Gestión de stock: cómo optimizar y reducir costos en su negocio

Uno de los principales desafíos para quienes se ocupan de la alimentación colectiva es la gestión de stock. Por tanto, se trata de una tarea que requiere atención constante y planificación detallada, ya que la clave es equilibrar el control de costos sin comprometer la disponibilidad del producto.

Si busca una gestión de stock más eficiente e inteligente, este contenido le brindará información y estrategias valiosas para optimizar sus procesos y reducir costos.

¿Qué es la gestión de stock en las empresas de comidas colectivas?

La gestión de stock en alimentación colectiva es un proceso que implica la planificación, control y organización de productos, ingredientes e insumos alimentarios.

Por tanto, una gestión eficiente del stock es fundamental para garantizar la disponibilidad de los ítems, en la cantidad adecuada, en el momento adecuado y al costo más eficiente posible.

Es decir, conocer las cantidades de cada producto, cuándo volver a comprar y cómo evitar pérdidas.

¿Qué es el stock?

El stock es la cantidad de mercancías almacenadas, ya sea en el almacén o en el área de ventas.

Por tanto, incluye materias primas, productos en proceso de fabricación, ítems terminados listos para la venta o incluso productos que se encuentran en tránsito.

Estrategias para reducir costos y mejorar la eficiencia

Un inventario de stock bien ejecutado trae varios beneficios, tales como:

  • Optimiza el tiempo y organiza su mercancía;
  • Mejora el desempeño financiero;
  • Controla la adquisición de insumos con bajo flujo de salida de stock;
  • Mejora las perspectivas de ventas;
  • Contribuye a la proyección de nuevos pedidos.

Además, en un escenario con una gestión de stock bien estructurada, es posible calificar mejor a los proveedores, asegurando que cumplan con los requisitos de calidad, servicio y precio.

Cómo realizar el inventario de stock:

  • Planificación – primero, antes de iniciar el inventario, defina una fecha y hora adecuadas, minimizando las interrupciones de las operaciones. Mientras tanto, prepare las herramientas y formularios necesarios y contrate un software de gestión de stock para facilitar el proceso.
  • Conteo físico – posteriormente, el equipo responsable debe realizar un conteo físico de todos los ítems en stock.
  • Registro de datos: después del recuento físico, todos los datos deben registrarse en el inventario, incluido el nombre del producto, la cantidad, la unidad de medida, el costo unitario y el valor total.
  • Análisis y conciliación – luego de eso, realice un análisis para identificar posibles discrepancias entre el inventario físico y los registros contables para que pueda detectar errores, pérdidas, desviaciones y otros problemas que deben corregirse.
  • Evaluación de stock – una vez registrados los datos, llega el momento de calcular el valor total del stock, multiplicando la cantidad de cada producto por su costo unitario para que haya un mayor y mejor control financiero y análisis de costos.
  • Acciones correctivas – luego, en función de las discrepancias identificadas, tome acciones correctivas como investigar pérdidas, ajustar registros, revisar las prácticas de almacenamiento e incluso los procesos de pedidos y compras.
  • Monitoreo continuo – finalmente, realice un inventario de stock de manera regular para mantener un control actualizado de los productos, ya que esto ayuda a garantizar registros precisos e identificar problemas antes de que se vuelvan críticos.

Cómo hacer la gestión del stock:

Una vez completado el inventario, es fundamental mantener una gestión activa del stock para garantizar que los esfuerzos realizados aporten resultados continuos.

Para ello, hemos preparado una guía detallada paso a paso que lo ayudará a implementar esta gestión de manera eficiente y estratégica.

  • Previsión de la demanda: comience estimando la demanda basándose en el historial de los comensales, los estándares estacionales, los productos más consumidos, las metas de valor per cápita por plato y los datos contractuales. Esta previsión ayuda a calcular la cantidad necesaria de alimentos e ingredientes, evitando así tanto desabastecimiento como desperdicio, además de alinear el stock con las necesidades reales.
  • Pedidos y compras: con la previsión de demanda en mano, organice las órdenes de compra para reponer stock de forma eficiente. Priorice proveedores confiables y negocie precios, plazos y condiciones de entrega ventajosas.
  • Recepción e inspección: Cuando reciba los productos, verifique inmediatamente la calidad y cantidad de los ítems entregados. Verificar fechas de vencimiento, integridad del empaque, cumplimiento de precios y si las facturas corresponden a la orden de compra.
  • Registro de stock: registre detalladamente cada ítem recibido, mediante sistemas informáticos de gestión de stock. Los sistemas permiten controlar las cantidades, identificar posibles desviaciones, como pérdidas o robos, y simplificar la planificación de futuras compras.
  • Almacenamiento adecuado: organice los alimentos e ingredientes para preservar su calidad. Controle las temperaturas, categorice los ítems y utilice técnicas como el método FIFO (First In, First Out) para garantizar que los productos más antiguos se utilicen antes que los más nuevos.
  • Seguimiento de desperdicio: compruebe los alimentos poco utilizados e implemente medidas para reducir las pérdidas.
  • Análisis de desempeño e inventario: Analice periódicamente datos sobre costos, ventas, desperdicios y tendencias de consumo. Este análisis permite identificar mejoras, optimizar procesos y reducir costos, asegurando una gestión de inventarios eficiente y sostenible.

