Teknisa Servicios y BPO

Reduzca hasta el 5% de los costos de su materia prima

A través del acompañamiento periódico de toda el área operativa y del departamento de compras el objetivo de este servicio es proporcionar reducción en los costos de materia prima. Reduzca hasta el 5% de los costos de su materia prima:

Continúe activo en el mercado y presente buenos índices de crecimiento enfocándose en la reducción de costos.

Las consultorías y soluciones de Teknisa son capaces de indicar caminos alternativos e incluso revelar puntos conflictivos que carecen de atención. Teknisa actúa fuertemente en el sector de food service y está en ese mercado desde 1990, aplicando las mejores prácticas y consiguiendo, a través de su metodología, reducir hasta el 5% de los costos de materia prima.

Análisis son realizados diariamente por especialistas que hacen el acompañamiento para la identificación de los desvíos y problemas identificados en la operación. Para hacer la gestión de costos, esas informaciones son enviadas a la alta gerencia de la empresa/cliente para la toma de decisión. La excelencia de los resultados es alcanzada por medio del levantamiento de procesos y de la identificación de “puntos críticos”. Después de ese estudio, se define, de forma personalizada, las herramientas y el método que serán empleados.

Obedecer a las premisas de buenas prácticas involucra el lazo frecuente de la presidencia de la empresa; de los usuarios claves de cada área en las reuniones de presentación de resultados.

Actividades previstas del proyecto

• Implantación de la planificación centralizada;
• Redefinición de algunos procesos internos;
• Presentación diaria de los resultados de las unidades para la alta gestión;
• Análisis de los resultados de todas las unidades a través de herramientas de BI;
• Definición de los informes utilizados;
• Verificación del CMV actual: se define el porcentaje de CMV inicial, calculado por la relación de los costos de materia prima y la facturación bruta;
• Análisis de la facturación bruta actual;
• Preparación de las áreas y unidades en la correcta utilización del sistema;
• Análisis de los valores negociados por el área de compras X valor de mercado;
• Análisis y monitoreo de las recetas locales y estándar;
• Definición de indicadores de resultado;
• Análisis diario de los costos planificados y realizados;
• Comparativo y análisis de los costos estándar y planificado;
• Acompañamiento del número de comidas servidas;
• Monitoreo de los stocks;
• Acompañamiento de algunas unidades para evaluación y capacitación del equipo de producción y distribución;
• Acompañamiento y análisis de los inventarios de stock;
• Cambio / redefinición de los procesos operativos;
• Cambio / redefinición de los procesos del área de compras / Centralización de compras;
• Estructuración o cambio de los procesos del área de planificación centralizada;
• Capacitación de los gerentes de unidad, supervisión, directoría y usuarios de sistema.

Gestión de los resultados

• Gestión diaria de costos;
• Costos y gestión basados en la actividad;
• Análisis del resultado antes del fin del mes;
• Costo-meta – análisis del pre costo;
• Datos fidedignos;
• Acompañamiento de uso de los sistemas y procesos;
• Sugerencias de mejoras e identificación de desvíos.

Indicadores e informes para decisiones más precisas

• Impacto Financiero;
• Días de Atraso;
• Costo Estándar x Costo Planificado;
• Comparativo Estimados x Vtas.Rac.;
• Extras;
• Evolución de Costos;
• % CMV;
• % MDO;

Ventajas

• Minimiza las influencias del mercado en el resultado del proyecto;
• Crecimiento de la empresa no favorece el resultado;
• No afecta la mano de obra;
• No afecta la calidad de la comida;
• No afecta los menús negociados;
• Representa en promedio el 50% de los costos de la empresa;

Evaluación de la mano de obra utilizada identificando oportunidades de ganancia de productividad y reducción de costos.
La evaluación de la mano de obra es realizada a partir de un levantamiento del cuadro de empleados, es decir, cada unidad perteneciente a su concesionaria de alimentación, siendo que el monitoreo de las actividades ejecutadas por cada uno de sus colaboradores es evaluado a través de un mapeo de las actividades, evaluación de la ergonomía, evaluación del uso correcto de EPI, evaluación de la productividad, definición de actividades, capacitación de los empleados, evaluación de modificación de Escala – caso necesario.

