Gestión de existencias: cómo optimizar y reducir costes en su empresa

Uno de los principales retos para quienes se dedican a la restauración colectiva es la gestión de las existencias. Por tanto, es una tarea que requiere una atención constante y una planificación detallada, ya que la clave está en equilibrar el control de costes sin comprometer la disponibilidad de los productos.

Si busca una gestión de existencias más eficaz e inteligente, este contenido le proporcionará información y estrategias valiosas para optimizar sus procesos y reducir costes.

¿Qué es la gestión de existencias en las empresas de restauración colectiva?

La gestión de existencias en la restauración colectiva es un proceso que implica la planificación, control y organización de productos, ingredientes e insumos alimentarios.

Así que.., gestión eficaz Las existencias son esenciales para garantizar la disponibilidad de los artículos, en la cantidad adecuada, en el momento oportuno y al coste más eficiente.

Es decir, conocer las cantidades de cada producto, cuándo volver a comprar y cómo evitar pérdidas.

¿Cuál es la acción?

El stock es la cantidad de mercancía almacenada, ya sea en el almacén o en la superficie de venta.

Por lo tanto, incluye materias primas, productos en proceso de fabricación, artículos acabados a la venta o incluso productos en tránsito.

Estrategias para reducir costes y mejorar la eficiencia

Un inventario de existencias bien ejecutado aporta varios beneficios, como:

• Optimice su tiempo y organice sus mercancías;
• Mejora los resultados financieros;
• Controla la compra de insumos con baja salida de existencias;
• Mejorar las perspectivas de venta;
• Contribuye a la promoción de nuevas solicitudes.

Además, en un escenario con una gestión de existencias bien estructurada, es posible calificar mejor a los proveedores, garantizar que cumplen los requisitos de calidad, servicio y precio.

Cómo realizar un inventario de existencias:

• Planificación - En primer lugar, antes de iniciar el inventario, fije una fecha y hora adecuadas, minimizando las interrupciones de las operaciones. Mientras tanto, prepara las herramientas y formularios necesarios y contrata un software de gestión de existencias para facilitar el proceso.
• Contenido físico - Posteriormente, el equipo responsable debe realizar un recuento físico de todos los artículos en stock.
• Registro de datosEn el inventario deben registrarse todos los datos, incluidos el nombre del producto, la cantidad, la unidad de medida, el coste unitario y el valor total.
• Análisis y conciliación - A continuación, realice un análisis para identificar posibles discrepancias entre el inventario físico y los registros contables, de modo que pueda detectar errores, pérdidas, desviaciones y otros problemas que deban corregirse.
• Evaluación de existencias - Una vez registrados los datos, es el momento de calcular el valor total de las existencias, multiplicando la cantidad de cada producto por su coste unitario para que haya un mayor y mejor control financiero y análisis de costes.
• Medidas correctoras - A continuación, en función de las discrepancias detectadas, adopte medidas correctoras como investigar las pérdidas, ajustar los registros, revisar las prácticas de almacenamiento e incluso los procesos de pedido y compra.
• Control continuo - Por último, realice periódicamente un inventario de existencias para mantener un control actualizado de los productos, ya que esto ayuda a garantizar registros precisos e identificar problemas antes de que se conviertan en críticos.

Cómo gestionar las existencias:

Una vez realizado el inventario, es esencial mantener una gestión activa de las existencias para garantizar que los esfuerzos realizados den resultados continuados.

Para ello, hemos preparado una guía detallada paso a paso que le ayudará a aplicar esta gestión de forma eficaz y estratégica.