La importancia del control de stock para evitar pérdidas

La gestión de stock es fundamental para controlar costos y evitar desperdicios. Un stock excesivo de ingredientes o productos alimenticios puede provocar pérdidas económicas, mientras que un stock insuficiente puede provocar retrasos en la producción e incluso pérdida de clientes.

En este contexto, contar con herramientas adecuadas es fundamental para garantizar la eficiencia y precisión en el control de stock.

TecFood se presenta como una solución completa, integrando la gestión de stock con la planificación y las operaciones, optimizando procesos y eliminando desperdicios.

Vea el caso de éxito de nuestro cliente Cozzi: Cozzi, referencia en comidas industriales, adoptó Teknisa para mejorar la gestión, reducir los residuos y apoyar el crecimiento sostenible. «Las recomiendo como las mejores soluciones del mercado». — Pedro Suassuna, director de Cozzi

Con el equipo de soporte adecuado es posible evitar los errores más comunes en el servicio de catering. ¡Vamos a mostrarle cómo!

Los 10 errores más comunes en la gestión de stock y cómo evitarlos

Si ha llegado a este artículo y cree que el proceso de gestión de stock de su empresa de catering puede ser mejorada, es probable que esté cometiendo algunos errores habituales a la hora de gestionar esta tarea.

Identificar estos errores es el primer paso para optimizar la operación y lograr mejores resultados.

¡Siga leyendo para descubrir cuáles son los 10 errores más comunes y cómo evitarlos para asegurar el éxito de su negocio!

1. No haber alineado el proceso de stock con el equipo

Una gestión eficiente del stock empieza con la capacitación y alineación del equipo, porque todos deben comprender la importancia de esta tarea para que sea exitosa.

Por lo tanto, capacite a su equipo para comprender cómo la gestión de stock impacta los resultados de su empresa. También es importante explicar cómo la reducción de residuos y el aprovechamiento de insumos contribuyen directamente al ahorro de recursos y a la eficiencia operativa del negocio.

Es importante que el equipo esté integrado en el proceso. De esta manera, aclare los estándares involucrados, cómo identificar lo que puede faltar y cómo evitar excesos. Al alinear su equipo y establecer estándares claros, crea una base sólida para una gestión eficiente del stock.

Además, realice capacitaciones específicas de forma continua. Un ejemplo son las capacitaciones sobre el uso de softwares de gestión de stock, sobre técnicas apropiadas de almacenamiento, control de validez y manipulación segura de los alimentos.

Finalmente, es fundamental que el gestor reconozca y valore el esfuerzo del equipo. Crear un entorno colaborativo y fomentar la participación de los empleados en el proceso de gestión de stock garantiza un control más eficiente y comprometido.

2. No hacer inventario diariamente

La frecuencia del inventario depende de factores como el tamaño del stock, el volumen de ventas, la rotación de ítems, la estacionalidad y el tipo de producto almacenado. Sin embargo, para garantizar una gestión eficiente del stock, las empresas que trabajan con comidas colectivas deben realizar un inventario diario.

De esta manera, los gerentes y equipos de cocina mantienen una vista actualizada de los productos disponibles y pueden realizar pedidos de reposición con mayor precisión.

Además, los factores estacionales también influyen en la frecuencia del inventario. Por ejemplo, durante períodos de alta demanda, como días de feriado o eventos especiales, aumentar la frecuencia del inventario ayuda a garantizar que haya suficiente stock para satisfacer las necesidades.

Realizar el inventario periódicamente es fundamental. Como se ha visto, ignorar o realizar el inventario esporádicamente compromete la gestión del stock y la eficiencia operativa del negocio.