Resultados esperados

• Reducción de los costos con M.D.O;
• Capacitación de empleados;
• Mejora de la calidad de vida y del bienestar de los colaboradores;
• Aumento de la posibilidad de inversiones (equipamiento y marketing);
• Aumento en la satisfacción del cliente;
• Representa en promedio el 50% de los costos de la empresa;
• Mejora de los procesos internos (aplicación de las mejores prácticas);
• Reducción del ausentismo;
• Reducción de la rotación.

Realiza el levantamiento de datos en las áreas de planificación, compras, facturación y operación (unidades) evaluando los procesos actuales, proponiendo mejores prácticas y evaluando los puntos críticos.

• Realización de un levantamiento in situ de las áreas involucradas;
• Diseño de los procesos actuales;
• Identificación de los puntos críticos;
• Diseño de los procesos propuestos – mejores prácticas;
• Identificación de los puntos de atención;
• Sugerencia de proyectos para la implantación de los procesos propuestos;
• Preparación del material a ser entregado al final del trabajo.

Actuación

• Disponer acceso a las informaciones durante el levantamiento;
• Mantener profesionales disponibles durante el levantamiento;
• Incluir a la directiva en la reunión de presentación del resultado de la consultoría.

Resultados esperados

• Mapeo de los procesos actuales de la empresa;
• Identificación de las oportunidades de mejora;
• Comparativo del proceso actual de la empresa x mejores prácticas del mercado.

Revisión del recetario estándar de su empresa y también de las recetas locales adecuándolas a la realidad contractual de cada una de sus unidades.
Para revisar las recetas estándares son necesarias algunas tareas para alcanzar la excelencia y atender de forma práctica los contratos establecidos entre su empresa y sus clientes.

Entre éstas:

• Análisis del árbol de platos;
• Revisión de las recetas estándares;
• Análisis de los contratos de cada unidad;
• Revisión de las recetas locales con las gerentes de unidad;
• Reducción del volumen de cancelación de los pedidos de compra;
• Reducción de los pedidos extras;
• Reducción de costos.

Actividades

• Inventario de los productos del stock;
• Comparativo del stock virtual x stock físico a partir del ingreso del ajuste en el sistema;
• Evaluación de los procedimentos de recibimiento;
• Evaluación de los procedimientos de distribución y autorización de mercancías;
• Evaluación de los procedimientos de almacenamiento;
• Análisis de los días de stock.

Resultados esperados

• Identificación de las diferencias de stock;
• Identificación de los puntos de atención y oportunidades de mejora;
• Datos fidedignos.

Premisas

• Disponibilidad de acceso al sistema utilizado por la empresa, en caso de uso;
• Los ingresos, en el caso de uso de sistema, deben estar actualizados;
• Disponibilidad de un profesional del cliente para acompañamiento del recuento;
• Disponibilidad de los equipamientos utilizados en el peso o conteo.

Consideraciones

• El trabajo será realizado en las instalaciones del Cliente;

Garantizar la calidad de la prestación de servicio, conforme manual de buenas prácticas.

Profesionales de nutrición con experiencia en gestión de calidad en la ejecución.

El trabajo será realizado en fases:

• Evaluación de los manuales existentes;
• Evaluación de los POP’s existentes;
• Levantamiento y análisis inicial de la utilización de buenas prácticas en una unidad piloto;
• Presentación del resultado y de las sugerencias de mejora.

Actuación:

• Elaboración / revisión de los manuales de buenas prácticas;
• Elaboración / revisión de los POP’s;
• Definición de los cronogramas de capacitación;
• Capacitación del equipo;
• Evaluación / auditoría de los proveedores;
• Auditoría de la aplicación de los procedimientos;
• Presentación del resultado de las auditorías.

Acompañamiento y análisis diario de los resultados de todas las unidades operativas comunicando diariamente a los gerentes de la empresa.

Reciba apoyo para su gestión a través de la aplicación del Business Process Outsourcing (BPO) de Gestión de Costos – que terceriza sus procesos y le permite que tenga control sobre todas las informaciones de forma dinámica y, consecuentemente, más agilidad para desarrollar estrategias con enfoque en el negocio en sí.
Con know how en la actuación del mercado de food service, Teknisa es especializada en la tercerización de procesos que no hacen parte de su core business.

Con los informes generados por el BPO – Gestión de Costos – conseguimos promover condiciones que permiten medir y evaluar los resultados de forma diaria y no apenas a fin de mes, facilitando así, las tomas de decisión imprescindibles para garantizar la ganancia de la operación. Es bueno resaltar que la metodología estipulada debe ser practicada lo máximo posible involucrando a los profesionales correctos a la hora correcta: consultores y coordinadores con experiencia en gestión de costos y conocedores del segmento de alimentación.

