados concretos con TecFood

Integrando un sistema como TecFood, su concesión de catering gana en eficiencia, elimina residuos y maximiza los resultados.

Gracias a la información detallada y a los procesos automatizados, los gestores pueden garantizar la precisión, reducir costes y transformar la gestión de compras en un diferenciador competitivo.

De este modo, asegúrese de que su operación está alineada con el futuro de la gestión de compras, adoptando soluciones tecnológicas que centralicen la información y proporcionen un control total de costes y procesos.

Cómo TecFood evita errores en los procesos de compra

Adoptar un software específico para la gestión de compras es un paso esencial para evitar errores que pongan en peligro la eficacia y los resultados de sus restaurantes de empresa.

Vea cómo TecFood puede transformar sus procesos de compra:

• Evitar fallos de comunicación con los proveedoresLa centralización de la información elimina los problemas de comunicación y garantiza la claridad en todas las fases.
• Normalizar las solicitudes de compraSe acabaron los pedidos recibidos por correo electrónico y sin historial. TecFood organiza y estandariza los pedidos para un mayor control.
• Garantiza un seguimiento preciso de las existencias y las comprasEl sistema ayuda a evitar fallos en el control de existencias y el seguimiento de las compras, reduciendo el despilfarro.
• Elimina las compras descentralizadasCon una integración total entre sectores, TecFood garantiza que todas las etapas estén alineadas y centralizadas.
• Proporciona análisis del flujo de alimentosEsto le permite controlar el consumo y la comida suministrada, optimizando la planificación.
• Facilita el control de las métricas financierasSeguimiento de gastos: supervisa los gastos con informes y objetivos definidos, garantizando un control total de los costes.
• Minimiza los procesos manualesreduce la dependencia de datos no estructurados y elimina los errores humanos, la duplicación de información y los errores manuales.

¿Por qué elegir TecFood?

Además de evitar errores, TecFood ofrece laanálisis basados en datos, También ofrece informes detallados y gráficos dinámicos que le ayudarán a tomar decisiones estratégicas. Con este software, su gestión de compras será más asertiva, integrada y eficaz, garantizando el éxito de su restaurante corporativo.

Portal de compras TecFood

El proceso de compra de materias primas para la producción de alimentos, especialmente en el sector de los servicios alimentarios, puede optimizarse considerablemente utilizando el uso de la tecnología que simplifican y automatizan la comunicación entre compradores y proveedores.

Por lo tanto, el Portal de compras, TecFood es una herramienta esencial para modernizar y agilizar estas operaciones.

Ventajas del Portal de Compras en el servicio alimentario

Un portal de contratación en la web elimina la necesidad de métodos manuales, como correos electrónicos o llamadas telefónicas, que consumir tiempo y son propensos a errores.

Por lo tanto, utilizando esta tecnología, los gestores pueden realizar cotizaciones de precios, supervisar el estado de los pedidos e incluso negociar con los proveedores de forma integrada con el back office.

Ventajas para los compradores:

• Seguimiento en tiempo real del estado de las solicitudes de compra;
• Negociación más rápida y práctica directamente en la plataforma;
• Generación automatizada de autorizaciones de compra, lo que reduce las repeticiones.

Fácil para los proveedores:

• Gestión simplificada de pedidos mediante dispositivos móviles como teléfonos móviles y tabletas;
• Control más ágil y práctico, reforzando la relación entre proveedor y comprador.

¿Por qué elegir el portal de compras TecFood?

Con el Portal de Compras de TecFood, su empresa obtiene una solución robusta para:

• Reducir los errores en las solicitudes de compraEl sistema normaliza los procesos, evitando incoherencias;
• Optimizar el tiempo del personalLa automatización y la integración hacen que el proceso sea más rápido y eficaz;
• Reforzar las alianzasComunicación directa y centralizada: mejora la relación con los proveedores.

Al adoptar el Portal de Compras TecFood, su distribuidor alimentario transforma la gestión de compras en un único proceso. proceso integrado, productivo e innovador. Utilice la tecnología para modernizar sus operaciones y garantizar una mayor eficacia en el sector de la restauración.

aprobar solicitud: movilidad y eficacia en la aprobación de compras

Aprobar es un aplicación móvil diseñado para optimizar la gestión de las autorizaciones de suministro (AS) que superen el supuesto establecido por su empresa.

Con ella podrá tomar decisiones importantes sobre gastos que van más allá de la planificación financiera de forma ágil y controlada, directamente desde su dispositivo móvil.

Las principales ventajas de Approve:

• Control y transparenciaApprove garantiza que todos los gastos que superen el presupuesto sean rigurosamente controlados y aprobados según criterios predefinidos. De este modo, la aplicación evita que se tomen decisiones al margen de la política financiera, fomentando una mayor seguridad y organización.
• Autorizaciones rápidasGracias a las notificaciones en tiempo real y al acceso directo a través del móvil, los responsables de la aprobación pueden tomar decisiones con rapidez y eficacia, estén donde estén.
• Precios siempre bajo controlLa integración con la solución de previsión garantiza una visión clara de las desviaciones financieras. Con ello, la empresa puede actuar de forma preventiva para alinear el gasto con sus objetivos de COGS (Coste de las Materias Primas Vendidas), evitando sorpresas indeseadas.

¿Cómo funciona Approve?

El proceso comienza con la elaboración del presupuesto en el módulo de Gestión Operativa de TecFood. Es en este módulo donde se definen la autoridad de homologación y los responsables de emitir las autorizaciones de suministro.

Así que.., cuando una autorización de suministro supera el límite establecido en el supuesto, Approve toma medidas.

Por el momento, el sistema envía una notificación por correo electrónico al responsable de la homologación, informándole de que hay un tema pendiente de evaluar.

Sin embargo, las liberaciones se realizan directamente a través de la aplicación, la notificación inicial se realiza exclusivamente por correo electrónico, garantizar que se informa eficazmente a los responsables de la aprobación.

Además, Approve ofrece un forma práctica y ágil de analizar los pedidos de compra y tomar la mejor decisión, siempre en función de los criterios definidos por la empresa.

Por lo tanto, su principal función es simplificar el proceso de aprobación del gasto, haciéndolo más eficiente y alineado con la planificación financiera.

Cabe recordar que Approve trabaja de forma integrada con TecFood, Esto es especialmente cierto en el caso del módulo de Gestión Operativa, que es esencial para crear el presupuesto y establecer los niveles de aprobación.

Conclusión

Para alcanzar la excelencia en la gestión de compras en los restaurantes de empresa, es esencial revisar los procesos, analizar a los proveedores y negociar los mejores precios, manteniendo siempre una visión holística del flujo de trabajo.

Por lo tanto, con TecFood su empresa tiene el mejor software de gestión de alimentos corporativos en América Latina, incluyendo el exclusivo Portal de Compras y la aplicación Aprobar.

Juntos, ofrecen un control total, reducción de costes y minimización de residuos, garantizando resultados positivos para sus ingresos.

Si quiere transformar la gestión de compras de su restaurante corporativo, programe una conversación con nuestros consultores y conozca las soluciones completas de Teknisa.

Descubra cómo TecFood y Approve pueden reducir costes, minimizar residuos y optimizar cada etapa del proceso, garantizando resultados positivos para su negocio.