3. No registrar correctamente las entradas de mercancías en stock

Muchos propietarios o gerentes todavía cometen el error de no controlar con precisión la entrada de mercancías. Cuando las entradas no se registran correctamente surgen varios problemas que afectan negativamente la gestión de stock.

Esto se debe a que registrar con precisión las entradas de mercancías garantiza la visibilidad del stock disponible. Sin embargo, sin este control se puede producir desabasto, lo que provocará retrasos en el servicio e insatisfacción entre los comensales.

Además, con un registro adecuado de las entradas, el inventario se vuelve más fácil y preciso, ya que informaciones correctas ayuda a evitar imprecisiones en el control de stock, garantizando datos importantes como las fechas de vencimiento de los productos.

Por lo tanto, una gestión eficiente del stock depende directamente de la precisión de los registros de entrada.

Por último, registrar correctamente las entradas permite una mejor gestión de costos para el food service. Por ejemplo, al comprobar cada entrega se reduce el riesgo de pagar por mercancías no recibidas o valores diferentes a los acordados con el proveedor, evitando pérdidas económicas.

4. No clasificar los productos comprados

Clasificar correctamente los productos comprados ahorra tiempo a los empleados, simplifica las auditorías de stock y facilita las verificaciones aleatorias, lo que permite al personal concentrarse en otras tareas esenciales.

Esta actividad ayuda al equipo de gestión de stock y compras a identificar qué ítems deben comprarse con más frecuencia y cuáles tienen menor demanda. Como resultado, la planificación de compras se vuelve más eficiente, evitando tanto la escasez de stock como el exceso de compras.

Además, la clasificación de productos facilita la organización del stock de la cocina industrial, indicando dónde almacenar cada ítem y cómo organizarlos. De esta forma, el equipo de cocina y de gerencia pueden encontrar rápidamente los ítems que necesitan, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Finalmente, con la clasificación de los productos, el personal de gerencia y de cocina tendrá una visión más clara de lo que hay disponible en stock. Como resultado, las decisiones relacionadas con la planificación del menú, promociones e incluso ofertas específicas serán más ágiles y alineadas con las necesidades de los consumidores.

5. No tener espacio adecuado para almacenar las compras

Contar con un espacio de almacenamiento adecuado es fundamental para una gestión eficiente del stock, ya que la falta de una ubicación bien estructurada compromete la calidad de los productos e impacta directamente en el funcionamiento de la cocina.

Un espacio de almacenamiento adecuado ayuda a mantener la calidad de los alimentos, ya que permite conservar los productos a una temperatura ideal, alejados del exceso de luz y humedad, y de acuerdo con sus necesidades específicas

Además, con un espacio de almacenamiento adecuado, la organización del stock se vuelve más eficiente. De esta manera, el equipo localiza los productos más fácilmente, reduciendo el tiempo dedicado a buscar ítems y permitiendo que el equipo de cocina y gestión se concentren en otras tareas esenciales.

Por último, es importante destacar que un almacenamiento adecuado también asegura la salubridad de los productos, y es fundamental que el stock esté organizado para evitar la contaminación cruzada de los alimentos, especialmente aquellos que son más alergénicos

6. No controlar la fecha de caducidad de los productos en su stock

Controlar la fecha de caducidad de los productos es una práctica esencial para una gestión eficiente del stock. El análisis del stock debe considerar la rotación de cada insumo y la fecha de vencimiento de cada ítem. Por ejemplo, la carne y los productos lácteos requieren un consumo más rápido que los productos de harina y cereales.

Un control estricto de la caducidad es crucial para evitar el desperdicio de alimentos. Esto no solo reduce costos, sino que también contribuye a prácticas más sustentables, alineadas con los principios ESG (Environmental, Social, and Governance).

Adoptar estrategias que minimicen los desperdicios refleja un compromiso con el medio ambiente, al reducir la generación de desperdicios, y fortalece la imagen del negocio como empresa responsable y comprometida con la sostenibilidad. Por tanto, reducir el desperdicio debe ser uno de los principales objetivos en la gestión de stock.

Llegados a este punto, volvemos a llamar la atención sobre el método FIFO (First In, First Out), que prioriza el uso de productos más antiguos antes que los más nuevos, y es una práctica imprescindible para una gestión eficiente del stock. Este sistema ayuda a prevenir el desperdicio de alimentos al garantizar que se utilicen primero los productos con el plazo de vencimiento más corto.

Además, es esencial que se establezcan procedimientos claros para verificar y registrar las fechas. Por ello, definir rutinas de inspección diarias o semanales, dependiendo de la rotación y tipos de productos, y garantizar que estas inspecciones se realicen con rigor.

