Como as empresas do Sistema S podem reduzir custos e integrar a operação?

Gerenciar a alimentação dentro das empresas do Sistema S, hoje, vai muito além de servir refeições ou manter restaurantes em funcionamento. Na prática, essas instituições lidam diariamente com alta circulação de pessoas, múltiplos formatos de atendimento e uma pressão constante por eficiência, controle de custos e transparência na gestão.

Além disso, em um mesmo ambiente institucional, convivem restaurantes abertos ao público, lanchonetes, cafés, clubes, hotéis e eventos. Ou seja, trata-se de uma estrutura complexa, que exige organização, padronização e visão estratégica.

No entanto, muitos dos desafios mais críticos não aparecem de forma imediata. Filas em horários de pico, desperdícios silenciosos na produção, dificuldade para consolidar dados entre unidades e pouca previsibilidade financeira acabam sendo tratados como parte da rotina. Com o tempo, esses gargalos se acumulam e impactam diretamente o orçamento e a qualidade do serviço. Portanto, quando esses problemas deixam de ser pontuais e passam a ser recorrentes, a gestão da alimentação no Sistema S precisa evoluir. 

Diante desse cenário, compreender os principais desafios das operações de alimentação no Sistema S, e como eles impactam custos, eficiência e tomada de decisão, é o primeiro passo para evoluir a gestão. Continue a leitura e entenda onde estão os gargalos mais comuns e quais caminhos podem transformar a operação em um modelo mais integrado e estratégico.

Os principais desafios das operações de alimentação nas empresas do Sistema S

Múltiplos formatos, uma única responsabilidade

Antes de tudo, é importante entender que as empresas do Sistema S operam em um modelo singular. Diferentemente de redes comerciais tradicionais, essas instituições precisam atender públicos diversos, com expectativas diferentes, dentro de um mesmo ecossistema.

Por um lado, há operações de varejo de alimentação, como restaurantes, lanchonetes, clubes e hotéis, que lidam com venda direta, fluxo intenso e experiência do usuário. Por outro lado, existem operações de alimentação coletiva, que exigem controle rigoroso de custos, produção e nutrição.

Quando esses contextos são tratados da mesma forma, surgem falhas operacionais que comprometem a eficiência da gestão.

O controle de operação nas empresas do Sistema S

Em muitos casos, a operação parece funcionar. As refeições são servidas, os caixas fecham e os estoques são repostos. No entanto, essa sensação de controle nem sempre reflete a realidade.

Sem integração entre compras, estoque, produção e atendimento, o gestor passa a trabalhar com informações fragmentadas. Como resultado, decisões importantes são tomadas com base em estimativas, planilhas paralelas ou dados defasados.

Consequentemente, aparecem problemas como:

• Compras acima da necessidade real;
• Perdas por vencimento de insumos;
• Desperdício de alimentos;
• Dificuldade para identificar gargalos;
• Baixa previsibilidade de custos;

Assim, mesmo com alto volume de atendimento, a eficiência financeira da operação fica comprometida.

Filas, atendimento e experiência do usuário nas empresas do Sistema S

Filas não são apenas um detalhe operacional

Nas operações de varejo de alimentação do Sistema S, as filas costumam ser um dos principais pontos de insatisfação. Ainda que sejam comuns em horários de pico, elas impactam diretamente a percepção de qualidade do serviço.

Além disso, filas longas afetam o tempo de permanência do usuário, reduzem o potencial de consumo e geram desgaste para as equipes. Ou seja, não se trata apenas de velocidade, mas de experiência.

Quando o esforço da equipe não é suficiente

Embora as equipes se empenhem para atender melhor, muitas vezes elas esbarram em processos manuais, retrabalho e falta de integração entre pedido, pagamento e produção. Nesse contexto, apenas aumentar o número de atendentes não resolve o problema.

Portanto, para reduzir filas e melhorar o atendimento, é necessário repensar processos, fluxos e formas de operação.

A alimentação como desafio estratégico nas empresas do Sistema S

Enquanto o varejo enfrenta desafios visíveis, a alimentação coletiva apresenta gargalos mais silenciosos, porém igualmente relevantes.

O desperdício que não aparece no caixa

No varejo de alimentação, o desperdício representa um impacto direto e recorrente na rentabilidade das operações. Segundo a Abrasel (Associação Brasileira de Bares e Restaurantes), perdas relacionadas a falhas de planejamento, compras inadequadas, armazenamento incorreto e falta de controle da produção podem representar entre 5% e 10% do faturamento mensal de bares e restaurantes.

Além disso, dados da FAO (Organização das Nações Unidas para a Alimentação e Agricultura) apontam que o food service está entre os segmentos mais críticos da cadeia de desperdício de alimentos, especialmente quando não há integração entre estoque, produção e vendas. Nesse cenário, o desperdício deixa de ser apenas um problema operacional e passa a comprometer diretamente a margem do negócio e a sustentabilidade da operação.

Custo por refeição fora do planejado

Diferentemente do varejo, a alimentação coletiva não trabalha com ticket médio, mas sim com custo por refeição. Sem processos bem definidos, torna-se difícil garantir que o cardápio planejado respeite metas financeiras, nutricionais e contratuais ao mesmo tempo.

Assim, a gestão passa a atuar de forma reativa, corrigindo problemas apenas depois que o impacto financeiro já ocorreu.

