Gestión de costes

Gestionar los costes de forma eficiente es uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas del sector de la restauración.

Con unos márgenes de beneficio a menudo ajustados, es esencial adoptar estrategias inteligentes que combinan tecnología, planificación y seguimiento de los indicadores de resultados para optimizar los recursos y garantizar resultados sostenibles.

En este artículo encontrará ideas prácticas y herramientas indispensables para mejorar su gestión de costes, reducir los residuos y mejorar la competitividad de su empresa.

Siga leyendo para saber cómo convertir los retos en oportunidades a la hora de gestionar sus operaciones.

¿Qué es la gestión de costes en restauración?

La gestión de costes en las comidas colectivas implica seguimiento y control del gasto relacionados con la producción y explotación de servicios en cocinas industriales, restaurantes de empresa y unidades de alimentación y nutrición (UAN).

Cuando los costes se gestionan eficazmente, es posible aumentar los márgenes de beneficio, evitar el despilfarro y mantener la calidad de las comidas servidas, cumpliendo tanto los requisitos nutricionales como las expectativas de los clientes.

¿Cómo puede la tecnología optimizar la gestión de costes?

La tecnología desempeña un papel esencial en la optimización de la gestión de costes en las comidas colectivas. Soluciones como TecFood son indispensables para facilitar el control de los insumos, los menús y los procesos operativos en las unidades alimentarias.

Gracias al software, es posible predecir la necesidad de reponer suministros, evitando tanto la escasez como los excesos, lo que contribuye a reducir el desperdicio de alimentos y la eficiencia operativa.

Tipos de costes de una empresa de catering

Los costes de los servicios de comidas colectivas pueden clasificarse en distintas categorías.

Comprender estas clasificaciones es esencial para una gestión eficaz. Vea los principales tipos de costes:

• Costes fijos: Gastos que permanecen constantes independientemente del volumen de comidas servidas. Ejemplos: alquiler, salarios administrativos y mantenimiento de equipos.
• Costes variables: Gastos que varían en función del volumen de comidas producidas. Ejemplos: compra de ingredientes y envases para el transporte.
• Costes directos: Costes directamente relacionados con la producción de comidas. Ejemplos: ingredientes utilizados en recetas específicas.
• Costes indirectos: Costes que no están directamente relacionados con la producción, pero que son necesarios para el funcionamiento de la unidad. Ejemplos: electricidad, servicios de limpieza y mantenimiento general.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de costes?

La aplicación de una gestión eficaz de los costes en los servicios de restauración ofrece una serie de ventajas que repercuten positivamente en las operaciones y los resultados financieros. Entre ellas se incluyen:

• Mayor control financiero: Saber exactamente dónde se gastan los recursos permite tomar decisiones más estratégicas y asertivas.
• Reducción de residuos: Al supervisar los insumos y los procesos, puede evitar gastos innecesarios y aumentar la eficacia operativa.
• Mayor rentabilidad: Optimizar los costes mejora directamente los márgenes de beneficio, lo que permite una mayor estabilidad y crecimiento.
• Previsibilidad y planificación: Con una visión clara de los costes fijos y variables, puede planificar mejor el futuro financiero de su unidad.
• Mejora de la toma de decisiones: Unos datos precisos permiten tomar decisiones con mayor conocimiento de causa, optimizando la eficacia operativa y el servicio.

Estrategias prácticas para reducir los costes de explotación

Para lograr una gestión eficaz de los costes, considere la posibilidad de aplicar las siguientes estrategias en el contexto de las comidas colectivas:

• Automatice los procesos operativos: Utilice programas informáticos como TecFood para reducir el trabajo manual y minimizar los errores.
• Planifique los menús estratégicamente: Opte por suministros estacionales y optimice la producción de comidas en función de la demanda.
• Supervise periódicamente los indicadores clave de rendimiento: Utilice los indicadores de resultados para ajustar el presupuesto y evitar desviaciones.
• Integrar sectores: Garantizar una comunicación eficaz entre las áreas de compras, producción y distribución.
• Forme a su equipo: Capacite a los empleados para maximizar la eficacia y reducir los fallos cotidianos.
• Negociar con los proveedores: Buscar asociaciones a largo plazo para obtener mejores condiciones comerciales, garantizar la calidad de los productos y servicios, y hacer que los gestión de proveedores.
• Reducir los residuos: Aplicar prácticas estrictas de control de existencias y porcionado para minimizar las pérdidas.

