Alimentação coletiva: Maximizando a eficiência operacional
Investir em um excelente sistema de alimentação coletiva pode ser a chave para otimizar o controle e a gestão de uma organização nesse setor tão desafiador.
Seja em um restaurante corporativo, uma escola ou um hospital, a administração eficiente da alimentação coletiva demanda atenção meticulosa aos detalhes para evitar desperdícios e garantir a aderência ao orçamento estabelecido.
Em um cenário marcado pelo constante avanço tecnológico e uma concorrência acirrada, os gestores enfrentam o desafio de não apenas se manterem relevantes, mas também assegurarem a sustentabilidade de suas empresas.
Nesse contexto, a adoção de estratégias eficazes se torna imperativa para impulsionar o sucesso na gestão de empresas de alimentação coletiva, promovendo o aumento da performance da equipe e a redução de custos.
Neste artigo, exploraremos como um sistema de alimentação coletiva pode revolucionar a gestão nesse setor, oferecendo soluções práticas e inteligentes para os desafios enfrentados pelos gestores.
Acompanhe-nos nesta jornada em busca de maior eficiência e sucesso na administração de serviços de alimentação coletiva.
Continue nos acompanhando para saber mais. Vamos lá?
O que é alimentação coletiva?
A alimentação coletiva é a prática de fornecimento de refeições em larga escala para grupos de pessoas em diversos ambientes, como empresas, escolas, hospitais e presídios, embarcados. O objetivo principal é garantir que esses grupos tenham suas necessidades nutricionais atendidas de forma eficiente, por meio de refeições balanceadas e de qualidade.
Para gerenciar esse processo complexo, pode-se contar com um bom sistema para a gestão da alimentação coletiva.
Soluções especializadas possuem uma estrutura organizada e funcionalidades que abrangem desde o planejamento do cardápio até a distribuição das refeições.
Isso inclui o controle de estoque, gestão de compras, gestão de pessoal, controle de qualidade e segurança alimentar. Tecnologias como softwares especializados em gestão de alimentos são frequentemente utilizadas para otimizar essas etapas.
Vantagens da contratação dos serviços de alimentação coletiva
As empresas que optam por contratar empresas fornecedores de serviços de alimentação coletiva podem contar com diversas vantagens. Primeiramente, as empresas terceirizadas seguem normas técnicas e padrões rigorosos para garantir a padronização e qualidade dos preparos. Além disso, a terceirização pode resultar em redução de custos, já que a empresa contratante não precisa arcar com equipamentos e manutenção dos espaços.
Outra vantagem é a qualidade e segurança alimentar garantidas pela expertise da empresa terceirizada, que dispõe de profissionais especializados, como nutricionistas e equipe treinada, para assegurar uma alimentação saudável e segura. A disponibilidade de uma equipe completa também proporciona maior agilidade no atendimento e resolução de problemas, reduzindo interferências no dia a dia da empresa contratante.
Ao terceirizar o serviço de alimentação, a empresa contratante pode concentrar-se em suas funções principais, delegando a responsabilidade da gestão da alimentação coletiva para a prestadora de serviços. Isso permite maior foco na gestão estratégica e otimização do tempo e recursos.
Como otimizar o dia a dia de uma empresa de alimentação coletiva?
A rotina de restaurantes de alimentação coletiva requer muito trabalho e organização.
Até porque, são vários os clientes a serem atendidos, o que nos leva a pensar que também existem diversos detalhes e restrições no contrato de cada um deles e que precisam ser seguidos à risca.
O planejamento de cardápio, a quantidade de mercadorias compradas e até as normas podem variar bastante de empresa para empresa.
Por exemplo, em empresas como uma indústria, as refeições devem ser preparadas e servidas de uma forma diferente do que as que são executadas em um hospital, que exigem muito mais cautela levando em consideração o prontuário dos pacientes.
Digamos então que cada cenário possui diferentes rotinas a serem cumpridas. E isso faz toda a diferença no momento da assinatura de um contrato.
Agora, pensando como gestor, em seu dia a dia, como você organiza essas diferentes demandas? E como são registradas as atividades que vão desde o preparo até a entrega das refeições? Você conta com algum software para te ajudar com todo esse controle?
Segundo Arabelle Menezes, Gestora de Contas e Nutricionista da Teknisa, o sistema TecFood revoluciona a maneira como a alimentação coletiva é gerenciada e oferecida:
“O TecFood representa a solução número 1 para a gestão da alimentação coletiva, oferecendo uma plataforma única, específica e dedicada aos diversos segmentos do food service. Com foco na inovação nos negócios de alimentação, o TecFood otimiza custos e amplia resultados, proporcionando uma cadeia de serviços integrada de ponta a ponta. Por meio de sistemas que elevam a experiência de clientes, funcionários, gestores e fornecedores”, destaca Arabelle Menezes.
Em resumo, é hora de cogitar um sistema ERP para gestão de alimentação coletiva para tornar sua rotina ainda mais prática de forma geral para maximizar a eficiência operacional, capacitando os colaboradores a trabalhar com mais rapidez e assertividade.
Quer saber mais?
