Teknisa Serviços e BPO

Reduza em até 5% os custos de sua matéria prima

Através do acompanhamento periódico de toda área operacional e do departamento de compras o objetivo deste serviço é proporcionar redução nos custos de matéria-prima. Reduza em até 5% os custos de sua matéria-prima:

Continue ativo no mercado e apresente bons índices de crescimento focando na redução de custos.

As consultorias e soluções da Teknisa são capazes de apontar caminhos alternativos e até mesmo revelar pontos conflituosos que carecem de atenção. A Teknisa atua fortemente no setor de food service e está nesse mercado desde 1990, aplicando as melhores práticas e conseguindo, através de sua metodologia, reduzir em até 5% os custos de matéria-prima.

Análises são realizadas diariamente por especialistas que fazem o acompanhamento para identificação dos desvios e problemas identificados na operação. Para fazer a gestão de custos, essas informações são enviadas à alta gerência da empresa/cliente para tomada de decisão. A excelência dos resultados é alcançada por meio do levantamento de processos e da identificação de “pontos críticos”. Após esse estudo, define-se, de forma personalizada, as ferramentas e o método que serão empregados.

Obedecer às premissas de boas práticas envolve a participação assídua da presidência da empresa e dos usuários chaves de cada área nas reuniões de apresentação de resultados.

Atividades previstas do projeto

• Implantação do planejamento centralizado;
• Redefinição de alguns processos internos;
• Apresentação diária dos resultados das unidades para a alta gestão;
• Análise dos resultados de todas as unidades através de ferramentas de BI;
• Definição dos relatórios utilizados;
• Verificação do CMV atual: define-se a porcentagem de CMV inicial, calculado pela relação dos custos de matéria-prima e o faturamento bruto;
• Análise do faturamento bruto atual;
• Preparação das áreas e unidades na correta utilização do sistema;
• Análise dos valores negociados pela área de compras X valor de mercado;
• Análise e monitoramento das receitas locais e padrão;
• Definição de indicadores de resultado;
• Análise diária dos custos planejados e realizados;
• Comparativo e análise dos custos padrão e planejado;
• Acompanhamento do número de refeições servidas;
• Monitoramento dos estoques;
• Acompanhamento de algumas unidades para avaliação e capacitação da equipe de produção e distribuição;
• Acompanhamento e análise dos inventários de estoque;
• Alteração / redefinição dos processos operacionais;
• Alteração / redefinição dos processos da área de compras / Centralização de compras;
• Estruturação ou alteração dos processos da área de planejamento centralizado;
• Capacitação dos gerentes de unidade, supervisão, diretoria e usuários de sistema.

Gestão dos resultados

• Gestão diária de custos;
• Custos e gestão baseados na atividade;
• Análise do resultado antes do final do mês;
• Custo-alvo – análise do pré-custo;
• Dados fidedignos;
• Acompanhamento de uso dos sistemas e processos;
• Sugestões de melhorias e identificação de desvios.

Indicadores e relatórios para decisões mais assertivas

• Impacto Financeiro;
• Dias de Atraso;
• Custo Padrão x Custo Planejado;
• Comparativo Estimados x Efetivos;
• Extras;
• Evolução de Custos;
• % CMV;
• % MDO;

Vantagens

• Minimiza as influências do mercado no resultado do projeto;
• Crescimento da empresa não favorece o resultado;
• Não afeta a mão de obra;
• Não afeta a qualidade da refeição;
• Não afeta os cardápios negociados;
• Representa em média 50% dos custos da empresa;

Avaliação da mão de obra utilizada identificando oportunidades de ganho de produtividade e redução de custos.
A avaliação da mão de obra é realizada a partir de um levantamento do quadro de funcionários, isto é, cada unidade pertencente à sua concessionária de alimentação, sendo que o monitoramento das atividades executadas por cada um dos seus colaboradores é avaliada através de um mapeamento das atividades, avaliação da ergonomia, avaliação do uso correto de EPI, avaliação da produtividade, definição de atividades, capacitação dos funcionários, avaliação de remanejamento de Escala – caso necessário.

Resultados esperados

• Redução dos custos com M.D.O;
• Capacitação de funcionários;
• Melhoria da qualidade de vida e bem estar dos colaboradores;
• Aumento da possibilidade de investimentos (equipamento e marketing);
• Aumento na satisfação do cliente;
• Representa em média 50% dos custos da empresa;
• Melhoria dos processos internos (aplicação das melhores práticas);
• Redução do absenteísmo;
• Redução da rotatividade.