Enfoque en el acompañamiento diario de las unidades operativas:
Análisis son realizados diariamente con la identificación de los desvíos y problemas indicados en la operación. Esas informaciones son enviadas a la alta gerencia de la empresa para la toma de decisión. Inicialmente, se define los indicadores e informes que serán utilizados durante la ejecución del servicio. Después es necesario definir la periodicidad del envío de cada uno de éstos y los profesionales que deberán recibirlos.

El análisis diario de los procesos y resultados a través de evaluaciones:

• Del impacto financiero;
• Días de atraso;
• Costo Estándar x  Costo Planificado;
• Comparativo Estimados x Vtas.Raciones;
• Extras;
• Evolución de Costos;
• % Costo de materia prima vendida (CMV);
• % Mano de obra(MDO);
• % Gastos.

Actuación:

• Acompañamiento diario del CMV de todas las unidades de negocio;
• Identificación de las unidades con mejores y peores resultados;
• Identificación de los posibles desvíos de stock;
• Análisis de los costos de menús y materia prima;
• Presentación diaria de los resultados de todas las unidades y su diagnóstico para la alta gestión;
• Definición de plan de acción para los puntos críticos;
• Reuniones periódicas para la presentación de los indicadores;
• Capacitación de todos los gerentes;
• Definición de los informes a ser presentados y utilizados.

Resultados esperados:

• Estandarización del modelo de análisis de los resultados;
• Definición y mejora de los indicadores de desempeño;
• Gestión eficiente de todos los departamentos;
• Acompañamiento diario de los resultados de las unidades;
• Agilidad en la toma de decisiones;
• Reducción de costos;
• Integración de la empresa – todos con la misma visión;
• Confiabilidad de los datos – auditoría.

Realiza la gestión de todas las F’s emitidas para la empresa utilizando los archivos XML y aplicaciones para confirmación de recibimiento.

Relacionamiento de producto x proveedor

• Gestión de los XML’s;
• Interlocución junto a los proveedores para el acuerdo de los XML’s;
• Comparativo XML x entrada de F;
• Gestión de las inconsistencias de F;
• Auditoría sobre la confirmación de recibimiento de las F’s (unidades);
• Capacitación del equipo y de las unidades para uso de la app de confirmación de F;
• Gestión de la integración de F con el ERP utilizado por la empresa;
• Presentación del resultado de las auditorías y reportes diario para la directiva y gerencia.

Actuación

• Mantener profesionales disponibles en todas las etapas;
• Definir al interlocutor responsable por el servicio;
• Involucrar a la directiva en las reuniones periódicas para el análisis de los resultados.

Ejecución

• El trabajo será realizado en fases;
• Evaluación del proceso actual del cliente;
• Redefinición de los procesos para el uso del XML e ingreso automatizado en las F’s;
• Preparación de los registros y parámetros necesarios para uso de la APP;
• Capacitación del Equipo;

Resultados esperados

• Agilidad;
• Confiabilidad de los datos;
• Gestión eficiente de los ingresos de entrada;
• Reducción de los costos con pago de intereses deF’s;
• Mejor gestión de las informaciones operativas.

Actuación

• Mantenimiento de todos los registros incluídos en el proceso de compras/ suministros;
• Cotización de Precios;
• Negociación de Precios;
• Desarrollo de proveedores;
• Disponibilidad de las listas de precio;
• Generación y envío de las autorizaciones de suministro;
• Follow-up con los proveedores.

Resultados esperados

• Estandarización/automatización de los procesos;
• Enfoque en la negociación;
• Agilidad en la toma de decisión;
• Mejor atención de las áreas (operación y planificación);
• Reducción de costos.

Premisas

• Acompañamiento / levantamiento inicial para el dimensionamiento del equipo y presentación de la propuesta;
• Disponibilidad de todas las informaciones necesarias para la realización de los registros de compras;
• Autonomía para la realización de las negociaciones;
• Relación de la operación (supervisión) y del área de planificación en las reuniones periódicas para alineamento de la prestación de servicio;
• Participación de la directiva en las reuniones mensuales;
• El trabajo será realizado en las instalaciones del cliente;
• Los equipamientos y el software utilizado para la realización de las actividades del área son de responsabilidad del cliente.