Assista ao depoimento de Pedro Suassuna, sócio e diretor da Cozzi Restaurantes Industriais, que fala sobre ganho de eficiência e melhoria na gestão dos processos!
Por que adotar um renomado sistema de alimentação coletiva?
Definido como uma tecnologia que facilita a gestão de uma empresa, o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) integra todas as informações necessárias para o controle diário em apenas uma ferramenta.
Também conhecido como Sistema Integrado de Gestão ou Sistema de Recursos Empresariais, essa ferramenta tem sido cada vez mais cogitada por gestores que desejam ter um acesso mais prático aos dados da organização, contribuindo para mais ganhos em performance na equipe de forma geral.
A essência do ERP, especialmente no contexto do sistema de alimentação coletiva, é integrar todos os processos operacionais de uma empresa em uma única plataforma, facilitando o acesso e controle dos dados de gestão. Isso possibilita a geração de relatórios gerenciais que otimizam a tomada de decisões estratégicas.
Basicamente: mais praticidade na gestão e decisões assertivas em menor tempo.
Lembrando que todos esses fatores proporcionados pelo sistema de alimentação coletiva contribuem para:
- Mais autonomia aos colaboradores, isto é, produtividade da empresa;
- Menos burocracia à gestão dos setores de uma organização;
- Mais agilidade no acesso a dados e relatórios gerenciais;
- Menos erros na gestão e prejuízos financeiros.
Mas, vamos fazer um recorte ao universo de food service.
Pensando enquanto diretor de restaurantes de alimentação de coletividade: o quão estratégico é poder contar com uma tecnologia que seja capaz de otimizar todas as etapas de processos do dia a dia, potencializando os resultados da empresa?
É sobre isso que iremos falar logo abaixo: das vantagens que um sistema de alimentação coletiva pode trazer aos principais processos do seu negócio. Vamos lá?
Confira o vídeo a seguir para saber mais a respeito da consultoria de processos e redução de custos da Teknisa
1 – Planejamento de cardápio
Todo e qualquer gestor de restaurantes de alimentação coletiva deve se atentar ao planejamento de cardápio, até porque, esse processo obrigatório pode variar a depender do tipo de empresa atendida.
O fato é que, no dia a dia, os nutricionistas responsáveis por essa função devem planejar opções mais adequadas para atender o determinado tipo de público da organização contratante, além do contrato e do orçamento pré-estabelecido com cada uma delas.
O planejamento de cardápio exige tempo e atenção redobrada dos profissionais de nutrição, que muitas vezes têm que se desdobrar para atender a todas as demandas. E convenhamos que gerir tantas informações em planilhas manuais não torna o processo mais fácil, pelo contrário, pode contribuir para mais lentidão no processo, além dos erros que acabam sendo cometidos por falhas humanas.
Nesse caso, o sistema de alimentação coletiva surge como um agente facilitador aos nutricionistas.
Reunindo todas as informações necessárias em apenas um sistema, os profissionais passam a ter uma visão mais horizontal da rotina, tendo acesso a dados como produtos (inclusive os que estão entressafra, por meio do controle de sazonalidade) valores nutricionais, além limitar o custo per capta através de um orçamento já determinado, evitando que valor se exceda, o que pode causar prejuízos à empresa.
Assim, os nutricionistas conseguem planejar um cardápio (de forma centralizada ou descentralizada) com mais rapidez e assertividade, atendendo a todos os requisitos da organização contratante.
O planejamento de cardápio opera paralelamente ao planejamento da produção em restaurantes corporativos ou unidades de alimentação e é a etapa inicial do processo, envolvendo o dimensionamento do volume de produção com base em informações cruciais, como a previsão de pessoas a serem alimentadas e suas preferências alimentares.
Essas informações são essenciais para gerar demandas de compras, calcular a quantidade de insumos necessária e determinar a produção diária de refeições. O objetivo é garantir uma oferta adequada de alimentos.
Algumas empresas de alimentação coletiva optam contar com uma central de produção. Trata-se de uma operação em um espaço extra exclusivamente dedicado à preparação e distribuição de alimentos, estabelecido por empresas de gestão terceirizada em alimentação. Nela, são processadas e entregues refeições pré-preparadas, como carnes pré-processadas e refeições congeladas, para unidades ou clientes. Essas centrais também podem fornecer refeições transportadas para as empresas contratantes do serviço.
O sistema de alimentação coletiva também é peça fundamental otimizar o processamento de alimentos na central de produção e nas UANS (Unidades de Alimentação e Nutrição). Logo, ter um planejamento eficaz é fundamental, seja para as centrais de produção de alimentos ou para os setores de produção individuais de cada restaurante. Isso é especialmente importante porque cada item e processo na cadeia de produção requer atenção e gestão adequada, independentemente da estratégia adotada ou da tecnologia utilizada.
2 – Controle de Estoque
Cuidar do estoque também é uma tarefa cotidiana e que precisa ser realizada com muita atenção. É necessário, principalmente, estar em dia com as normas e com as melhores práticas desse processo de forma a garantir mais qualidade daquilo que é servido.