Errores comunes en la gestión de los costes de las comidas colectivas

Incluso con las mejores intenciones, las empresas de restauración suelen cometer errores que ponen en peligro la gestión eficaz de los costes. He aquí los más comunes:

• Falta de seguimiento periódico: No hacer un seguimiento frecuente de los indicadores financieros puede llevar a tomar decisiones infundadas, afectando negativamente al presupuesto y al funcionamiento.
• Centrarse exclusivamente en recortar gastos: Reducir costes sin una planificación estratégica puede poner en peligro la calidad de las comidas y la eficacia operativa.
• Falta de integración entre sectores: Cuando áreas como compras, inventario y producción no están alineadas, aumentan los riesgos de errores e ineficiencias.
• Subestimar la automatización: Mantener procesos manuales en lugar de utilizar software especializado puede dar lugar a una mayor incidencia de errores y despilfarros.
• Descuidar las negociaciones con los proveedores: No buscar mejores condiciones comerciales eleva los costes innecesariamente, reduciendo la competitividad.

Evitar estos errores es, por tanto, esencial para garantizar una gestión de costes más eficaz y sostenible en las comidas de grupo.

¿Qué son los KPI?

KPI son las siglas en inglés de Indicador Clave de Rendimiento, o Indicador clave de rendimiento en portugués. Así, estos indicadores son métricas utilizadas para medir el progreso y el rendimiento de procesos u operaciones en relación con objetivos previamente establecidos.

En el contexto de las comidas colectivas, los KPI ayudan a controlar la eficiencia de la operación, como el coste por comida, el índice de desperdicio o la satisfacción del cliente.

Basándose en los KPI, los gestores pueden identificar puntos de mejora, ajustar estrategias y tomar decisiones informadas, garantizando un equilibrio entre calidad, eficiencia y control de costes.

¿Por qué utilizar los KPI en la restauración?

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) permiten a los responsables de las unidades de alimentación y nutrición (FNU) detectar cuellos de botella operativos, evaluar el rendimiento en tiempo real y tomar decisiones más informadas para mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar la satisfacción del cliente.

Ejemplos de KPI en las comidas colectivas

1. Coste por comida producida: Mide el coste medio de preparar cada comida, teniendo en cuenta los insumos, la mano de obra y otros factores. Ayuda a identificar oportunidades para reducir costes.
2. Índice de restos de comida: Indica el porcentaje de comida preparada que no se ha consumido, lo que permite realizar ajustes para evitar desperdicios.
3. Coste mensual de los insumos: Controla cuánto se gasta en comprar ingredientes y lo compara con el presupuesto previsto.
4. Número de comidas servidas: Mide el volumen de comidas entregadas a lo largo de un periodo, lo que ayuda a evaluar la capacidad operativa.
5. Índice de satisfacción del cliente: Evalúa la percepción que tienen los consumidores de la calidad de las comidas, la puntualidad y el servicio.
6. Tiempo medio de producción: Controla el tiempo que se tarda en preparar y servir las comidas, optimizando los procesos.
7. Rendimiento de las acciones: Mide la rotación de existencias, identificando los artículos con exceso o riesgo de caducidad.
8. Tasa de desperdicio de insumos: Indica la cantidad de insumos desechados durante el proceso de producción.

Integración de procesos en la restauración colectiva: elimine los errores manuales

La integración de procesos es fundamental para garantizar la eficacia y eliminar los errores operativos en unidades de restauración.