7. No considerar las fichas técnicas

La ficha técnica de alimentos es una herramienta imprescindible para la gestión de stock y control de costos en las empresas de comidas colectivas. Proporciona las cantidades necesarias de cada ingrediente, permitiendo al gerente organizar el stock de manera eficiente, evitando excesos o falta de insumos durante la preparación de los platos.

El uso de fichas técnicas de alimentos ofrece varios beneficios para el control de stock y la reducción de costos. Entre ellos destacamos:

  • Control preciso de los ingredientes: Con las fichas técnicas, el equipo sabe exactamente qué requiere cada plato, evitando desperdicios y ayudando a controlar estrictamente los costos.
  • Consistencia en la preparación de los platos: Siguiendo las fichas técnicas, el equipo asegura que cada plato se prepare de la misma manera, utilizando las mismas cantidades de ingredientes y en el mismo tiempo de preparación.
  • Formación del personal de cocina: la ficha técnica también sirve como herramienta de capacitación esencial. Ayuda a los empleados a mantener el nivel deseado de preparación de platos, independientemente de quién esté en la cocina, promoviendo la uniformidad y la eficiencia.

8. No cuidar la limpieza del stock

La limpieza de stock juega un papel crucial en la gestión de las empresas que trabajan con comidas colectivas.

Mantener el espacio de almacenamiento organizado y limpio no solo garantiza la calidad del producto, sino que también garantiza la seguridad alimentaria y el cumplimiento de las normas sanitarias.

Además, realizar una limpieza periódica es fundamental para evitar contaminaciones que puedan comprometer la integridad de los alimentos, evitando que queden no aptos para el consumo.

Para mantener la limpieza del stock, defina procedimientos de higienización claros, que incluyan:

  • Limpieza periódica de estanterías y recipientes;
  • Retiro inmediato de alimentos vencidos o en mal estado;
  • Mantener registros precisos de los productos almacenados y sus respectivas fechas de vencimiento.

Los gerentes de almacenamiento deben establecer procedimientos escritos, con un programa de limpieza detallado y una lista de verificación para garantizar que todas las áreas se limpien y desinfecten adecuadamente.

En Brasil, la Agencia Nacional de Vigilancia Sanitaria (ANVISA) proporciona orientaciones específicas sobre la limpieza y desinfección de superficies, incluida la frecuencia recomendada y los productos químicos adecuados.

9. No controlar la salida de mercancías del stock

Así como controlar la entrada de mercancías es fundamental, también lo es vigilar la salida y distribución de estos ítems.

Este control garantiza que los datos de consumo reflejan lo que realmente se sirve, especialmente en el cierre de cada mes.

Además, el seguimiento de la salida ayuda a identificar posibles fugas de mercancías, como pérdidas por falta de uso o incluso robo de ingredientes e insumos.

Sin un control adecuado de las salidas, surgen problemas que impactan directamente en la gestión del stock, como saber qué hay disponible en stock.

Esta falta de control puede provocar tanto desabastecimiento como sobreestimación de los ítems, generando costos innecesarios y dificultando la gestión.

Para evitar estos problemas, establezca procedimientos claros para controlar la salida de mercancías. Registre cada salida inmediatamente después de la venta, incluida información como fecha, número de pedido, nombre del cliente y cantidad vendida.

Además, capacite al personal para realizar esta tarea de manera consistente y precisa, asegurando un control eficiente del stock y minimizando las pérdidas.

10. No utilizar un sistema ideal para la gestión del stock en el servicio de catering

La rutina de quienes trabajan con alimentos colectivos es intensa y llena de desafíos, lo que requiere una gestión cuidadosa y estratégica para mantener las operaciones funcionando sin problemas.

En este escenario, es común que los gerentes se pregunten: ¿cómo controlar el stock de manera eficiente, reduciendo las pérdidas y al mismo tiempo garantizar una gestión asertiva que optimice los recursos disponibles?

Con el gran volumen de datos que se generan diariamente en el proceso de gestión de stock, como información sobre entradas, salidas, fechas de vencimiento y movimiento de productos, la tarea de rastrear todo con precisión se vuelve aún más compleja.

Por tanto, invertir en tecnología ya no es una opción y se ha vuelto imprescindible. Un sistema adecuado no sólo organiza esta información, sino que también permite un análisis detallado a través de informes y decisiones informadas que se reflejan positivamente en los resultados del negocio.

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¿Por qué elegir el sistema de gestión de stock de Teknisa?