• Previsión de la demandaEl primer paso es estimar la demanda basándose en el historial de comensales, las normas estacionales, los productos más consumidos, los objetivos de valor per cápita y los datos contractuales. Esta previsión ayuda a calcular la cantidad de alimentos e ingredientes necesarios, evitando así tanto la escasez como el despilfarro, además de alinear las existencias con las necesidades reales.
• Pedidos y comprasCon las previsiones de demanda en la mano, organizar los pedidos de compra para reponer las existencias de forma eficaz. Dé prioridad a los proveedores fiables y negocie precios, plazos de entrega y condiciones ventajosos.
• Recepción e inspecciónCuando reciba los productos, compruebe inmediatamente la calidad y la cantidad de los artículos entregados. Compruebe las fechas de caducidad, la integridad del embalaje, la conformidad de los precios y que las facturas corresponden al pedido de compra.
• Registro de acciones: registre detalladamente cada artículo recibido mediante sistemas informatizados de gestión de existencias. Los sistemas permiten controlar las cantidades, identificar posibles desviaciones, como pérdidas o robots, y simplificar la planificación de futuras compras.
• Ajuste correctoOrganizar los alimentos y los ingredientes para preservar su calidad. Controle las temperaturas, clasifique los artículos y utilice técnicas como el método FIFO (primero en entrar, primero en salir) para garantizar que los productos más antiguos se utilizan antes que los más nuevos.
• Seguimiento de residuosControlar los alimentos infrautilizados y aplicar medidas para reducir las pérdidas.
• Análisis de resultados e inventariosAnalizar periódicamente los datos sobre costes, ventas, residuos y tendencias de consumo. Este análisis permite identificar mejoras, optimizar procesos y reducir costes, garantizando una gestión eficiente y sostenible del inventario.

La importancia del control de existencias para evitar pérdidas

La gestión de existencias es fundamental para controlar los costes y evitar el despilfarro. Un exceso de existencias de ingredientes o productos alimentarios puede causar pérdidas económicas, mientras que unas existencias insuficientes pueden provocar retrasos en la producción e incluso la pérdida de clientes.

En este contexto, tener herramientas adecuadas es esencial para garantizar la eficacia y la precisión en el control de las existencias.

TecFood es una solución completa que integra la gestión de existencias con la planificación y las operaciones, optimizando los procesos y eliminando los residuos.

Vea la historia de éxito de nuestro cliente Cozzi: Cozzi, referencia en alimentación industrial, adoptó Teknisa para mejorar la gestión, reducir los residuos y apoyar el crecimiento sostenible. “Las recomiendo como las mejores soluciones del mercado”. - Pedro Suassuna, director de Cozzi

Con el equipo de asistencia adecuado, es posible evitar los errores más comunes en la restauración: ¡déjenos enseñarle cómo!

Los 10 errores más comunes en la gestión de existencias y cómo evitarlos

Si ha llegado a este artículo y cree que el proceso de gestión de existencias de su empresa de catering podría ser mejorado, es probable que esté cometiendo algún errores comunes a la hora de gestionar esta tarea.

Identificar estos errores Este es el primer paso para optimizar la operación y lograr mejores resultados.

¡Seguir leyendo para descubrir cuáles son los 10 errores más comunes y cómo evitarlos para garantizar el éxito de su negocio.

1. No haber alineado el proceso de stock con el equipo

Una gestión eficaz de las existencias empieza por formación y alineación del equipo, porque todos deben comprender la importancia de esta tarea para que tenga éxito.

Por lo tanto, forme a su equipo para que comprenda cómo influye la gestión de existencias en los resultados de su empresa. También es importante explique cómo la reducción de residuos y la utilización de insumos contribuyen directamente al ahorro de recursos y a la eficiencia operativa de las empresas..

Es importante que el equipo está integrado en el proceso. De este modo, aclarará las normas aplicables, cómo identificar lo que puede faltar y cómo evitar los excesos. Al alinear a su equipo y establecer normas claras, creará una base sólida para una gestión eficaz de las existencias.

Además, realizar formación específica continua. Un ejemplo es la formación en el uso de programas informáticos de gestión de existencias, técnicas adecuadas de almacenamiento, control de la validez y manipulación segura de los alimentos.

Por último, es esencial que el gestor reconocer y valorar los esfuerzos del equipo. Crear un entorno de colaboración y fomentar la participación de los empleados en el proceso de gestión de existencias garantiza un control más eficaz y comprometido.

2. No hay inventario diario

La frecuencia de inventario depende de factores como el tamaño de las existencias, el volumen de ventas, la rotación de artículos, la estacionalidad y el tipo de producto almacenado. Sin embargo, para garantizar una gestión eficaz de las existencias, las empresas que trabajan con comidas colectivas deben llevar a cabo una inventario diario.