El uso de sistemas de gestión especializados como TecFood permite centralizar todas las operaciones en una única plataforma, automatizando tareas esenciales como el control de existencias, la planificación de menús y la emisión de facturas.

Además, esta centralización garantiza que los datos estén siempre actualizados, reducir la dependencia de los procesos manuales y minimizar los errores que pueden comprometer tanto las operaciones como los beneficios.

Por último, la automatización mejora la fluidez de los procesos, lo que redunda en una mayor eficacia y control de los costes.

Descubra cómo reducir costes con nuestra serie de contenidos exclusivos

Reducir costes es un reto constante en el sector de la restauración, y contar con estrategias eficaces marca la diferencia. Teniendo esto en cuenta, hemos creado una serie de artículos para ayudarle en este viaje.

Aquí encontrará consejos prácticos, herramientas indispensables y estrategias inteligentes para optimizar los recursos, minimizar los residuos y aumentar la eficiencia de sus operaciones.

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Gestión estratégica de compras

A gestión de compras es esencial para el éxito de los restaurantes de empresa, ya que influye en los costes, la calidad y la eficiencia.

Por ello, soluciones como TecFood y la aplicación Approve modernizar los procesos, permitiendo la centralización de datos, la automatización de tareas y el control financiero.

Con estrategias como la planificación de menús, un flujo de trabajo estructurado y el uso de portales de compras, es posible evitar el despilfarro, negociar mejores condiciones y mantener el buen funcionamiento de las operaciones.

Por lo tanto, la tecnología es la clave para una gestión eficaz, que reduzca los errores, aumente la productividad y garantice resultados positivos para la operación y el cliente final.

Gestión de existencias

A gestión de existencias es esencial para las empresas de restauración, ya que ayuda a reducir costes y a hacer un uso eficiente de los recursos.

Esto se debe a que el proceso implica un control estricto de los inventarios, una planificación asertiva de las compras y un almacenamiento adecuado, evitando el despilfarro y garantizando un suministro continuo.

Sin embargo, se pueden evitar errores comunes, como la compra excesiva o el almacenamiento inadecuado con estrategias bien definidas y el uso de programas informáticos especializados como TecFood.

Además, la automatización de estos procesos mejora la eficacia operativa, garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad y permite un mayor control de los insumos, impulsando la productividad y los resultados empresariales.

Ficha de datos

A ficha alimentaria es un documento esencial en la gestión de restaurantes y Unidades de Alimentación y Nutrición (UAN).

De este modo, detalla información como la composición, el valor nutricional y las instrucciones de almacenamiento de los productos, garantizando la normalización de los preparados y facilitando el control de costes.

Así, con datos precisos, puede optimizar la planificación, reducir los residuos y aumentar la rentabilidad.

Además, la ficha técnica ayuda a cumplir la normativa sobre seguridad alimentaria y a comunicarse de forma transparente con los consumidores, especialmente sobre alérgenos y fechas de caducidad de los productos.

Planificación de menús

O planificación de menús es esencial para optimizar la producción en los restaurantes de empresa, reduciendo los residuos y los costes hasta en 2%. Además de cumplir las especificaciones técnicas y garantizar la seguridad alimentaria, es fundamental tener en cuenta:

• Necesidades nutricionales de los comensales.
• Estimación de costes para la viabilidad económica.
• Hábitos alimentarios para una mayor aceptación.
• Disponibilidad de insumos para garantizar la oferta.
• Número estimado de comidas para evitar excesos o carencias.
• Optimizar el tiempo de cocción para la eficacia operativa.
• Recursos humanos e infraestructuras disponible en la Unidad de Alimentación y Nutrición (UAN).

De este modo, la ausencia de una planificación eficaz puede dar lugar a cambios de última hora, compras innecesarias y un aumento del gasto, lo que indica una mala gestión.

Por tanto, un menú bien planificado repercute positivamente en toda la infraestructura del restaurante, fomentando la calidad y la satisfacción del cliente.

Resto ingesta

El concepto de restos de comida se refiere a la comida preparada que no se consume, lo que genera residuos en cocinas industriales y restaurantes de empresa.

