Sistema de gestión de personas: cinco aspectos fundamentales

¿Ya se ha detenido para evaluar su sistema de Gestión de Personas? más que administrar su planilla de pago, es importante garantizar que la interacción entre los demás sectores comprometidos sea eficaz y proporcione un buen desempeño tanto para el funcionamiento de la empresa como para la objetividad en la toma de decisiones.
El gerente de producto de Teknisa, Marcelo Silva, es especialista en esta área y enumeró los cinco aspectos fundamentales que son imprescindibles en el sistema destinado al departamento de personal y al sector de recursos humanos.

La gestión integral de personas es fundamental por tres motivos:

1- Referente al e-Social

– El primer y más importante aspecto se refiere a la necesidad de ser un sistema destinado a la Gestión de Personas y, no sólo a la Planilla de Pago. O sea, además de contemplar procesos relacionados a la planilla, es importante que el sistema contemple otros módulos específicos que favorezcan a RRHH/DP de las organizaciones la gestión de otros procesos correlacionados como por ejemplo: medicina del trabajo, seguridad del trabajo, gestión de beneficios, contratación y selección, control de frecuencia, gestión de capacitaciones.

Este es un proyecto del Gobierno Federal, que comprende la Receita Federal (Agencia Tributaria), el Ministerio del Trabajo, el INSS (Instituto Nacional de Seguridad Social) y la Caixa Econômica Federal. Su principal objetivo es la consolidación de las obligaciones accesorias del área laboral en una única entrega.

– El primer motivo es referente al e-Social, que entrará en vigor a partir de enero de 2018 para empresas con facturación superior a R$ 78 millones y en junio de 2018 para las demás empresas. A partir de estas fechas, éste no sólo contemplará informaciones relacionadas a la planilla de pago, como también informaciones relacionadas a la medicina del trabajo (como ASO –  separaciones) y seguridad del trabajo (envío inmediato del Comunicado de Accidente de Trabajo).

– El segundo motivo es que, módulos complementares como un módulo específico para la Gestión de Beneficios, mejoran la gestión de la organización y permiten una economía significativa para la empresa.

– El tercer objetivo, a pesar de más subjetivo, es también fundamental; el éxito de las organizaciones está relacionado al bienestar de las personas que la integran y la productividad de las mismas y, en este contexto, desarrollar las habilidades y conocimiento son iniciativas de gran valor para empresas que buscan mantener a sus profesionales motivados, reducir el retrabajo y mejorar la eficiencia de procesos.

2- Agilidad de los procesos

El segundo aspecto fundamental para la evaluación de un sistema de DP/RRHH es la agilidad en sus procesos. Automatización de ingresos de la planilla de pago, adecuación a la diversidad de situaciones en mi empresa y alto índice de customización pueden minimizar el trabajo operativo del equipo de DP/RRHH y, además de eso, elevar el trabajo de este departamento a un nivel cada vez más gerencial.

3- Circulación transparente

En tercer lugar está el tema de que el sistema debe propiciar la circulación transparente de las informaciones entre las diversas áreas de mi empresa. O sea, el sistema destinado a la gestión de personas debe proporcionar, en tiempo real, informaciones a los demás departamentos de la organización – financiero, contable, planificación y compras – sin la necesidad de ningún retrabajo de las demás áreas de la empresa. O sea, se recomienda que el ERP utilizado sea de un mismo proveedor de software o, por lo menos, que permita una integración transparente entre los diversos módulos.

4- Movilidad

El cuarto aspecto fundamental para la evaluación de un sistema es la movilidad. El dinamismo de la actualidad requiere que el sistema proporcione accesibilidad fácil y segura a las informaciones pertinentes en cualquier lugar, a cualquier hora y por diversas plataformas (notebooks, PCs, tablets, smartphones) con el objetivo de agilizar las tomas de decisión dentro de la organización.

5- Previsiones

Por último, actualmente, como el escenario mundial está en constante cambio, es notoria la necesidad de la información anticipada para que la organización esté preparada para la diversidad de posibilidades. En este contexto, es fundamental que el sistema proporcione, con facilidad, la realización de previsiones anticipadas diversas con las posibles variables distintas en tiempo hábil para que los responsables puedan analizar cada situación y, consecuentemente, tomar la mejor decisión.

Es importante que la disposición de estos escenarios diversos no cause impacto en las actividades del día a día del departamento de DP/RRHH y, para eso, es fundamental que la extracción de las mismas sea hecha de forma fácil, con excelente desempeño y sin impactar en el escenario real de la respectiva competencia.