Acompañamiento y análisis diario de los resultados de todas las unidades operativas comunicando diariamente a los gerentes de la empresa.

Aplique las mejores prácticas en la gestión de su cocina industrial. Optimice la gestión de su negocio de forma eficiente sin perder el enfoque en su segmento. Esa es la función del Business Process Outsourcing (BPO) que, significa nada más que tercerizar procesos de negocios.

En la ejecución de los proyectos de implantación o de consultoría Teknisa se dió cuenta de la gran dificultad de las empresas en estructurar o conducir el área de planificación centralizada. Pensando en eso y aliado a su know how de actuación en el mercado, se dió inicio a la ejecución del servicio BPO Planificación.

Con la centralización de la gestión de los costos, la mejor estandarización de los menús, la uniformización de las recetas y la estandarización de los procesos, los gerentes de unidad ganan la posibilidad de dedicarse más al cliente y a la operación del restaurante.

La propuesta de Teknisa es asumir las áreas de planificación, compras, producción y stock designando a nuestros profesionales especialistas en el segmento de food service que serán responsables por la ejecución de los procesos enumerados abajo. Todas las actividades serán administradas por un coordinador que hará el repase y la interlocución con los gerentes de su empresa.

Actuación

• Elaboración, divulgación y monitoreo de los calendarios de menú y de compras;
• Revisión de recetas;
• Configuración del menú de la unidad por servicio de acuerdo con el contrato;
• Registro del consumo por servicio fijo o per cápita;
• Elaboración de menú de acuerdo con la meta;
• Autorización del menú para la sucursal;
• Aprobación del menú;
• Generación de las solicitudes de compras;
• Corrección de las recetas, porcentual de consumo o número de comensales;
• Acompañamiento diario de la ejecución de los menús con enfoque en costos considerando sobras, comensales y porcentuales de aceptación.

Para que todos los costos estándares sean cumplidos, varios indicadores de resultado serán utilizados de forma que garanticen su cumplimiento y la mejor gestión de los costos:

• Impacto Financiero;
• Costo Estándar x Costo Planificado;
• Comparativo Estimados x Vtas. Raciones;
• Extras;
• Informe de acompañamiento de PU;
• Panel de la Planificadora.

Actividades

• Definición de encuestas de satisfacción con el área de calidad/ marketing de acuerdo con el perfil de cada unidad/cliente;
• Creación de las encuestas de satisfacción;
• Análisis de los resultados de las encuestas;
• Opinión de la supervisión y directiva sobre los resultados de las encuestas;
• Envío de los resultados de las encuestas a su cliente;
• Análisis y retorno de las reclamaciones de los clientes;
• Caso necesario, sugerencia de campañas para mejora de la atención/satisfacción.

Resultados esperados

• Automatización de los procesos;
• Agilidad en el retorno al cliente;
• Aumento de la satisfacción de los clientes;
• Datos fidedignos;
• Agilidad;
• Confiabilidad de los datos;
• Gestión eficiente de los ingresos de entrada;
• Reducción de los costos con pago de intereses de F’s;
• Mejor gestión de las informaciones operativas.

Premisas

• Utilización de las soluciones de encuesta de Teknisa;
• El trabajo será realizado en las instalaciones de Teknisa;
• Los equipamientos y el software utilizado para la realización de las encuestas son de responsabilidad del cliente.

Registro y actualización de todos los nutrientes por producto para que haya estandarización y para que las exigencias del PAT sean atendidas.

El registro y actualización de todos los nutrientes proporcionan beneficios, pues éstos podrán ser evaluados por plato y por menú. Y, también, los menús podrán ser elaborados de forma balanceada a través del análisis de nutrientes, siendo que los resultados de tales nutrientes podrán estar fácilmente disponibles para sus clientes a través de informes del sistema. El área comercial podrá utilizar este registro para la preparación de esas propuestas comerciales y las exigencias del PAT serán atendidas.

Actuación

• Inicialmente se realizará una asociación del registro de productos de su empresa con el registro de productos de Teknisa;
• Después de esta etapa los nutrientes estarán disponibles y actualizados en la base de datos de su empresa;
• Todo nuevo producto registrado por los empleados será enviado a Teknisa para disposición y registro de los nutrientes;
• Siempre que haya necesidad, el equipo de nutricionistas de Teknisa hará la actualización y el mantenimiento de los nutrientes ya registrados.

* Es necesario que la empresa use los productos Teknisa.