De este modo, los responsables y los equipos de cocina tienen una visión actualizada de los productos disponibles y pueden realizar pedidos de reposición con mayor precisión.

Además, el factores estacionales también influyen en la frecuencia de inventario. Por ejemplo, en periodos de gran demanda, como días festivos o acontecimientos especiales, aumentar la frecuencia de inventario ayuda a garantizar que haya existencias suficientes para satisfacer las necesidades.

Realizar el inventario periódicamente es esencial. Como hemos visto, ignorar o realizar el inventario de forma esporádica pone en peligro la gestión de las existencias y la eficacia operativa de la empresa.

3. No registrar correctamente la entrada de mercancías en existencias

Muchos propietarios o gestores siguen cometiendo el error de no controlar con entrada precisa de mercancías. Cuando los asientos no se registran correctamente, surgen diversos problemas que afectan negativamente a la gestión de las existencias.

Esto se debe a que el registro preciso de las mercancías entrantes garantiza que el visibilidad de las existencias disponibles. Sin embargo, sin este control, puede haber falta de sabor, lo que provocará retrasos en el servicio e insatisfacción entre los comensales.

Además, con un registro adecuado de las entradas, el el inventario es más fácil y preciso, La información correcta ayuda a evitar imprecisiones en el control de existencias, garantizando datos importantes como las fechas de caducidad de los productos.

Por lo tanto, una gestión eficaz de las existencias depende directamente de la exactitud de los registros de entrada.

Por último, registrar correctamente las entradas permite una mejor gestión de costes para el servicio de comidas. Por ejemplo, verificar cada entrega reduce el riesgo de pagar por mercancías no recibidas o valores diferentes a los acordados con el proveedor, evitando pérdidas económicas.

4. No clasificar los productos adquiridos

Clasificar correctamente los productos adquiridos ahorrar tiempo a los empleados, simplificar las auditorías acciones y facilita los controles aleatorios, Esto permite al personal concentrarse en otras tareas esenciales.

Esta actividad ayuda al equipo de gestión de existencias y compras a identificar qué artículos deben comprarse más a menudo y cuáles tienen menos demanda. Como resultado, la planificación de las compras se hace más eficiente, evitando tanto la escasez de existencias como el exceso de compras.

Además, la clasificación de los productos facilita la organización de sus existencias. cocina industrial, indicando dónde almacenar cada artículo y cómo organizarlos. De este modo, el personal de cocina y dirección puede encontrar rápidamente los artículos que necesita, ahorro de tiempo y esfuerzo.

Por último, con la clasificación de los productos, la dirección y el personal de cocina dispondrán de una vuna visión más clara de las existencias disponibles. Como resultado, las decisiones relacionadas con la planificación de menús, promociones e incluso ofertas específicas serán más ágiles y estarán más alineadas con las necesidades de los consumidores.

5. No disponer de espacio suficiente para almacenar las compras

Disponer de un espacio de almacenamiento adecuado es esencial para una gestión eficaz de las existencias, ya que la falta de una ubicación bien estructurada compromete la calidad del producto y repercute directamente en el funcionamiento de la cocina.

Un espacio de almacenamiento adecuado ayuda a mantener la calidad de los alimentos, Permite almacenar los productos a una temperatura ideal, lejos del exceso de luz y humedad, y según sus necesidades específicas.

Además, con un espacio de almacenamiento adecuado, la organización de las existencias es más eficaz. De este modo, el equipo localiza los productos más fácilmente, lo que reduce el tiempo dedicado a buscar artículos y permite al equipo de cocina y gestión concentrarse en otras tareas esenciales.

Por último, es importante tener en cuenta que un almacenamiento adecuado también garantiza la salubridad de los productos, y es esencial que las existencias estén organizadas para evitar la contaminación cruzada de los alimentos, especialmente los más alergénicos.

6. No controlar la fecha de caducidad de los productos de su stock.

Controlar la fecha de caducidad de los productos es una práctica esencial para una gestión eficaz de las existencias. El análisis de las existencias debe tener en cuenta rotación de cada entrada y el fecha de caducidad de cada artículo. Por ejemplo, la carne y los productos lácteos requieren un consumo más rápido que la carne y los cereales.