Integração de processos: o ponto de virada da gestão

Dados desconectados geram decisões desconectadas nas empresas do Sistema S

Quando cada área opera de forma isolada, a gestão perde a visão do todo. Compras, estoque, produção e financeiro deixam de conversar entre si, dificultando análises comparativas e decisões estratégicas.

De acordo com a Abrasel (Associação Brasileira de Bares e Restaurantes), a falta de controle integrado, especialmente entre estoque, custos e operação, está entre os principais fatores que comprometem a rentabilidade de bar e restaurante. Mesmo em cenários de alta demanda e bom volume de vendas, a ausência de gestão estruturada pode levar à perda de margem e à dificuldade de sustentação financeira.

Além disso, a entidade reforça que faturamento elevado não é sinônimo de lucro, sobretudo quando os processos não estão integrados e os dados não refletem a realidade da operação, conforme destacado em análises da própria Abrasel sobre o setor.

Integrar não é apenas informatizar

É importante reforçar que integração não significa apenas adotar tecnologia. Antes disso, é necessário estruturar processos, definir fluxos claros e garantir que a informação circule de forma confiável.

Somente a partir dessa base a tecnologia passa a gerar valor real para a gestão.

Como as empresas do Sistema S podem reduzir custos e integrar a operação?

Nesse contexto, a integração de processos e o uso estratégico da tecnologia tornam-se aliados naturais da gestão. A seguir, veja como algumas soluções impactam diretamente a operação.

No entanto, transformar essas possibilidades em realidade nem sempre é simples. Em muitas entidades do Sistema S, especialmente nos modelos de autogestão, a implantação de sistemas esbarra em desafios estruturais e de conhecimento do próprio negócio de alimentação.

Como destaca Arabelle Menezes, nutricionista e consultora de negócios da Teknisa, esse é um ponto crítico para o sucesso da gestão:

“Na autogestão, é comum que as entidades públicas não dominem o assunto sobre alimentação, pois o core business provavelmente não é o food service. Por isso, a Teknisa se coloca como fornecedora de soluções tecnológicas tanto para os desafios dos restaurantes coletivos quanto dos comerciais, já que possui décadas de experiência no mercado de food service.”

Essa visão reforça que a integração da operação e a redução de custos dependem, antes de tudo, da compreensão dos processos, das particularidades institucionais e do nível de maturidade da gestão, e não apenas da adoção de tecnologia.

Como a Teknisa apoia as operações do Sistema S

Soluções adequadas para cada tipo de operação no Sistema S

Para lidar com toda essa complexidade, as empresas do Sistema S precisam de soluções que respeitem a natureza de cada modelo de negócio, como um sistema para restaurante.

Nas operações de varejo de alimentação, como um restaurante, lanchonetes, clubes, hotéis e eventos, a solução da Teknisa apoia a gestão do atendimento, da venda e do controle de custos, integrando PDV, autoatendimento, meios de pagamento, estoque e indicadores de desempenho.

Por outro lado, nas operações de alimentação coletiva, o TecFood é voltado ao planejamento de cardápios, controle nutricional, produção, redução de desperdícios e previsibilidade financeira, garantindo eficiência operacional e conformidade institucional.

Ao investir no TecFood, as instituições do Sistema S conquistam benefícios diretos para a gestão da alimentação coletiva, como:

• Redução de desperdícios e melhor controle de custos, por meio de dados precisos sobre consumo, estoque e produção
• Padronização de processos entre unidades, garantindo qualidade e segurança alimentar em toda a operação
• Mais transparência e governança, com indicadores consolidados e acompanhamento em tempo real
• Decisões estratégicas baseadas em dados, que aumentam a previsibilidade e a eficiência operacional
• Alinhamento às práticas de ESG, fortalecendo o compromisso com sustentabilidade e responsabilidade na gestão de recursos

Assim, o TecFood se consolida como um aliado essencial na transformação digital do food service do Sistema S, apoiando essas instituições a entregar refeições de qualidade, com controle, inovação e foco na sua missão social.

Tecnologia como meio para uma gestão mais estratégica

Dessa forma, a tecnologia deixa de ser o ponto de partida e passa a ser consequência de uma gestão bem estruturada. Quando processos estão organizados e dados são confiáveis, as decisões tornam-se mais rápidas, seguras e estratégicas.

Conclusão: da rotina operacional à gestão orientada por dados

Em resumo, a gestão da alimentação nas empresas do Sistema S exige uma visão que vá além da execução diária. Identificar gargalos, reduzir desperdícios, integrar processos e garantir transparência são desafios constantes.

Portanto, ao estruturar a operação de forma integrada com um sistema para Sistema S e orientada por dados, as instituições conseguem transformar a alimentação em um pilar estratégico, gerando eficiência, previsibilidade e melhor experiência para usuários e gestores.

Se a sua unidade enfrenta desafios como redução de custos, integração de processos ou falta de visibilidade sobre a operação, este é o momento de avançar. Converse com os consultores da Teknisa e entenda como estruturar a gestão da alimentação no Sistema S, respeitando a realidade de cada operação, do varejo à alimentação coletiva, com mais controle, previsibilidade e eficiência.

Fale com um especialista da Teknisa e descubra como transformar sua operação em um modelo mais integrado e estratégico!