Sabendo disso, muitos gestores e profissionais da área podem encontrar dificuldades em gerenciar tantos produtos, se atentando às quantidades disponíveis e ao prazo de validade, que pode causar perdas e prejuízos financeiros à empresa.
Por isso, aqui vai uma pergunta: como você tem feito o monitoramento dos lotes de cada mercadoria? Você conta com algum tipo de auxílio para tornar o processo mais prático?
Caso não, saiba que o sistema de alimentação coletiva também pode te ajudar com esse desafio.
O sistema de gestão de estoque, que é um módulo do sistema de alimentação coletiva, permite que você administre as rotinas de inventário de estoque, rotativo e/ou estoque cego com mais agilidade. Tudo isso contribui para uma gestão mais estratégica, permitindo mais eficácia nos fluxos de trabalho.
Com o sistema para gestão em alimentação, também é possível conferir se a quantidade de mercadorias em seu estoque físico corresponde ao número que está sendo sinalizado no sistema.
A rastreabilidade de produtos também é uma importante ferramenta que permite identificar os lotes de produtos e matérias-primas com mais agilidade. Essa funcionalidade permite a consulta sobre os dados de uma mercadoria, assim como seus componentes e data de validade, evitando sua perda no estoque.
De forma geral, o sistema permite a verificação dos produtos que serão utilizados nos próximos dias e quais estão próximos à data de vencimento: tudo isso através de uma tela e utilizando apenas uma ferramenta.
Em um ambiente onde os produtos possuem prazos de validade e estão sujeitos a flutuações sazonais na demanda, o gerenciamento de estoque eficiente torna-se ainda mais desafiador. O excesso de estoque pode levar ao desperdício de alimentos e aumento dos custos, enquanto a falta de estoque pode resultar na perda de clientes e de receita.
Imagine poder acessar todas essas informações sem precisar ir presencialmente até seu estoque conferindo item por item? Muito mais prático!
Com base nisso, elaboramos este artigo para destacar os 10 erros mais comuns na gestão de estoque em restaurantes e, principalmente, oferecer orientações sobre como evitá-los.
3 – Gestão de Compras
O sistema de alimentação coletiva também pode te ajudar a fazer compras gastando menos.
Reunindo as informações necessárias para esse processo, o gestor ou nutricionista consegue gerar a previsão de consumo cruzando as informações referentes às aquisições dos produtos.
E sabe qual a melhor parte? O sistema de compras para restaurantes corporativos permite que você compare os valores de cada fornecedor de forma rápida e simultânea, ampliando sua visão estratégica sobre os gastos que podem ser realizados sem comprometer o seu orçamento.
É como er recursos para saber como definir a melhor compra em apenas uma tela.
Imagine o tempo que pode ser economizado com contatos por e-mail ou telefone e com o preenchimento das planilhas manuais?
Sem contar que, se você tem acesso a todas essas informações, você fará uma compra mais estratégica, contribuindo mais uma vez para a economia da sua empresa.
Indicadores como diferenças de alíquotas dos impostos, a reputação do fornecedor mediante sua qualificação, prazo de entrega e até valor do frete podem ser consultados no sistema.
Todas as informações que qualquer profissional da área necessita para negociar, certo?
Conclusão
Dentre as várias funções que um sistema de alimentação coletiva desempenha, a principal delas é tornar a gestão mais eficiente, maximizando a eficiência operacional, tanto para gestores quanto para os demais profissionais que lá trabalham.
Disponibilizando informações de planejamento de cardápio, controle de estoque e gestão de compras, o sistema de alimentação coletiva deve proporcionar mais praticidade a quem cuida do processo, evitando retrabalhos e muito tempo gasto em planilhas manuais, por exemplo.
Diante das complexidades e demandas do setor de alimentação coletiva, que vai desde o planejamento do cardápio até o controle de estoque e as compras, a adoção de tecnologias como o sistema TecFood, por exemplo, proporciona uma gestão mais eficiente e estratégica.
Além disso, é importante reforçar que um bom sistema de gestão deve disponibiizar dados até mesmo por meio um celular, permitindo um acesso ainda mais rápido. Ou seja, o gestor ou profissional pode visualizar as informações em qualquer lugar, sem estar nas dependências da empresa.
A centralização de informações em um único sistema facilita o planejamento e a tomada de decisões, contribuindo para o crescimento sustentável das empresas de alimentação coletiva.
Simone Galante, CEO e fundadora da Galunion, compartilhou as tendências do food service durante o evento da ABERC (Associação Brasileira das Empresas de Refeições Coletivas) sobre o mercado de alimentação coletivas. Ela enfatizou que o sucesso dos negócios depende da capacidade de atrair e manter clientes, o que requer ajustes contínuos na estratégia e uma execução impecável das iniciativas.
“A tecnologia abre espaço para que, ao digitalizarmos processos repetitivos e físicos com o uso de tecnologia, onde a escala inclusive ajuda, abrimos espaço para que, na realidade dura da operação do restaurante, o nosso time passa a ter tempo e talento para se dedicar tanto na arte da hospitalidade, para melhorar a experiência do cliente, como na arte da culinária, focando nos sabores e texturas do alimento”, de enfatiza Galunion.
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