El control estricto de la fecha de caducidad es crucial para evitar el residuos alimentarios. Esto no sólo reduce los costes, sino que también contribuye a unas prácticas más sostenibles, alineadas con los principios ESG (Medioambiental, Social y de Gobernanza).

Adoptar estrategias que minimicen los residuos refleja un compromiso con el medio ambiente al reducir la generación de residuos, y refuerza la imagen de la empresa como empresa responsable y comprometida con la sostenibilidad. Por ello, reducir los residuos debe ser uno de los principales objetivos en la gestión de existencias.

Llegados a este punto, volveremos a llamar la atención sobre la Método FIFO (Primero en entrar, primero en salir), que prioriza el uso de los productos más antiguos antes que los más nuevos, y es una práctica esencial para una gestión eficaz de las existencias. Este sistema ayuda a evitar el desperdicio de alimentos al garantizar que los productos con fechas de caducidad más cortas se utilicen primero.

Además, es esencial establecer procedimientos claros para comprobar y registrar las fechas. Por lo tanto, defina rutinas de inspección diarias o semanales, en función de la rotación y los tipos de productos, y asegúrese de que estas inspecciones se llevan a cabo con rigor.

7. No tener en cuenta las fichas técnicas

La ficha alimentaria es una herramienta esencial para la gestión de existencias y el control de costes en las empresas de restauración. Proporciona las cantidades necesarias de cada ingrediente, lo que permite al gestor organizar las existencias de forma eficiente, evitando excesos o carencias durante la preparación de los platos.

El uso de fichas alimentarias ofrece varias ventajas para el control de existencias y la reducción de costes. Entre ellas se incluyen:

• Control preciso de los ingredientes: Con las fichas técnicas, el equipo sabe exactamente lo que necesita cada plato, lo que evita el despilfarro y ayuda a controlar estrictamente los costes.
• Coherencia en la preparación de los platos: Siguiendo las fichas técnicas, el equipo se asegura de que cada plato se prepare de la misma manera, utilizando las mismas cantidades de ingredientes y en el mismo tiempo de preparación.
• Formación del personal de cocinala ficha técnica también sirve como herramienta de formación esencial. Ayuda a los empleados a mantener el nivel deseado de preparación de platos, independientemente de quién esté en la cocina, fomentando la uniformidad y la eficiencia.

8. No ocuparse de la limpieza de las existencias

La limpieza de existencias desempeña un papel crucial en la gestión de las empresas que trabajan con la restauración colectiva.

Mantener el espacio de almacenamiento organizado y limpio no sólo asegura la calidad del producto, sino que también garantiza la seguridad alimentaria y cumplimiento de las normas sanitarias.

Además, la limpieza periódica es esencial para evitar contaminaciones que puedan comprometer la integridad de los alimentos, impidiendo que dejen de ser aptos para el consumo.

Para mantener la limpieza de las existencias, definir procedimientos claros de higienización, que incluyan:

• Limpieza periódica de estanterías y contenedores;
• Retirada inmediata de alimentos caducados o deteriorados;
• Llevar un registro preciso de los productos almacenados y de sus respectivas fechas de caducidad.

Los responsables del almacenamiento deben establecer procedimientos escritos, con un programa de limpieza detallado y una lista de comprobación para garantizar que todas las zonas se limpian y desinfectan adecuadamente.

En Brasil, la Agencia Nacional de Vigilancia Sanitaria (ANVISA) proporciona orientaciones específicas sobre la limpieza y desinfección de superficies, incluida la frecuencia recomendada y los productos químicos adecuados.

9. No controlar la salida de mercancías de las existencias

Al igual que es fundamental controlar la entrada de mercancías, también lo es vigilar la salida y distribución de estos artículos.

Este control garantiza que el Los datos de consumo reflejan lo que realmente se utiliza, especialmente al final de cada mes.

Además, el seguimiento de la salida ayuda a identificar posibles fugas de mercancías, como las pérdidas por falta de uso o incluso el robo de ingredientes e insumos.

Sin un control adecuado de las ventas, surgen problemas que repercuten directamente en la gestión de las existencias, como saber qué hay disponible en stock.

