O que é ERP?

ERP é uma sigla derivada de Enterprise Resource Planning que pode ser traduzido como “Planejamento dos Recursos Corporativos”. Para entender melhor a definição e o funcionamento do Software ERP, podemos dizer que sua finalidade é gerir todos os processos da empresa em um único sistema; além de integrar e automatizar os dados dos diversos departamentos e dos fluxos de processos das atividades desempenhadas dentro dos ambientes empresariais, tais como:

  • Finanças;
  • Contabilidade;
  • Capital Humano;
  • Fabricação;
  • Marketing;
  • Vendas;
  • Compras;
  • Entre outros.

ERP - Enterprise Resource Planning

Entretanto, além de saber o que é um ERP, é fundamental pensar também nos processos de implantação dessa ferramenta de gestão empresarial. O processo de implantação requer o atendimento de tantas demandas que, ao concluir esta tarefa, esquecemos o que ele se propunha a fazer ou o que ele deveria fazer. Para que esse conhecimento fique bem acessível, é preciso entender bem do que se trata para que não ocorra o fato de ter comprado algo que não atende bem as necessidades da empresa.

Ao pesquisar um sistema de ERP geralmente as dúvidas mais frequentes quanto a implantação e qual é o melhor software são:

Sistema: Qual sistema e qual a melhor opção do mercado?
Investimento: Qual o preço do sistema e o que irá agregar para sua empresa?
Fornecedor: O fornecedor é confiável? Qual experiência de mercado e qualidade no suporte?
Implantação: Como será o processo de implantação e quais dificuldades você enfrentará?

Um bom software ERP precisa ser escolhido segundo vários critérios, de acordo com uma pesquisa realizada pelo ERP Software Blog podemos ver os principais pontos pesquisados. É importante também destacar que esta pesquisa separa os usuários que estão implantando o ERP pela primeira vez, daqueles que estão numa segunda tentativa. Isso irá ajudar a mostrar a importância dada a cada critério e como a importância dos fatores se modificou após a primeira experiência.
Veja os principais critérios avaliados pela pesquisa na tabela abaixo:

Critérios para escolher um Software ERPpela 2ª vez pela 1ª vez
Suporte técnico18
Experiência e histórico do fornecedor210
Qualidade do software34
Potencial de crescimento do software47
Preço51
Documentação69
Funcionalidade75
Facilidade operacional83
Facilidade de implantação92
Aproveitamento do hardware106

Levantamento dos requisitos

Outro fator importante é fazer um levantamento dos requisitos não funcionais. É importante conversar com os envolvidos para identificar as necessidades e levar em conta o que será preciso fazer.
Os requisitos não funcionais se dividem em:

Usabilidade: é o termo que define as facilidades que as pessoas precisam para realizar as tarefas no software, ou seja, é toda a experiência de uso com o produto.
Confiabilidade: relacionado a frequência e severidade de uma falha e precisão para realizar e manter o seu funcionamento.
Performance: são condições para realizar determinadas funções, associadas ao tempo de resposta e utilização de recursos de hardware e software.
Suportabilidade: são as características comportamentais, facilidade de manutenção e execução em diferentes plataformas operacionais.

O que você precisa saber antes da implantação de ERP?

A implantação de um ERP é um processo complexo e lento na maioria das vezes. Esses processos devem ser avaliados cautelosamente pelos empresários, pois a aquisição de um novo sistema ou a integração de novos sistemas a um ERP é composta por várias etapas, tanto para o empresário quanto para a empresa desenvolvedora.

Principais problemas na Implantação de ERP

Infelizmente, existem muitos fatores que dificultam ou inviabilizam a implantação de um ERP. Alguns desses problemas são identificados no próprio ambiente de implantação, como:

  • Falta de envolvimento do usuário;
  • Falta de apoio da direção;
  • Problemas na identificação das necessidades do cliente;
  • Mau planejamento;
  • Falta de expectativas realistas;
  • Marcos intermediários;
  • Falta de uma equipe competente;
  • Falta de comprometimento;
  • Perda do foco;
  • Equipe desmotivada;
  • Falta de infraestrutura adequada;
  • Falta de qualificação da equipe usuária.

Essas questões também acontecem com a empresa responsável pela implantação do ERP, por isso é muito importante escolher a empresa desenvolvedora. Eles são causados, principalmente, pela má compreensão das reais necessidades das corporações, o que muitas vezes prolongam o processo de implantação e, consequentemente, atrasam os processos internos das empresas, tornando o ambiente de implantação caótico e mais favorável ao erro. Algumas dessas causas são:

  • Falta de gerenciamento da expectativa do cliente;
  • Falha no levantamento de requisitos;
  • Prazos muito curtos;
  • Falta de suporte técnico;
  • Falta de pessoal qualificado para o processo;
  • Falha na comunicação entre empresas.

Principais vantagens de implantar um Software ERP

Nesse momento, muitas pessoas devem estar questionando como devem fazer e como aprofundar nesse assunto para não cometer enganos. Sem dúvidas é preciso consultar os profissionais da empresa fornecedora de ERP e buscar conteúdos idôneos sobre esses assuntos. Fica aqui a dica: Leia nossos outros artigos sobre ERP.

Lembre-se: adquirir e implantar um software ERP interconectado traz muitas vantagens. Conheça algumas delas:

  • Eliminação do uso de interfaces manuais;
  • Otimização do fluxo de informação dentro da organização (eficiência);
  • Otimização do processo de tomada de decisão;
  • Eliminação da redundância de atividades;
  • Redução dos limites de tempo de resposta ao mercado;
  • Redução das incertezas do Lead Time;
  • Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos; internos da empresa;
  • Redução do tempo dos processos gerenciais;
  • Otimização das compras;
  • Qualificação de fornecedores;
  • Redução de estoque;
  • Redução de custo;
  • Aumento da produtividade;
  • Aumento no lucro, a médio e longo prazo;
  • Gerenciamento centralizado em um único sistema.
  • Implantação – O tempo não resolve tudo

O processo de implantação de um ERP é trabalhoso para ambos os lados, e precisa durar o tempo estipulado, então muito cuidado ao determinar prazos.
Por mais que existam consultores vendendo sonhos à sua empresa, falando que em pouquíssimos meses todo o seu sistema estará implantado, integrado e funcionando, duvide! Existem vários fatores internos e externos que não são considerados por ambas as partes e que tornarão esse processo longo, estressante e cansativo.

Esses fatores podem e devem ser evitados por ambas as partes, principalmente pela empresa que fica responsável pela implantação do sistema. É dever dessa empresa esclarecer alguns pontos para seus clientes sobre os processos necessários para a implantação do ERP e fazer uma análise de requisitos detalhada. Quanto ao empresário, ele deve se responsabilizar por entender os processos que ocorrem dentro de sua empresa e saber o que realmente é necessário e viável.

O ERP, de uma forma geral, é a melhor forma de resolver problemas de compatibilidades, gerenciamento de complexidade, e o mais importante: facilitar o trabalho dos seus utilizadores, com ferramentas que auxiliam nos processos internos das empresas.
Por mais que o processo de implantação de um ERP seja estressante, considere esse processo essencial para o crescimento, já que a ferramenta vai ajudá-lo a ter controle sobre os vários processos de uma empresa.