Realiza levantamento de dados nas áreas de planejamento, compras, faturamento e operação (unidades) avaliando os processos atuais, propondo melhores práticas e avaliando os pontos críticos.

• Realização de um levantamento inloco nas áreas envolvidas;
• Desenho dos processos atuais;
• Identificação dos pontos críticos;
• Desenho dos processos propostos – melhores práticas;
• Identificação dos pontos de atenção;
• Sugestão de projetos para implantação dos processos propostos;
• Preparação do material a ser entregue ao final do trabalho.

Atuação

• Disponibilizar acesso às informações durante o levantamento;
• Manter profissionais disponíveis durante o levantamento;
• Envolver a diretoria na reunião de apresentação do resultado da consultoria.

Resultados esperados

• Mapeamento dos processos atuais da empresa;
• Identificação das oportunidades de melhoria;
• Comparativo do processo atual da empresa x melhores práticas do mercado.

Revisão do receituário padrão de sua empresa e também das receitas locais adequando-as a realidade contratual de cada uma de suas unidades.
Para revisar as receitas padrões são necessárias algumas tarefas para alcançar a excelência e atender de forma prática os contratos estabelecidos entre sua empresa e seus clientes.

Entre elas:

• Análise da árvore de pratos;
• Revisão das receitas padrões;
• Análise dos contratos de cada unidade;
• Revisão das receitas locais com as gerentes de unidade;
• Redução do volume de cancelamento dos pedidos de compra;
• Redução dos pedidos extras;
• Redução de Custos.

Atividades

• Inventário dos produtos do estoque;
• Comparativo do estoque virtual x estoque físico a partir do lançamento do ajuste no sistema;
• Avaliação dos procedimentos de recebimento;
• Avaliação dos procedimentos de distribuição e liberação de mercadorias;
• Avaliação dos procedimentos de armazenamento;
• Análise dos dias de estoque.

Resultados esperados

• Identificação das diferenças de estoque;
• Identificação dos pontos de atenção e oportunidades de melhoria;
• Dados fidedignos.

Premissas

• Disponibilização de acesso ao sistema utilizado pela empresa, em caso de uso;
• Os lançamentos, no caso de uso de sistema, devem estar atualizados;
• Disponibilidade de um profissional do cliente para acompanhamento da contagem;
• Disponibilidade dos equipamentos utilizados na pesagem ou contagem.

Considerações

• O trabalho será realizado nas instalações do Cliente;

Garantir a qualidade da prestação de serviço, conforme manual de boas práticas.

Profissionais de nutrição com expertise em gestão de qualidade na execução.

O trabalho será realizado em fases:

• Avaliação dos manuais existentes;
• Avaliação dos POP’s existentes;
• Levantamento e análise inicial da utilização de boas práticas em uma unidade piloto;
• Apresentação do resultado e das sugestões de melhoria.

Atuação:

• Elaboração / revisão dos manuais de boas práticas;
• Elaboração / revisão dos POP’s;
• Definição dos cronogramas de capacitação;
• Capacitação da equipe;
• Avaliação / auditoria dos fornecedores;
• Auditoria da aplicação dos procedimentos;
• Apresentação do resultado das auditorias.

Acompanhamento e análise diária dos resultados de todas as unidades operacionais posicionando diariamente os gestores da empresa.

Receba apoio à sua gestão através da aplicação do Business Process Outsourcing (BPO) de Gestão de Custos – que terceiriza seus processos e permite que você tenha controle sobre todas as informações de forma dinâmica e, consequentemente, mais agilidade para desenvolver estratégias com foco no negócio em si.
Com know how na atuação do mercado de food service, a Teknisa é especializada na terceirização de processos que não fazem parte do seu core business.

Com os relatórios gerados pelo BPO – Gestão de Custos – conseguimos promover condições que permitem medir e avaliar os resultados de forma diária e não apenas ao final do mês, possibilitando assim, tomadas de decisão imprescindíveis para garantir o lucro da operação. É bom ressaltar que a metodologia estipulada deve ser praticada ao máximo possível envolvendo os profissionais certos na hora certa: consultores e coordenadores com expertise em gestão de custos e conhecedores do segmento de alimentação.