El sistema de gestión de stock de Teknisa es una completa herramienta que garantiza eficiencia, ahorro y control total de las operaciones. Ideal para empresas que buscan optimizar procesos y tomar decisiones más asertivas.

Ventajas del sistema de gestión de inventarios de Teknisa:

  • Control eficiente: monitorea los ingredientes, evitando faltantes y excesos.
  • Reducción de desperdicios: ajusta las compras a la demanda y gestiona las fechas de caducidad de los productos.
  • Planificación financiera precisa: permite un estricto control de costos y previsiones detalladas.
  • Gestión de proveedores: mantiene registros completos para negociaciones más competitivas.
  • Integración con ERP: centraliza datos y procesos en un solo sistema.
  • Decisiones estratégicas: brinda soporte con informes detallados y análisis en tiempo real.
  • Informes financieros precisos: garantiza balances y estado de resultados confiables que reflejen ganancias reales.
  • Control de costos: optimiza el stock, reduciendo gastos de almacenamiento, transporte y mano de obra.
  • Mejora del flujo de caja: permite una alta rotación de stock, transformando rápidamente los productos en ingresos, fortaleciendo la liquidez y la salud financiera de la empresa.

La tecnología es un aliado imprescindible para cualquier empresa que busque automatizar procesos, mejorar el rendimiento de los equipos y diferenciarse de la competencia.

Vea también el caso de éxito de nuestro cliente Mc Dallas: con la adopción de los sistemas Teknisa lograron un control de stock más efectivo y otros beneficios que impactaron positivamente la operación.

¡Invierta en tecnología y transforme la gestión de su negocio!

Invertir en software de gestión de stock permite a los gerentes controlar eficientemente sus materias primas y productos finales, además de mejorar la comunicación estratégica con los proveedores. Como resultado, los resultados se vuelven positivos tanto a corto como a largo plazo.

Conclusión: ¡para todos los desafíos de la gestión de stock, existe una solución!

Las soluciones tecnológicas, como el software de gestión de stock de Teknisa, son fundamentales para organizar los procesos internos, integrar sectores como planificación, compras, financiera y de stock y mejorar la calidad del servicio.

La tecnología facilita la gestión al hacer que los procesos sean más precisos y ágiles, lo que permite a los gerentes centrarse en decisiones estratégicas que impulsan el crecimiento.

Ampliamente adoptado por las empresas de comidas colectivas, el software Teknisa se destaca como la mejor opción para optimizar la gestión de stock, promoviendo una mayor eficiencia operativa y control de costos en su negocio.

Esperamos que estos consejos e ideas inspiren mejoras en la gestión de stock de su empresa, contribuyendo al éxito y al crecimiento sostenible de su negocio.

¡Querrá saberlo!

La gestión de stock es la práctica de organizar y coordinar el flujo de productos dentro de una empresa, abarcando etapas como pedidos, almacenamiento, producción, ventas y reposición de forma continua.

La gestión de stock contribuye directamente a la salud financiera de una empresa. Esto se debe a que permite la elaboración de informes financieros precisos, asegurando que el balance y las ganancias reflejadas sean confiables. Además, ayuda a controlar los costos optimizando la cantidad de ítems almacenados, reduciendo los gastos de transporte, mano de obra y espacio.

Un stock bien administrado también garantiza una alta rotación de productos, transformándolos rápidamente en ingresos y fortaleciendo el flujo de caja. Esto es esencial para la liquidez y el crecimiento sostenible del negocio.

Los principales objetivos de la gestión de stock son garantizar que las materias primas, los productos en proceso y los ítems terminados estén disponibles en cantidades ideales, en los lugares correctos y en el momento adecuado. De esta forma, este enfoque estratégico permite maximizar ls ganancias, cumplir con los pedidos de manera eficiente y garantizar la satisfacción del cliente.

Además, esta gestión implica un seguimiento detallado de la cantidad, ubicación, calidad y otras características del stock, desde la adquisición inicial hasta la venta final. Esto permite optimizar la producción, evitar desperdicios o desabastecimientos y reducir costos, asegurando que la operación sea eficiente y alineada con las demandas del mercado.

Las soluciones impulsadas por IA sirven para optimizar el stock, desde la necesidad de la demanda hasta recomendar niveles óptimos de productos. Proponen revolucionar la gestión de stock, ayudando a coordinar pedidos entre diferentes sistemas. Además, simplifican la personalización del producto, optimizan los precios y garantizan que la demanda se satisfaga de manera proactiva y oportuna.

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