De este modo, se distingue de las sobras limpias, que son alimentos no servidos que pueden reutilizarse sin peligro.

Por lo tanto, calcular el resto de la ingesta es fundamental para identificar las áreas de desperdicio, optimizar los recursos y mejorar la eficiencia operativa. Para ello, recomendamos

• Determine la cantidad total de comida preparada: registrar la cantidad total de comida preparada para los clientes.
• Mide la cantidad de comida consumida: evaluar la cantidad realmente consumida por los clientes.
• Calcula el resto de tu ingesta: restar la cantidad consumida de la cantidad preparada y dividir por el total preparado, obteniendo el porcentaje de residuos.

Reducir los residuos contribuye a la sostenibilidad y rentabilidad de la empresa. Herramientas como TecFood ayudan en este control, automatizando procesos y proporcionando datos precisos para la toma de decisiones.

Cocina industrial

La gestión estratégica de costes es vital para el éxito de una organización. cocina industrial, especialmente en sectores como las comidas colectivas, que incluyen restaurantes de empresa, comidas escolares y dietas hospitalarias.

Por lo tanto, para optimizar los recursos y aumentar la eficacia operativa, se recomienda:

• Gestión financiera eficaz: Supervisar la tesorería, planificar los presupuestos y definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) pertinentes.
• Planificación estratégica de menús: Centralice la planificación para evitar despilfarros y controlar los costes.
• Centralización de gestión de compras: Automatice los procesos de compra para mejorar las negociaciones y reducir costes.
• Uso de la tecnología: Implantar software especializado, como TecFood, para integrar las operaciones y aumentar la productividad.

Estas prácticas ayudan a reducir costes y mejorar el rendimiento de las cocinas industriales.

Cook-Chill

El método Cocinar y enfriar es una solución eficaz para optimizar las operaciones de los servicios alimentarios, combinando la seguridad alimentaria y el aumento de la productividad.

Porque consiste en cocinar los alimentos, enfriarlos rápidamente y conservarlos de forma segura hasta su consumo, garantizando la calidad, el sabor y la conservación de los nutrientes.

Así, con ventajas como costes reducidos, menos residuos y mayor vida útil, está muy extendida en sectores como la restauración, las comidas colectivas y el transporte.

Sin embargo, para implantarlo con éxito es necesario contar con el equipo adecuado, una planificación eficiente y un software de gestión como TecFood, que automatiza los procesos y garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad alimentaria.

Coste de los productos vendidos

El coste de los productos vendidos (CMV) es una métrica financiera esencial para los gestores de restaurantes y establecimientos de restauración colectiva. Representa el coste directo de las materias primas utilizadas en la producción de los artículos vendidos, como ingredientes e insumos.

El cálculo y la optimización del COGS permiten evaluar la eficacia operativa, identificar los despilfarros y ajustar las estrategias financieras, lo que repercute directamente en la rentabilidad de la empresa.

Un COGS elevado puede indicar un despilfarro de ingredientes o una mala gestión de las existencias, mientras que un COGS muy bajo puede sugerir recortes que afecten a la calidad de los productos ofrecidos. Por tanto, controlar y optimizar el COGS es crucial para equilibrar calidad y rentabilidad en el sector alimentario.

Gestión financiera

A gestión financiera Una contabilidad eficaz es crucial para el éxito de las empresas alimentarias. El uso de software unificado, como los sistemas en la nube de ERP, automatiza procesos, integra sectores y proporciona información precisa sobre cuentas por pagar y por cobrar, gestión de costes y flujo de caja.

Esto reduce los errores, aumenta la eficacia operativa y facilita la toma de decisiones estratégicas. Además, la tecnología permite acceder en tiempo real a los datos financieros, mejora el control de las existencias y optimiza la planificación de las compras.

Invertir en soluciones tecnológicas modernas es esencial para mantener la competitividad y garantizar la salud financiera del sector alimentario.

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