Foco no acompanhamento diário das unidades operacionais:
Análises são realizadas diariamente com a identificação dos desvios e problemas pontuados na operação. Essas informações são enviadas à alta gerência da empresa para a tomada de decisão. Inicialmente, define-se os indicadores e relatórios que serão utilizados durante a execução do serviço. Depois é necessário definir a periodicidade do envio de cada um deles e os profissionais que deverão recebê-los.

A Análise diária dos processos e resultados através de avaliações:

• Do impacto financeiro;
• Dias de atraso;
• Custo Padrão x Custo Planejado;
• Comparativo Estimados x Efetivos;
• Extras;
• Evolução de Custos;
• % Custo de matéria-prima vendida (CMV);
• % Mão de obra(MDO);
• % Despesas.

Atuação:

• Acompanhamento diário do CMV de todas as unidades de negócio;
• Identificação das unidades com melhores e piores resultados;
• Identificação dos possíveis desvios de estoque;
• Análise dos custos de cardápios e matéria-prima;
• Apresentação diária dos resultados de todas as unidades e seu diagnóstico para a alta gestão;
• Definição de plano de ação para os pontos críticos;
• Reuniões periódicas para apresentação dos indicadores;
• Treinamento de todos os gestores;
• Definição dos relatórios a serem apresentados e utilizados.

Resultados esperados:

• Padronização do modelo de análise dos resultados;
• Definição e melhoria dos indicadores de desempenho;
• Gestão eficiente de todos os departamentos;
• Acompanhamento diário dos resultados das unidades;
• Agilidade na tomada de decisões;
• Redução de custos;
• Integração da empresa – todos com a mesma visão;
• Confiabilidade dos dados – auditoria.

Realiza a gestão de todas as NF’s emitidas contra a empresa utilizando os arquivos XML e aplicativos para confirmação de recebimento.

Relacionamento de produto x fornecedor

• Gestão dos XML’s;
• Interlocução junto aos fornecedores para tratativa dos XML’s;
• Comparativo XML x entrada de NF;
• Gestão das inconsistências de NF;
• Auditoria sobre a confirmação de recebimento das NF’s (unidades);
• Capacitação da equipe e das unidades para uso do app de confirmação de NF;
• Gestão da integração de NF com o ERP utilizado pela empresa;
• Apresentação do resultado das auditorias e reportes diário para diretoria e gerência.

Atuação

• Manter profissionais disponíveis em todas as etapas;
• Definir o interlocutor responsável pelo serviço;
• Envolver a diretoria nas reuniões periódicas para análise dos resultados.

Execução

• O trabalho será realizado em fases;
• Avaliação do processo atual do cliente;
• Redefinição dos processos para uso do XML e lançamento automatizado nas NF’s;
• Preparação dos cadastros e parâmetros necessários para uso do APP;
• Capacitação da Equipe;

Resultados esperados

• Agilidade;
• Confiabilidade dos dados;
• Gestão eficiente dos lançamentos de entrada;
• Redução dos custos com pagamento de juros de NF’s;
• Melhor gestão das informações operacionais.

Atuação

• Manutenção de todos os cadastros envolvidos no processo de compras/ suprimentos;
• Cotação de Preços;
• Negociação de Preços;
• Desenvolvimento de fornecedores;
• Disponibilização das listas de preço;
• Geração e envio das autorizações de fornecimento;
• Follow-up com os fornecedores.

Resultados esperados

• Padronização/automatização dos processos;
• Foco na negociação;
• Agilidade na tomada de decisão;
• Melhor atendimento das áreas (operação e planejamento);
• Redução de custos.

Premissas

• Acompanhamento / levantamento inicial para dimensionamento da equipe e apresentação de proposta;
• Disponibilização de todas as informações necessárias para realização dos cadastros de compras;
• Autonomia para realização das negociações;
• Envolvimento da operação # (supervisão) e da área de planejamento nas reuniões periódicas para alinhamento da prestação de serviço;
• Envolvimento da diretoria nas # reuniões mensais;
• O trabalho será realizado nas instalações do cliente;
• Os equipamentos e o software utilizado para realização das atividades da área são de responsabilidade do cliente.

Acompanhamento e análise diária dos resultados de todas as unidades operacionais posicionando diariamente os gestores da empresa.