Esta falta de control puede causar escasez como una sobreestimación de artículos, generando costes innecesarios y dificultando la gestión.

Para evitar estos problemas, establezca procedimientos claros para controlar la salida de mercancías. Registre cada venta inmediatamente después de la venta, incluyendo información como la fecha, el número de pedido, el nombre del cliente y la cantidad vendida.

Además, forme al personal para realizar esta tarea de forma coherente y preciso, garantizando un control eficaz de las existencias y minimizando las pérdidas.

10. No utilizar un sistema idóneo para la gestión de las existencias en el servicio de restauración

La rutina de quienes trabajan con alimentos colectivos es intensa y está llena de retos, lo que requiere una gestión prudente y estratégica para que las operaciones funcionen a la perfección.

En este escenario, es habitual que los directivos se pregunten: ¿cómo controlar eficazmente las existencias, reduciendo las pérdidas y garantizando al mismo tiempo una gestión asertiva que optimice los recursos disponibles?

Con gran volumen de datos generados diariamente en el proceso de gestión de existencias, como la información sobre entradas, salidas, fechas de caducidad y movimientos de productos, la tarea de hacer un seguimiento preciso de todo se vuelve aún más compleja.

Así que.., invertir en tecnología ha dejado de ser una opción y se ha convertido en algo esencial. Un sistema adecuado no sólo organiza esta información, sino que también permite un análisis detallado mediante informes fundamentados y decisiones que se reflejan positivamente en los resultados empresariales.

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¿Por qué elegir el sistema de gestión de existencias de Teknisa?

El sistema de gestión de existencias de Teknisa es una herramienta completa que garantiza la eficacia, el ahorro y el control total de las operaciones. Ideal para empresas que buscan optimizar procesos y tomar decisiones más asertivas.

Ventajas del sistema de gestión de inventarios de Teknisa:

• Control eficaz: controlan los ingredientes, evitando la escasez y los excesos.
• Reducción de residuos: ajusta las compras a la demanda y gestiona las fechas de caducidad de los productos.
• Planificación financiera precisa: permite un control estricto de los costes y previsiones detalladas.
• Gestión de proveedores: mantiene registros completos para un comercio más competitivo.
• Integración ERPcentraliza datos y procesos en un único sistema.
• Decisiones estratégicas: proporciona asistencia con informes detallados y análisis en tiempo real.
• Informes financieros precisos: garantiza balances fiables y resultados que reflejan ganancias reales.
• Control de costesoptimiza las existencias, reduciendo los costes de almacenamiento, transporte y mano de obra.
• Mejora del flujo de cajaEsto permite una elevada rotación de las existencias, transformando rápidamente los productos en ingresos y reforzando la liquidez y la salud financiera de la empresa.

La tecnología es un aliado esencial para cualquier empresa que busque automatizar procesos, mejorar el rendimiento de sus equipos y diferenciarse de la competencia.

Véase también el caso de éxito de nuestro cliente Mc Dallas: Con la adopción de los sistemas Teknisa, lograron un control de existencias más eficaz y otras ventajas que repercutieron positivamente en la operación.

Invierta en tecnología y transforme la gestión de su empresa

Invertir en software de gestión de existencias permite a los directivos controlar eficazmente sus materias primas y productos acabados, así como mejorar la comunicación estratégica con los proveedores. Como resultado, los resultados son positivos tanto a corto como a largo plazo.

Conclusión: Para todos los retos de la gestión de existencias, ¡hay una solución!

Las soluciones tecnológicas, como el software de gestión de existencias de Teknisa, son esenciales para organizar los procesos internos, integrar sectores como planificación, compras, finanzas y existencias y mejorar la calidad del servicio..

La tecnología facilita la gestión haciendo que los procesos sean más precisos y ágiles, lo que permite a los directivos centrarse en las decisiones estratégicas que impulsan el crecimiento.

Ampliamente adoptado por empresas de alimentación colectiva, el software Teknisa destaca como la mejor opción para optimizar la gestión de stocks, promoviendo una mayor eficiencia operativa y control de costes en su negocio.

Esperamos que estos consejos e ideas inspiren mejoras en la gestión de existencias de su empresa, contribuyendo al éxito y al crecimiento sostenible de su negocio.