Aplique as melhores práticas na gestão de sua cozinha industrial. Otimize a gestão do seu negócio de forma eficiente sem perder o foco em seu segmento. Essa é a função do Business Process Outsourcing (BPO) que, significa nada mais que terceirizar processos de negócios.

Na execução dos projetos de implantação ou de consultoria a Teknisa percebeu a grande dificuldade das empresas em estruturar ou conduzir a área de planejamento centralizado. Pensando nisso e aliado ao seu know how de atuação no mercado, deu-se início a execução do serviço BPO Planejamento.

Com a centralização da gestão dos custos, a melhor padronização dos cardápios, a uniformização das receitas e a padronização dos processos, os gerentes de unidade ganham a possibilidade de se dedicar mais ao cliente e a operação do restaurante.

A proposta da Teknisa é assumir as áreas de planejamento, compras, produção e estoque alocando nossos profissionais especialistas no segmento de food service que serão responsáveis pela execução dos processos listados abaixo. Todas as atividades serão gerenciadas por um coordenador que fará o repasse e a interlocução com os gestores de sua empresa.

Atuação

• Elaboração, divulgação e monitoramento dos calendários de cardápio e de compras;
• Revisão de receitas;
• Configuração do cardápio da unidade por serviço de acordo com o contrato;
• Cadastro do consumo por serviço fixo ou per capita;
• Elaboração de cardápio de acordo com a meta;
• Liberação do cardápio para a filial;
• Aprovação do cardápio;
• Geração das solicitações de compras;
• Correção das receitas, percentual de consumo ou número de comensais;
• Acompanhamento diário da execução dos cardápios com foco em custos considerando sobras, comensais e percentuais de aceitação.

Para que todos os custos padrões sejam cumpridos, vários indicadores de resultado serão utilizados de forma a garantir seu cumprimento e a melhor gestão dos custos:

• Impacto Financeiro;
• Custo Padrão x Custo Planejado;
• Comparativo Estimados x Efetivos;
• Extras;
• Relatório de acompanhamento de PU;
• Painel da Planejadora.

Atividades

• Definição das pesquisas de satisfação com a área de qualidade/ marketing de acordo com o perfil de cada unidade/cliente;
• Criação das pesquisas de satisfação;
• Análise dos resultados das pesquisas;
• Posicionamento da supervisão e diretoria sobre os resultados das pesquisas;
• Envio dos resultados das pesquisas para o seu cliente;
• Análise e retorno das reclamações dos clientes;
• Caso necessário, sugestão de campanhas para melhoria do atendimento/satisfação.

Resultados esperados

• Automatização dos processos;
• Agilidade no retorno ao cliente;
• Aumento da satisfação dos clientes;
• Dados fidedignos;
• Agilidade;
• Confiabilidade dos dados;
• Gestão eficiente dos lançamentos de entrada;
• Redução dos custos com pagamento de juros de NF’s;
• Melhor gestão das informações operacionais.

Premissas

• Utilização das soluções de pesquisa da Teknisa;
• O trabalho será realizado nas instalações da Teknisa;
• Os equipamentos e o software utilizado para realização das pesquisas são de responsabilidade do cliente.

Cadastramento e atualização de todos os nutrientes por produto para que haja padronização e para que as exigências do PAT sejam atendidas.

O cadastramento e atualização de todos os nutrientes proporcionam benefícios, pois eles poderão ser avaliados por prato e por cardápio. E, ainda, os cardápios poderão ser elaborados de forma balanceada através da análise de nutrientes, sendo que os resultados de tais nutrientes poderão ser facilmente disponibilizados para seus clientes através de relatórios do sistema.A área comercial poderá utilizar este cadastro para preparação de suas propostas comerciais e as exigências do PAT serão atendidas.

Atuação

• Inicialmente será realizada uma associação do cadastro de produtos de sua empresa com o cadastro de produtos da Teknisa;
• Após esta etapa os nutrientes serão disponibilizados e atualizados na base de dados de sua empresa;
• Todo novo produto cadastrado pelos colaboradores de sua empresa será enviado para a Teknisa para disponibilização e cadastro dos nutrientes;
• Sempre que houver necessidade, a equipe de nutricionistas da Teknisa fará a atualização e manutenção dos nutrientes já cadastrados.

* É necessário que a empresa use os produtos Teknisa.